Ein Leitfaden zur elektronischen Unterzeichnung digitaler Verträge

Das Vertragsmanagement ist ein wesentlicher Teil der Arbeit im Betriebsalltag.Von der Neukundenakquise, über Mitarbeiter einstellen, bis hin zur Aktualisierung von Verträgen und Vereinbarungen mit Drittanbietern. Verträge sind in fast jeden Aspekt des täglichen Geschäftsbetriebs.

Und dennoch haben viele Unternehmen ihre Abläufe noch nicht modernisiert oder standardisiert, um digitale Verträge einzubeziehen. Dieses Versäumnis kann Mitarbeitenden, Kunden und Entscheidungsträger Zeit kosten und in Unternehmensbeziehungen dazu führen, dass Geld quasi verschenkt wird.

In diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden zur Modernisierung Ihrer Vertrags-Workflows durch Digitalisierung, elektronisches Signieren und die Vorteile, die diese Prozesse Ihrer Organisation bringen.

Warum ist es für Unternehmen wichtig, der Modernisierung ihrer Prozesse durch elektronisches Signieren jetzt Priorität einzuräumen? Zunächst einmal legen die Menschen in der heutigen digitalen Arbeitsumgebung mehr Wert auf Effizienz und nahtlose Abläufe.

Im Productivity Report 2022 von Nitro gaben 50 % der Befragten an, dass sie seit Beginn der Pandemie weniger physische Dokumente und papierbasierte Prozesse verwenden.

Früher war es vernünftig, einen Vertrag zu verschicken und zu erwarten, dass es eine Weile dauert, bis er geprüft, unterschrieben und gescannt oder per Post zurückgeschickt wird. Es war auch üblich, dass es einige Zeit dauerte, bis ein Jobangebot an einen wichtigen Bewerber verschickt wurde.Inzwischen wirken Unternehmen ohne digitale Vertragsprozesse einfach unvorbereitet.Kunden wollen so wenig Aufwand wie möglich, wenn sie sich für ein neues Produkt oder einen neuen Service registrieren und Arbeitssuchende erwarten, dass sie Verträge schnell unterzeichnen können.

Es ist zudem wichtig, die Opportunitätskosten veralteter Vertragsprozesse zu berücksichtigen. Das manuelle Ändern von Verträgen durch Editieren, Ausdrucken, Signieren und Scannen von Dokumenten ist mühsam. Das kostet Ihre Mitarbeiter Zeit und Energieund dabei werden Zeit und Energie verschwendet.Diese frustrierenden, sich wiederholenden Arbeitsabläufe lenken von strategisch wichtigeren Aufgaben ab.Digitalisierte Verträge haben diese Nachteile nicht und versetzen die Teams in die Lage, ihre Zeit effektiver zu nutzen.

Führungskräfte müssen wollen, dass ihre Mitarbeiter das tun, was sie am besten können und dass zukünftige Mitarbeiter von Anfang an das Gefühl haben, dass ihre Zeit wertgeschätzt wird.

Und schließlich agieren Arbeitnehmer in einer stärker vernetzten Welt als je zuvor, und wir vernetzen uns überwiegend online. Immer weniger Wissensarbeiter (Menschen, deren Arbeit mit der Handhabung oder Nutzung von Informationen verbunden ist) gehen täglich in ein physisches Büro; daher können weniger Arbeitnehmer persönlich an Papierdokumenten zusammenarbeiten. Es ist wichtig, den Mitarbeitern mobile On-Demand-Tools zur Verfügung zu stellen, damit sie unabhängig von ihrem Arbeitsort produktiv sein können.

Alle oben genannten Überlegungen führen uns zu den Vorteilen von elektronischem Signieren und digitalen Verträgen.

Welche Vorteile bietet der Wechsel auf ein vollständig digitales System zur Vertragsverwaltung? Vorteilen gibt es viele, hier sind die vier wichtigsten Gründe für Sie.

