Aufgrund der weitverbreiteten Umstellung auf Remote-Arbeit während der Pandemie ist eSign Software zu einem unverzichtbaren Tool für kleine und große Unternehmen geworden.
Die Möglichkeit, Dokumente – von Verträgen und rechtlichen Vereinbarungen bis hin zu Einstellungsunterlagen und Krankenakten – elektronisch zu unterzeichnen und sie in das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und andere Geschäftssysteme zu integrieren, hat das Dokumentenmanagement verändert.
Obwohl die digitale Signatur für PDF -Dokumente viele Geschäftsprozesse schneller, effizienter und kostengünstiger macht, fragen sich Ihre Kunden möglicherweise: „Sind sie sicher?“
Die kurze Antwort lautet: absolut!
Sehen wir uns jedoch genauer an, wie eSign Lösung die Sicherheit Ihrer Kunden gewährleistet.
Häufige Sicherheitsbedenken eSign Software
Angesichts der Tatsache, dass beinahe wöchentlich neue Schlagzeilen über Datenschutzverletzungen stattfinden, ist es nicht verwunderlich, dass sich viele Menschen fragen, ob die elektronische Übermittlung ihrer Unterschrift sicher ist.
Wie bei jeder vernetzten Technologie besteht ein gewisses Risiko von Betrug, Identitätsdiebstahl, Fälschung und sogar Malware. Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen isteSign Software jedoch sicherer als eine physische Unterschrift auf einem Papierdokument.
Im Folgenden betrachten wir sechs Faktoren, die die Signaturen und andere persönliche Informationen Ihrer Kunden vor böswilligem und unbefugtem Zugriff schützen.
6 eSign -Software Sicherheitsmaßnahmen, die Ihre Kunden schützen und Vertrauen schaffen
Heutzutage werden die meisten Geschäftstransaktionen elektronisch abgewickelt. Daher ist es wichtig , eine Geschäftsumgebung zu schaffen, in der sich Ihre Kunden sicher fühlen.
Durch die Auswahl einer eSign -Softwarelösung, die diese sechs Sicherheitsmaßnahmen unterstützt, zeigen Sie, dass Sie die Sicherheit Ihrer Kunden genauso ernst nehmen wie sie selbst.
1. ID-Verifizierung
Mithilfe von Verifizierungstools lässt sich sicherstellen, dass die Person, die ein Dokument unterzeichnet, auch diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Dies trägt dazu bei, Betrug einzudämmen und unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu verhindern.
Zu den gängigen Formularen zur ID-Verifizierung gehört:
- Wissensdatenbank-Authentifizierung (z. B. Sicherheitsfragen)
- Dokumentenüberprüfung (zB Reisepass oder Führerschein)
- Biometrische Verifizierung (z. B. Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung)
- Digitale ID-Verifizierung (z. B. itsme, ConnectID)
2. Sicherheitszertifizierungen
Sicherheitszertifizierungen belegen, dass ein Anbieter von eSign -Software strenge Sicherheitsstandards und bewährte Methoden befolgt und dass die Software über Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vertraulicher Daten verfügt.
Dies sind einige der Sicherheitszertifizierungen, die viele Verbraucher von ihrer Software erwarten:
3. Compliance
Regelmäßige Compliance-Tests stellen sicher, dass Ihre eSign Software weiterhin die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllt, wie etwa HIPAA und den E-SIGN Act in den USA sowie die eIDAS-Verordnung in der EU.
Durch Compliance wird außerdem bestätigt, dass die elektronisch signierten Dokumente Ihres Unternehmens rechtlich bindend sind und vor Gericht Bestand haben.
4. Audit-Protokoll
Audit-Protokoll stärkt das Kundenvertrauen in Ihr Produkt, indem es für durchgängige Transparenz im E-Signatur-Prozess sorgt.
Durch die Erstellung detaillierter Protokolle können Fälschungen und Betrug verhindert und die Einhaltung von Vorschriften nachgewiesen werden, indem nachverfolgt wird, wann und wo ein Dokument angezeigt, unterzeichnet und geändert wurde, wer auf das Dokument zugegriffen hat und welche Aktionen ausgeführt wurden, während der Zugriff bestand.
5. Multi-Faktor-Authentifizierung
Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erhöht die Dokumentensicherheit, indem sie von den Benutzern die Angabe von zwei oder mehr Verifizierungsfaktoren verlangt. Die Kombination der Anmeldeinformationen umfasst normalerweise:
- Sie wissen: Ein Passwort oder eine PIN dient als erste Schutzebene.
- Etwas, das Sie haben: Ein Smartphone, ein Sicherheitstoken oder ein anderes physisches Gerät bietet eine zweite Sicherheitsebene.
- Etwas, das Sie sind: Die biometrische Verifizierung, etwa per Fingerabdruck oder Gesichtsscan, bietet eine zusätzliche, äußerst sichere Authentifizierungsebene.
Durch die Integration von MFA in Ihre Dokumentenmanagementprozesse bleibt Ihr Unternehmen im Einklang mit den Best Practices der Branche und gibt Ihren Kunden die Gewissheit, dass ihre Signaturen vor potenziellen Bedrohungen geschützt sind.
6. Einmalige Anmeldung
Mithilfe der Single Sign-On (SSO)-Technologie können sich Benutzer mit einem einzigen Satz Anmeldeinformationen sicher bei mehreren Anwendungen anmelden.
Dieser äußerst effektive Ansatz zur Zugriffsverwaltung reduziert das Risiko für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden durch:
- Zentralisierung der Authentifizierung an einem einzigen, sicheren Zugriffspunkt.
- Reduzierung der Anzahl der Übertragungen von Anmeldeinformationen über das Netzwerk, wodurch diese potenziell böswilligen Akteuren ausgesetzt werden.
- Erstellen Sie detaillierte Protokolle der Benutzerauthentifizierungsereignisse und konsolidieren Sie diese in einem einzigen Audit-Protokoll.
Bauen Sie Vertrauen zu Ihren eSign-Software-Clients auf?
Wenn Ihre eSign -Softwarelösung keinen ausreichenden Schutz bietet, verpassen Sie eine großartige Gelegenheit, eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen.
Heutzutage sind digitale Signaturen im PDF bei vielen Geschäftstransaktionen Standard. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Software Ihren Kunden die Gewissheit vermittelt, dass die Sicherheit ihrer Daten für Sie oberste Priorität hat.
Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Geschäftsdokumente mit der richtigen E-Signatur-Lösung für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Laden Sie unseren ultimativen Leitfaden zur elektronischen Signatur herunter, um zu erfahren, wie Sie die beste elektronische Signaturlösung für Ihr Unternehmen bewerten und auswählen. Informieren Sie sich über die verschiedenen Signaturtypen, Signaturmethoden und gesetzlichen Anforderungen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konform und sicher bleibt.