Wie die Digitalisierung die Arbeitswelt von heute verändert

Im 2020hat die Pandemie die digitale Transformation auf Hochtouren gebracht. Unternehmen in fast allen Branchen haben die Einführung digitaler Tools und Cloud-basierter Lösungen beschleunigt, um Mitarbeiter aus der Ferne zu verbinden und weiterhin Kunden zu bedienen.

Heute sind viele Unternehmen zu persönlichen Arbeitsplätzen zurückgekehrt oder haben ein hybrid Arbeitsmodell eingeführt, aber sie verlassen sich weiterhin auf die Digitalisierung, um die Effizienz zu erhalten, Teams zu verbinden, Dokumente zu verwalten und Arbeitsabläufe zu automatisieren.

In diesem Artikel untersuchen wir fünf wichtige Möglichkeiten, wie die Digitalisierung den Arbeitsplatz verändert, und Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie das richtige Tool verwenden, um in einer sich schnell verändernden digitalen Umgebung wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben.

Die Digitalisierung ist mittlerweile so tief in der Arbeitswelt verwurzelt, dass viele von uns die Vorteile als selbstverständlich ansehen. Obwohl diese Liste nicht vollständig ist, konzentrieren wir uns auf fünf Schlüsselbereiche, in denen Digitalisierung und digitale Tools einen signifikanten Unterschied machen.

Die Integration digitaler Tools in den täglichen Betrieb ermöglicht es Unternehmen, die Prozesseffizienz und die Produktivität der Mitarbeiter drastisch zu verbessern. Wenn Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen oder sich wiederholenden Aufgaben verbringen, haben sie mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die das Wachstum vorantreiben.

So sorgt beispielsweise eine integrierte eSign -Software für einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen, indem sie das Signieren, Scannen und Versenden von Dokumenten, die eine Signatur benötigen, überflüssig macht.

Einige eSign Lösungen machen diese Prozesse besonders effizient, indem sie es Benutzern ermöglichen, Verträge und Vereinbarungen zu entwerfen, Signaturfelder einzufügen, Unterschriften anzufordern und Dokumente zu senden – alles in Microsoft Word und Outlook.

Die Digitalisierung hat eine stärker vernetzte Arbeitsumgebung geschaffen, indem sie die Art und Weise verändert hat, wie Teams interagieren, Informationen austauschen und über Plattformen und Geschäftssysteme hinweg zusammenarbeiten.

PDF Bearbeitungssoftware ist eines der grundlegenden Tools für eine verbesserte Zusammenarbeit. Diese Technologie ermöglicht es Teams, Excel Tabellenkalkulationen, PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente in durchsuchbare, bearbeitbare PDFzu konvertieren.

Durch die Umwandlung von Dokumenten in ein universell zugängliches Format stellen Unternehmen sicher, dass Teammitglieder wichtige Dateien problemlos freigeben, überprüfen und gemeinsam bearbeiten können.

Kollaborationsplattformen wie Slack, Microsoft Teams und Asana haben die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich verändert, indem sie unterschiedliche Kommunikationsmethoden – Chat, Video und Dateifreigabe – an einem zentralen Ort zusammengeführt haben.

Diese Integration trägt dazu bei, Silos innerhalb von Unternehmen aufzubrechen und ermöglicht es Teams, sowohl intern als auch mit externen Kunden und Anbietern effektiv zusammenzuarbeiten.

Cloud-Speicherlösungen wie SharePoint, OneDrive, Google Driveund Dropbox sind unerlässlich, um die Belegschaft in Verbindung zu halten. Diese Plattformen ermöglichen es, geschäftskritische Dateien wie Verträge, Finanzberichte und andere Dokumente, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, online zu speichern und von überall aus sicher darauf zuzugreifen.

Betrachten Sie diesen realen Anwendungsfall: Ein Rechtsteam muss einen Vertrag abschließen, an dem mehrere Beteiligte beteiligt sind. Mit eSign und PDF Bearbeitungssoftware, die in die Cloud-Speicherlösung integriert ist, wie z. B. SharePoint oder Google Drive, kann das Rechtsteam den Vertrag problemlos in eine bearbeitbare PDFumwandeln, notwendige Überarbeitungen vornehmen und ihn digital teilen.