Möchten Sie Verträge schneller abschließen? Das Onboarding neuer Mitarbeiter beschleunigen? Das sind zwei der unmittelbarsten und klarsten Vorteile einer eSign Lösung.Es ist ein Fakt, dass Verhandlungen ins Stocken geraten, wenn Details und Fragen nur langsam hin- und hergereicht werden. Mit einer digitalen Vertragslösung können Stakeholder Änderungen elektronisch in Echtzeit vornehmen und schnell zu Lösungen kommen.

Die Standardisierung von Workflows für digitale Verträge minimiert das Fehlerrisiko, mangelnde - oder fehlende Compliance. Fehlende Unterschriften auf Dokumenten halten Geschäftsabschlüsse auf und führen zu unnötigen Komplikationen bei der Vertragsverhandlung. Mit einer sicheren, rechtskonformen Plattform für elektronisches Signieren haben Sie mehr Kontrolle über den Signiervorgang. Verträge werden erst eingereicht und/oder abgeschlossen, wenn alle Unterschriften erfasst und gesichert wurden.

Eine sichere Lösung für elektronisches Signieren reduziert das Risiko, dass Verträge während des Unterzeichnungsprozesses manipuliert werden.Mit Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, einem umfassenden Audit-Protokoll und anderen robusten Methoden zur Identitätsverifizierung wissen die Stakeholder jederzeit genau, wer Zugriff auf ihre Dokumente hat und welche wichtigen Aktualisierungen stattgefunden haben. Alle Verträge und Audits werden dann an einem zentralen Ort gespeichert.

Wenn Sie international Geschäfte tätigen, ist es besonders wichtig, sich der Compliance-Risiken und der Vorschriften bewusst zu sein. Grenzüberschreitende Unternehmensvereinbarungen und Transaktionen können in jedem Land besonderen Vorschriften unterliegen. Umso wichtiger ist es, einen konformen Anbieter für elektronisches Signieren zu haben, wenn digitale Verträge zur Unterzeichnung ins Ausland gesendet werden.

Arbeitnehmer sind zufriedener und oft produktiver, wenn sie die Tools haben, die einen reibungslosen und effizienten Prozess ermöglichen. In einer nicht digitalisierten, nicht standardisierten Vertragsumgebung empfinden Menschen eher Verwirrung oder Unsicherheit über den Status von Anträgen, Formularen, Verträgen und Vereinbarungen. Es ist zeitaufwändig und ineffizient immer wieder Unterlagen oder Kopien von Dokumenten zu suchen.

Mit einem Tool zum elektronischen Signieren haben alle Beteiligten Einblick in den Status eines Dokuments: Wer hat die E-Signatur-Anfrage gestartet, wie viele Unterzeichner gibt es und sogar die Reihenfolge der Unterzeichner, die erforderlich ist, um einen Vertragszyklus abzuschließen. Arbeitsabläufe werden nahtlos, ohne den zusätzlichen Aufwand, auf Papier gedruckte Unterlagen zu verwalten.

Nicht zu wissen, wo sich Dokumente befinden oder wie sie gespeichert wurden, ist ein großes Problem in den Unternehmen. Mit einer standardisierten Lösung für elektronisches Signieren wie Nitro Sign Premium liefern Audit-Protokolle einen vollständigen Tracking-Verlauf den jedes Dokument durchlaufen hat. Jede Änderung kann in Echtzeit und/oder im Nachhinein nachverfolgt werden. Durch die elektronische Signatur, das Speichern und die Aufbewahrung digitaler Verträge wird mehr Transparenz geschaffen und die verzweifelte Suche nach längst verloren gegangenen Dokumenten verringert.

Nun zu einigen praktischen Anwendungsfällen, wie E-Signatur-Lösungen häufig in Organisationen angewendet werden.

Sales Teams brauchen Zeit, um mit Kunden zu sprechen, zu verkaufen und den Verkauf vorzubereiten. Alles, was nicht darauf einzahlt, ist eine Ablenkung. Eine der Anforderungen der Arbeit, die auf Kosten der Zeit zum Verkaufen gehen, ist das Tracken von Verträgen und/oder sicherzustellen, dass die richtigen Unterschriften erfasst wurden. Wenn Sie Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufbringen müssen, bedeutet dies, dass Sie weniger Zeit haben, wertvolle Beziehungen zu potentiellen Kunden aufzubauen.

