5Überlegungen zum elektronischen Signieren von Dokumenten mit sensiblen Daten

Mehr Unternehmen als je zuvor haben von traditionellen zu elektronische Signaturen gewechselt, aber dieser Übergang ruft praktische Bedenken hervor. Wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Daten umgeht, wie können Sie sicherstellen, dass Sie alle Sicherheitsvorkehrungen für elektronische Dokumente und elektronische Signaturen treffen?

Dieser Beitrag unterstützt Sie dabei, alles in Erwägung zu ziehen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Signatur-Lösung und Ihr Anbieter Sie beim richtigen Umgang mit sensiblen Daten unterstützen. Sie können auch unsere ultimative Anleitung für elektronische Signaturen herunterladen, um einen tiefen Einblick in alles zu erhalten, was Sie über das elektronische Signieren wissen müssen.

• Daten über Gesundheit und personenbezogene Informationen (Gesundheitswesen, Finanzen, HR)
• Genetische Daten (Medizin, Lebensversicherung)
• Gewerkschaftsmitgliedschaft (HR)
• Politische Zugehörigkeit und Einstellung (Regierung, öffentlicher Sektor)
• Daten über die sexuelle Orientierung einer Person (Gesundheitswesen, Finanzen)
• Biometrische Daten (anwendbar bei der Verwendung biometrischer Methoden zum Signieren)

Automatisch generierte Versicherungspolicen, digital unterzeichnete Immobilienverträge, digitale Patientenaufnahme in Krankenhäusern – dies sind alles echte Beispiele dafür, wie Unternehmen ihre papierbasierten Prozesse mit elektronischen Signaturen modernisieren. Aber Branchen, die personenbezogene und sensible Daten in großen Mengen verarbeiten, müssen sehr vorsichtig im Umgang mit diesen Informationen sein.

Unternehmen aus den Sektoren Gesundheitswesen, Recht, Banken, Versicherungen und Behörden verarbeiten täglich sensible Informationen. Der Datenaustausch erfolgt ununterbrochen und jede persönliche und/oder vertrauliche Information muss berücksichtigt werden. Außerdem kann es zu schweren Strafen führen, wenn mit sensiblen Daten nicht äußerst sorgfältig umgegangen wird. Die umfassenden DSGVO-Vorschriften in Europe traten beispielsweise 2018 in Kraft und öffentlich bekannt gewordene Verstöße gegen Datensicherheit haben Unternehmen in den letzten zehn Jahren enorm gefordert.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert besondere Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Unternehmen müssen darauf achten, dass sie beim Umgang mit digitalen Informationen die Richtlinien einhalten. Das gilt für alle Arten der digitalen Dokumentenarbeit, und das elektronische Signieren ist keine Ausnahme.

Im Folgenden sind 5 Punkte aufgeführt, die Sie bei der Auswahl von eSigning-Lösungen beachten sollten, um sicherzustellen, dass sensible Informationen sachgemäß behandelt werden.

Wenn Sie ein Dokument zur elektronischen Signatur versenden, stellen Sie sicher, dass der Zugriff nur der Person gewährt wird, deren Unterschrift Sie anfordern. Identifizieren Sie den/die für jedes Dokument erforderlichen alleinigen Unterzeichner. Sobald der Empfänger bestimmt wurde, können Sie sichere Online-Methoden verwenden, die Identifizierungsdienste anbieten, damit das Dokument in den Händen einer bestimmten Person bleibt. Solche Methoden können der Personalausweis, ein Identifizierungssystem oder ein Service sein, der Identifizierungsfunktionen bereitstellt.

Bestimmte Kategorien personenbezogener Daten können nur nach ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person verarbeitet werden. Stellen Sie in diesen Fällen sicher, dass Sie die erforderlichen Zustimmungen von Ihren Unterzeichnern einholen. Einige Lösungen für elektronische Signaturen bieten Tools zur Verwaltung von Zustimmungen an, mit denen Datensammler die Zustimmung ihrer Empfänger einholen können.