Jeder Beteiligte kann von seinem Standort aus auf das Dokument zugreifen, die Änderungen überprüfen und den Vertrag elektronisch unterzeichnen. Das signierte Dokument wird dann automatisch wieder im Cloud-Speicher gespeichert, so dass alle Versionen sicher gespeichert und für alle zugänglich sind.

Die Digitalisierung hat die Prozesse des Dokumentenmanagements dramatisch verändert. Hier sind einige Beispiele für Tools, die den Dokumenten-Workflow optimieren, die Zugänglichkeit verbessern und sicherstellen, dass kritische Informationen immer aktuell und leicht abrufbar sind.

● Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS): Ein EDMS digitalisiert und organisiert Dokumente, reduziert die Abhängigkeit von physischer Speicherung und ermöglicht einen einfachen Zugriff auf wichtige Dateien.

● Digitale Verträge: Mit der eSign-Software müssen Verträge nicht mehr gedruckt, unterschrieben, gescannt und manchmal sogar verschickt werden. Die Umstellung auf die elektronische Signatur verkürzt die Bearbeitungszeiten und bietet eine sicherere und nachvollziehbarere Möglichkeit zur Verwaltung von Verträgen.

● Optische Zeichenerkennung (OCR): OCR Technologie wandelt gescannte Dokumente und Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text um und ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Dokumenten – wie Rechnungen, Quittungen oder rechtliche Unterlagen – nahtlos in ihr EDMS zu integrieren.

● Version Kontrollsysteme: Diese Tools pflegen eine Historie der Dokumentrevisionen, die es Benutzern ermöglicht, frühere Versionen anzuzeigen, Änderungen zu vergleichen und bei Bedarf zu früheren Iterationen zurückzukehren. Dies bietet einen klaren Prüfpfad, der in stark regulierten Branchen, in denen Genauigkeit und Compliance von entscheidender Bedeutung sind, unerlässlich ist.

Die Digitalisierung bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, sensible Daten zu schützen und sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse und Tools den globalen regulatorischen Anforderungen entsprechen.

Prüfpfad: Wie bereits erwähnt, dokumentieren Prüfpfade detailliert, wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat – von der Dokumentenerstellung bis zur finalen Signatur. Diese Transparenz trägt dazu bei, die Einhaltung globaler Vorschriften wie DSGVO, eIDAS, PECR, HIPAAund ETA zu gewährleisten und liefert wertvolle Informationen für die forensische Analyse im Falle einer Sicherheitsverletzung.

Data Verschlüsselung: Das Verschlüsselung Tool verschlüsselt Daten so, dass sie nur für Benutzer mit dem richtigen Entschlüsselungsschlüssel zugänglich sind. So wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen unlesbar und sicher bleiben, wenn Verträge oder Jahresabschlüsse während der Übertragung abgefangen oder unerlaubt abgerufen werden.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): MFA erfordert, dass Benutzer zwei oder mehr Verifizierungsformulare vorlegen, bevor sie Zugriff auf sensible Systeme oder Daten erhalten. Dazu gehören in der Regel:

● Etwas, das sie wissen (ein Passwort)
● Etwas, das sie haben (ein Sicherheitstoken)
● Etwas, das sie sind (ein Fingerabdruck oder eine Gesichtserkennung)

MFA reduziert das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich, selbst wenn die Anmeldeinformationen eines Benutzers kompromittiert werden.

Die Digitalisierung ist für Unternehmen, die sich einen Wettbewerbsvorteil sichern wollen, nicht verhandelbar. Die Einführung der richtigen digitalen Lösung kann die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, verändern und sie agiler, effizienter und sicherer machen. Durch die sorgfältige Auswahl und Integration dieser Tools können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen gut gerüstet ist, um in einer digitalen Welt erfolgreich zu sein.

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