Wenn Sie Dokumente mit hohem geschäftlichem Wert, wie z. B. Finanz- oder Geschäftsverträge, elektronisch signieren, besteht die Möglichkeit, dass Sie eines Tages die Durchsetzbarkeit einer dieser Vereinbarungen vor Gericht verteidigen. Wenn Sie beispielsweise einen Anbieter wegen Vertragsbruch verklagen, ist der Hauptbeweis der eSign-Vertrag, den der Anbieter unterzeichnet hat, um die Arbeit auszuführen. Während des Gerichtsverfahrens ist ein entscheidender Punkt, ob das Dokument rechtsverbindlich ist.
Was ist eine hochgradig vertrauenswürdige digitale Signatur?
Die drei Säulen von „High Trust“ mit digitalen Signaturen – Sicherheit, Betrugsschutz und Rechtskonformität – arbeiten zusammen, um allen beteiligten Parteien und Organisationen die größtmögliche Sicherheit zu bieten, dass alle Aspekte Ihres Dokuments gültig sind. Auf der grundlegendsten Ebene bietet Sicherheit die Gewissheit, dass Sie, wenn Sie sich vor Gericht befinden und eine elektronische Signatur angefochten wird, die rechtlichen Kriterien zum Nachweis der Gültigkeit des Dokuments erfüllt haben.
Die Sicherheitssäule des hohen Vertrauens in eSign-Verträge stellt sicher, dass Ihr Dokument einer Prüfung und Einhaltung der strengstenAnforderungen auf der ganzen Weltstandhält.
Wenn Sie eine vertrauenswürdige eSign-Software wie Nitro Sign Premium verwenden, können Sie vor Gericht gehen und wissen, dass das Dokument die höchstmöglichen Compliance-Standards sowie Vorschriften wie das ESIGN-Gesetzerfüllt.
Wie eSign-Sicherheitsfunktionen die Integrität von Dokumenten beweisen
Wenn der Inhalt eines Dokuments nach dem eSignieren geändert wird, ist das Dokument nicht mehr gültig oder rechtsverbindlich. Sicherheitsfunktionen in eSign-Software sollten verhindern, dass am Geschäft beteiligte Parteien das Dokument nach der Unterzeichnung ändern. Eine zusätzliche Sicherheitsebene für Organisationen ist ein Audit-Trail, der den Weg des Dokuments während des gesamten Signaturprozesses verfolgt und transparent macht – von der Anfrage über die Änderung bis zum Abschluss.
Beispielsweise sendet eine Organisation einem neuen Mitarbeiter einen eSign-Vertrag mit Einzelheiten zu seiner Beschäftigung. Der Vertreter der Personalabteilung unterzeichnet das Dokument und sendet es an den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter ändert das Gehalt im Vertrag, sodass er höher bezahlt wird als im Originaldokument angegeben.
Da Sicherheitsmaßnahmen in der eSignature-Plattform entweder verhindern, dass das Dokument geändert wird, oder eine Warnung senden, dass das Dokument geändert wurde, ist der Vertrag jetzt ungültig und die Organisation haftet nicht für das höhere Gehalt. Die Sicherheitssäule von High Trust verhindert, dass der Mitarbeiter ein Gerichtsverfahren gewinnt, in dem der Mitarbeiter die Gehaltsbedingungen im Vertrag manipuliert hat, um die Organisation dazu zu bringen, das höhere Gehalt zu zahlen.
Sicherheitsfunktionen, auf die Sie in eSign-Software achten sollten
Um die Sicherheit zu bieten, die erforderlich ist, damit ein Rechtsdokument mit elektronischer Signatur vor Gericht Bestand hat, sollten E-Signatur-Plattformen die folgenden drei Sicherheitsmerkmale bieten:
1 . Siegel
Sobald ein Dokument unterzeichnet ist, kann es nicht mehr geändert werden und bleibt rechtsgültig. Wenn es vor Gericht gebracht wird, muss die Organisation beweisen, dass sie nicht verändert wurde. Durch das Anbringen eines manipulationssicheren kryptografischen Siegels auf dem Dokument während des eSigning-Prozesses kann es nach dem Signieren nicht manipuliert werden. Wenn das Siegel gebrochen wird, werden die Unterzeichner benachrichtigt und gewarnt, dass die Unterschriften für ungültig erklärt wurden.
2 . Beweis
Damit ein Dokument gültig ist, muss die als Unterzeichner vertretene Person dieselbe Person sein, die die elektronische Unterschrift physisch ausgeführt hat. Beispielsweise verstößt ein Mitarbeiter, der eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet hat, gegen die Vereinbarung, indem er vertrauliche Informationen an einen Wettbewerber weitergibt. Damit der Vertrag vor Gericht Bestand hat, muss die Organisation nachweisen, dass der betreffende Mitarbeiter das Dokument unterzeichnet hat. Der Nachweis liefert den Nachweis, dass die Identität des Mitarbeiters verifiziert wurde, und stellt die Integrität des Dokuments sicher.
Die Anforderungenzur Identitätsprüfung variieren je nach Standort der Unterzeichner, wobei die EU strengere Vorschriften als die USA hat. Wenn sich jedoch eine Partei in der EU befindet oder eines der Unternehmen seinen Hauptsitz in der EU hat, muss das Dokument möglicherweise die strengsten Beweisanforderungen erfüllen. Durch den Einsatz einer eSignatur-Lösung, die Flexibilität bietet, um die strengsten Anforderungen unabhängig vom Standort anzuwenden, können Unternehmen beruhigt grenzüberschreitend Geschäfte machen, ohne sich Gedanken über die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen auf Rechtsdokumenten machen zu müssen.
3. Versicherung
Während des elektronischen Signaturvorgangs wird das Dokument zwischen den Unterzeichnern übertragen, häufig über eine eSign-Plattform oder per E-Mail. Persönliche und sensible Daten in den Dokumenten wie Sozialversicherungsnummern, Bankinformationen oder Gehaltsdaten müssen jedoch während des Prozesses durch Verschlüsselung geschützt werden.
Um die Datensicherheit zu gewährleisten, müssen Organisationen, die eSignatur-Prozesse verwenden, Branchenstandards wie TLS 1 erfüllen. 2 für die Verschlüsselung während der Übertragung und AES 256 für die Verschlüsselung im Ruhezustand. Unabhängig davon, wo sich das Dokument während des Prozesses befindet – während der Übertragung, in der Cloud oder in einem Netzwerk gespeichert – müssen die Daten jederzeit geschützt sein.
Durch die Verwendung eines Qualified Trust Service Provider eSigning-Partners und einer sicheren Plattform kann niemand – weder Dritte noch der eSignature-Anbieter – auf den Inhalt des Dokuments zugreifen oder ihn sehen.
Sehen Sie sich an, wie Sicherheit funktioniert, um hochgradig vertrauenswürdige eSignaturen zu erstellen
Unabhängig davon, ob Sie einen Lieferanten für Ihr Fertigungsunternehmen einbinden oder ein Finanzinstitut sind, das Kunden Schuldscheine unterzeichnen lässt, Ihr Unternehmen benötigt alle elektronisch unterzeichneten Verträge und Dokumente, um vor Gericht zu bestehen.
Nitro hilft Ihnen dabei, das Sicherheitsniveau zu ermitteln, das Sie benötigen, um bestimmte geschäftliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie das höchste Maß an Vertrauen benötigen, erfüllen unsere eSign-Sicherheitsfunktionen die strengsten Anforderungen. Und wenn Dokumente schnell signiert werden müssen, können Sie Workflows für einen nahtlosen Prozess anpassen und automatisieren.
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