Wenn Sie Mitarbeiter im Vertrieb mit E-Signatur-Funktionen ausstatten, bedeutet dies, dass sie sich weniger Gedanken über die Verwaltung von Dokumenten machen müssen. Der Vertrieb kann zuverlässige Vorlagen einrichten, Verträge automatisieren und effizientere Workflows mit Kunden erstellen. Für die Kunden ist es ein Leichtes, einen Vertrag in Sekundenschnelle von jedem browserfähigen Gerät aus elektronisch zu unterzeichnen.

Ein weiteres Plus für Vertriebsteams mit einem Tool zum elektronischen Signieren ist die direkte Integration in Ihre Kundenbeziehungssoftware (oder CRM), wie Salesforce oder eine ähnliche Alternative. Mit Nitro Sign müssen Sie zum Beispiel nicht einmal die Salesforce-Oberfläche verlassen, um einen Vertrag zu versenden. Wählen Sie einfach die digitale Kontakt- und Dokumentenvorlage aus und versenden Sie sie, und zwar von einem einzigen zentralen Ort aus.

Sehen Sie sich in diesem kurzen Überblick an, wie einfach Nitro Sign den Signatur-Workflow für das Vertriebsteam macht:

In wettbewerbsintensiven Einstellungsumgebungen müssen sich HR-Teams von anderen abheben. Sie können die Kandidaten und Kandidatinnen beeindrucken, indem Sie Angebotsschreiben auf schnelle und effiziente Weise präsentieren, die auch ein einfaches elektronisches Signieren ermöglicht. In der heutigen technologieorientierten Unternehmenswelt ist die Geschwindigkeit und die Leichtigkeit, die digitale Verträge bieten, eine wichtige Voraussetzung.

Sobald neue Mitarbeiter ihre Arbeit beginnen, wird das Onboarding durch effiziente digitale Prozesse vereinfacht. HR kann wiederverwendbare Vorlagen erstellen, um gängige Dokumentenpakete zu versenden und Unterschriften anzufordern. Und Mitarbeiter können all diese neuen Einstellungsdokumente viel schneller signieren, ohne etwas physisch unterschreiben, scannen, ausdrucken oder per E-Mail versenden zu müssen. Die Zeiten, in denen die Onboarding-Materialien in einer ausgedruckten Mappe vorgelegt wurden, sind längst vorbei. Elektronisches Signieren und die Automatisierung digitaler Dokumente haben die Abläufe verändert.

Erleben Sie ein Beispiel für einen vereinfachten HR-Workflow in Nitro Sign:

Der Procurement Prozess kann eine endlose Anzahl von Dokumenten beinhalten, die genehmigt und unterzeichnet werden müssen. Denken Sie nur an die vielen Szenarien, die eine Unterschrift erfordern: Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Stücklisten, Rahmenverträge, Abnahmen von Ausschreibungen, Lieferanten-Compliance – die Liste ist endlos.

Mit einer E-Signatur-Lösung wie Nitro Sign können Procurementexperten Genehmigungen und Unterschriften vereinfachen und den Status in Echtzeit tracken, damit Fristen eingehalten werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie den gesamten Arbeitsablauf bei der Verwaltung von Procurement-Dokumenten effizienter gestalten können:

Es ist ziemlich einfach: Elektronisches Signieren erleichtert die digitale Vertragsverwaltung von Anfang bis Ende. Und wenn Sie nach einer führenden Lösung für elektronische Signaturen suchen, bietet Nitro Sign das beste und benutzerfreundlichste Erlebnis für Unternehmen jeder Größe und Art.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über Nitro Sign zu erfahren. Wir freuen uns darauf, Sie bei der Modernisierung und Vereinfachung der Unterzeichnung digitaler Verträge und Dokumente zu unterstützen.