Was sind eSignature Audit Trails und wie können sie Ihr Unternehmen schützen?

Jedes Unternehmen muss dem Thema Sicherheit höchste Priorität einräumen. Dies gilt insbesondere, wenn es um sensible Daten geht. Aber haben Sie jemals über die Menge an Dokumenten und Transaktionen nachgedacht, die Ihr Team täglich bearbeitet und unterzeichnet? Das sind enorm viele Daten, die getrackt und geschützt werden müssen.

Audit-Protokolle für E-Signaturen können Ihnen die Kontrolle zurückgeben. Sie sind ein wertvolles Instrument, um Ihre Arbeitsabläufe transparenter zu gestalten und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Ihre Buchhaltungssoftware enthält wahrscheinlich Audit-Protokolle – auch Ihre Lösung für E-Signaturen sollte dies tun.

Lesen Sie unseren Guide zu Prüfpfaden und deren Rolle bei elektronischen Signaturen.

Ein Audit-Protokoll für E-Signaturen, oft auch als Audit-Pfad, Audit Trail oder Abschlusszertifikat bezeichnet, erfasst alle Aktivitäten, die in Ihren Dokumenten während des gesamten Prozesses des elektronischen Signierens stattfinden. Wichtige Informationen werden automatisch nachverfolgt und aufgezeichnet – vom Namen der Unterzeichner bis hin zu den vorgenommenen Änderungen. Nachfolgend einige Angaben, die in Audit-Protokollen verfolgt werden:

• Angaben zu dem/den Unterzeichner(n), einschließlich Name und IP-Adresse
• Bestätigung, dass der/die Unterzeichner vollständig authentifiziert worden sind
• Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung des Dokuments
• Einzelheiten zu weiteren Änderungen, die am Dokument vorgenommen wurden

Hier sind vier der wichtigsten Gründe, warum Ihr Unternehmen Prüfpfade einführen sollte.

Vollständig rechtskonforme Verfahren für das elektronische Signieren: Wussten Sie, dass es weltweite E-Signatur-Gesetze gibt, die Ihr Unternehmen einhalten muss? Mit Audit-Protokollen können Sie die spezifischen rechtlichen Anforderungen Ihrer Branche erfüllen und zu jedem Zeitpunkt die Integrität Ihrer E-Signatur-Workflows gewährleisten.

Effizientere E-Signatur-Prozesse: Audit-Protokolle verfolgen und speichern automatisch Daten während des gesamten Unterzeichnungsprozesses und ersetzen manuelle, wiederkehrende Aufgaben durch schnelle, digitalisierte Arbeitsabläufe. Der Dokumentenverlauf kann an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf den Ihr Team in Echtzeit zugreifen kann. Dadurch müssen Sie keine wertvolle Zeit mit der hektischen Suche nach Dokumenten verschwenden.

Verbesserte Dokumentensicherheit: Sind Sie in einer Branche tätig, die ein hohes Maß an Sicherheit erfordert (z. B. im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche oder im Immobiliensektor)? Audit-Protokolle schaffen sichere und zuverlässige Arbeitsabläufe für Ihre Teams. Sie haben die Gewissheit, dass Ihre Dokumente nur von den richtigen Personen eingesehen und nach Abschluss des Signiervorgangs nicht mehr verändert werden.

Weniger Papierabfall, geringere Kosten: Stellen Sie sich nur einmal vor, wie viel Papier Sie benötigen würden, wenn Sie alle Ihre Dokumente ausdrucken und aufbewahren würden – ganz zu schweigen von den hohen Kosten. Mit der Umstellung auf digitalisierte Dokumenten-Workflows leisten Sie einen positiven Beitrag zum Umweltschutz und senken gleichzeitig Ihre Geschäftskosten.

Mit Nitro Signerhalten Sie mit nur wenigen Klicks einen detaillierten Audit-Trail Ihrer Dokumentenaktivität. Jedes Dokument, das auf Nitro Sign hochgeladen wird, wird automatisch aufgezeichnet, sodass Sie sich nicht jedes Mal um die Erfassung der Informationen kümmern müssen.

1. Öffnen Sie Ihr Dokument in Nitro Sign. 
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Informationen.  
3. Wählen Sie im dropdown Informationsbereich die Option Verlauf aus. 

1. Wählen Sie rechts Information und die Option Audit-Protokoll herunterladen.
2. Um eine Kopie des Dokuments zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte Datei und anschließend die Option Dokument duplizieren.
3. Benennen Sie Ihr Dokument und wählen Sie zum Abschluss Kopieren.
4. Um das Dokument mit dem Audit-Protokoll zu kombinieren, wählen Sie oben rechts Ansicht.
5. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kombinieren aus.
6. Fügen Sie die heruntergeladene Datei mit dem Audit-Protokoll von Ihrem Computer hinzu.
7. Wählen Sie Weiter.
8. Sie haben die Möglichkeit, eine Signatur für die neu zusammengeführten Dokumente anzufordern oder die Seiten nach dem Kombinieren zu organisieren.
9. Wählen Sie die Option 2 Dokumente kombinieren aus.
10. Das neu kombinierte Dokument ist nun fertig.

Sehen Sie in Ihrem kostenlosen Exemplar des 2023 Radar-Berichts für eSignatur-Lösungen, warum Nitro Sign von GigaOm als führender eSignatur-Anbieter ausgezeichnet wurde.

Das weltweit tätige Unterhaltungsunternehmen Salem Media verwendet Nitro Sign, um seine Arbeitsabläufe zu beschleunigen, die Transparenz zu erhöhen und die Produktivität seiner Teams in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und Technik zu steigern. Mit der Funktion für Audit-Protokolle verfügt Salem Media über einen „elektronischen Aktenschrank“ mit Unterschriften, in dem alle wichtigen Informationen nachverfolgt und gespeichert werden können.

Das Unternehmen stellte die elektronischen Signaturen von Nitro für zehnmal mehr Mitarbeiter bereit, die zuvor Zugang hatten, und steigerte so die Effizienz im gesamten Unternehmen.

OUR BIGGEST SUCCESS IS WITH OUR SALES AND MARKETING TEAMS. EACH DIVISION ALREADY HAS THEIR CONTRACTS IN NITRO SIGN, AND THEY CAN COLLECT SIGNATURES FOR AD SPOTS WITH NO WAITING. WE USE NITRO ACROSS MORE THAN 35 MARKETS.

Sean Shordon | IT Project Manager

Die Vorteile von E-Signatur-Audit-Trails sind endlos.

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