Dokument Compliance: Lösungen für Unternehmen

Laut der 2023 Cloud Business Survey von PwC geben 78 Prozent der Befragten auf Führungsebene an, dass die meisten oder alle Teile ihres Unternehmens Cloud-Technologie nutzen.

Trotz der zunehmenden Nutzung der Cloud unterstützen viele Unternehmen auch ältere Prozesse vor Ort, darunter das physische Dokumentenmanagement.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Dokumente in der Cloud, vor Ort oder in beiden verwaltet, muss die Einhaltung von Branchen- und gesetzlichen Vorschriften oberste Priorität haben. Je nach Branche und Standort Ihres Unternehmens kann die Art und Weise, wie Sie Dokumente verwalten, speichern, übertragen und entsorgen, durch Vorschriften wie GDPR, HIPAA, SOX und CCPA geregelt sein. Die Nichtbeachtung gesetzlicher Richtlinien kann zu Bußgeldern und Strafen wegen Nichteinhaltung führen – und die Daten Ihrer Kunden und Ihres Unternehmens gefährden.

Das Erreichen und Aufrechterhalten von Compliance-Vorgaben mag zunächst überwältigend erscheinen, aber die Übernahme dieser bewährten Best Practices für das Dokumentenmanagement kann Ihnen beim Aufbau einer soliden Strategie helfen.

Durch regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentenverwaltungsrichtlinien und -prozesse Ihres Unternehmens können Sie dafür sorgen, dass diese mit Änderungen der Vorschriften und internen Richtlinien im Einklang bleiben.

Interne und externe Audits bewerten die Wirksamkeit Ihrer internen Kontrollen und die Einhaltung geltender Gesetze, Vorschriften und Standards und identifizieren Bereiche, die verbessert werden müssen.

Das richtige Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen helfen, die Dokumenten-Compliance zu vereinfachen, indem es viele der Funktionen automatisiert, die Ihre Compliance-Bemühungen unterstützen.

Suchen Sie nach DMS-Software, die Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffskontrollen und Audit-Protokoll enthält, die sich in Ihre anderen Geschäftssysteme integrieren lassen, um Transparenz und Rückverfolgbarkeit im gesamten Unternehmen zu schaffen.

Die Zugriffskontrolle ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer Dokumenten-Compliance-Strategie, da Sie damit verwalten können, wer auf vertrauliche Informationen zugreifen, diese anzeigen, ändern und verteilen kann.

Zu den gängigen Zugriffskontrolltools, mit denen der Zugriff ausschließlich auf autorisiertes Personal beschränkt werden kann, gehören:

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
• Verschlüsselung
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Richtlinien mit geringsten Berechtigungen
• Prüfpfade
• Sensibilisierungsschulung für Mitarbeiter

Entwickeln, dokumentieren und – am wichtigsten – setzen Sie klare Richtlinien und Verfahren für die Erstellung, Handhabung, Speicherung und Entsorgung von Dokumenten durch. Indem Sie sicherstellen, dass diese Richtlinien für alle Mitarbeiter leicht zugänglich und verständlich sind, machen Sie Compliance zu einer unternehmensweiten Initiative.

Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf den Erfolg vor, indem Sie regelmäßige Schulungen zu Compliance-Anforderungen und Best Practices durchführen. Dadurch wird das Bewusstsein für die Bedeutung des Dokumentenmanagements geschärft und eine Compliance-Kultur gefördert.

Nationale und internationale Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung verlangen von Unternehmen, bestimmte Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren, der je nach Dokumententyp und Rechtsraum variiert. Beachten Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans die entsprechenden Richtlinien, um die Einhaltung der Gesetze sicherzustellen.

Durch die Einrichtung eines Dokumentaufbewahrungsplans kann Ihr Unternehmen Dokumente am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß entsorgen, Compliance wahren und Speicherplatz in Ihrem physischen und Cloud-basierten Speicher freigeben.

Obwohl die meisten Bestimmungen die Kennzeichnung von Metadaten nicht ausdrücklich vorschreiben, fordern sie eine genaue und organisierte Datenaufzeichnung, Datenabfrage und Sicherheit – all dies wird durch ein effektives Metadatenmanagement erleichtert.

Zum Beispiel:

• Die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) erfordert die Einhaltung von Auskunftsersuchen betroffener Personen. Durch die Metadatenmarkierung können alle relevanten Dokumente schnell abgerufen werden, wenn jemand Auskunft über seine personenbezogenen Daten verlangt.
  
• Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schreibt vor, dass Patientenakten geschützt und vertraulich behandelt werden müssen . Durch Metadaten-Tagging können Dokumente entsprechend klassifiziert und nur autorisiertem Personal zugänglich gemacht werden.
  
• Die Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) schreiben Unternehmen vor , E-Discovery-Anfragen nachzukommen. Durch die Metadatenmarkierung wird sichergestellt, dass elektronische Dokumente leicht gefunden und vorgelegt werden können, wenn sie für Gerichtsverfahren angefordert werden.
  

Ob unbeabsichtigt oder böswillig: Der unbefugte Zugriff auf vertrauliche Dokumente verstößt gegen die Bestimmungen vieler Standards und Vorschriften zum Dokumentenmanagement.

Mithilfe der Echtzeitüberwachung und Warnlösung kann Ihr Sicherheitsteam verdächtige Dokumentzugriffe und -änderungen erkennen und darauf reagieren.

Die Gesetze und Vorschriften zur Dokument-Compliance können sich ändern, was dazu führen kann, dass Ihr Unternehmen unbeabsichtigt gegen die Compliance verstößt. Wenn Sie hinsichtlich aller Aktualisierungen, Änderungen und neuen Bestimmungen, die Ihr Unternehmen betreffen, auf dem Laufenden bleiben, verringern Sie im Falle einer Prüfung, eines Gerichtsverfahrens oder einer Sicherheitsverletzung Ihr Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften.

Cyberangriffe und Naturkatastrophen wirken sich auf Unternehmen jeder Größe und Branche aus. Daher ist ein umfassendes Disaster Recovery-Abonnement für die Wahrung der Dokumenten-Compliance unverzichtbar.

Eine gut konzipierte und getestete Notfallwiederherstellungs- und Cloud-Backup-Strategie hilft Unternehmen dabei, nach einem Ausfall oder Sicherheitsereignis den Betrieb schnell wieder aufzunehmen und den Zugriff auf wichtige Dokumente wiederherzustellen.

Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, müssen länder- und regionsspezifische Vorschriften zur Dokumenten-Compliance einhalten, etwa GDPR in der EU, HIPAA in den USA und verschiedene internationale Standards wie ISO 19475:202.1.

Wie bereits erwähnt sind Normen und Vorschriften alles andere als statisch. Das Überwachen von Änderungen und die regelmäßige Aktualisierung von Richtlinien und Prozessen zum Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der globalen Compliance.

Vorschriften wie GDPR, HIPAA, SOX und CCPA legen strenge Standards für Datenschutz, Privatsphäre und Aufzeichnungspraktiken fest.

Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagement-Strategie, die die oben beschriebenen Best Practices beinhaltet, kann Ihr Unternehmen vertrauliche Dokumente unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie interner Richtlinien und Branchenstandards erstellen, übermitteln, aufbewahren und entsorgen.

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