Darüber hinaus müssen Sie Ihre Datenverarbeitung transparent gestalten und die betroffenen Personen in angemessener Weise informieren. Die Wahl einer eSigning-Lösung, die diese Informationen in einem Pop-up-Format anzeigt, bevor die Empfänger ihre Dokumente unterschreiben, kann den Prozess automatisieren.

Aufbewahrungsfristen (wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden) sind zu einem zentralen Thema der Datensicherheit geworden.Wenn viele Dokumente mit elektronischen Signaturen verarbeitet werden, ist es sehr wichtig zu wissen, wie lange diese Dokumente aufbewahrt und wo sie anschließend archiviert werden.

Die wohl wichtigste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die, ob Sie sich für eine Cloud- oder eine On-Premise-Lösung zur Datenspeicherung entscheiden.Cloud-Lösungen speichern entweder signierte Dokumente in der Cloud oder bieten API-Integrationen, die es ermöglichen, die Software für digitale Signaturen mit einem DMS oder anderen relevanten Softwarepaketen zu verbinden. API-Integrationen nutzen, stellen Sie sicher, dass die signierten Dokumente von den Servern Ihres Anbieters gelöscht werden, sobald das Signaturverfahren abgeschlossen ist.Wenn Sie API-Integrationen konfigurieren, stellen Sie sicher, dass Sie die signierten Dokumente von den Servern Ihres Anbieters löschen, sobald der Signiervorgang abgeschlossen ist.

Durch die Verschlüsselung wird die Geheimhaltung der Dokumente garantiert und ist daher die beste Lösung, um die Sicherheit persönlicher Daten zu gewährleisten. Mit der Verschlüsselung haben nur die berechtigten Personen Zugriff auf die Informationen, die an sie übermittelt werden.Bei der Verschlüsselung von Informationen ist es wichtig, auch die Daten im Hintergrund und während der Übertragung zu schützen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die nationalen Rechtsvorschriften zur Datenspeicherung und -übertragung nicht aus den Augen zu verlieren. Die Länder können spezifische Rechtsvorschriften für bestimmte Arten von Daten erlassen. So hat beispielsweise Frankreich umfangreiche regulatorische Schritte in Bezug auf die Verarbeitung von Gesundheitsdaten unternommen. Achten Sie auf die Compliance-Vorschriften für die Übertragung von Daten zwischen Ländern.

Nitro's eSign Sicherheitsvorkehrungen
Identifizierung des Unterzeichners
Identifizierungsdienste		Identifizieren Sie den Unterzeichner, bevor Sie den Zugriff auf Dokumente gewähren, indem Sie unsere Identitätsdienste in Ihre eSignatur-Umgebung integrieren
Gezielter Datenschutz
Opt-in-Button		Fügen Sie Opt-in-Button ein, um die erforderlichen Zustimmungen zu erhalten
Einverständniserklärung		Eigene Richtlinien zur Verwaltung von Einwilligungen konfigurieren
Datenschutzbestimmungen		Integrieren Sie Ihre maßgeschneiderten Datenschutzerklärung in den Unterzeichnungsprozess
Aufbewahrungsfristen
API-Integrationen		Konfigurieren Sie unsere APIs nach Bedarf, um sicherzustellen, dass signierte Dokumente sicher in Ihren internen Systemen gespeichert sind.
Automatisch löschen		Installieren Sie die automatisch löschen, um sicherzustellen, dass Dokumente nach dem Signieren nicht gespeichert werden
Verschlüsselung
Verschlüsselung		Dokumente (und die enthaltenen Daten) werden im Speicher und während der Übertragung verschlüsselt
Cloud-Services und Hosting-Anbieter
Hosting		Gehostet auf Microsoft Azure mit Implementierung zahlreicher technischer und organisatorischer Maßnahmen (zertifiziert nach ISO 27001), um eine angemessene Sicherheit zu gewährleisten. Weitere Informationen zum Trust Center von Microsoft.
HDS-Zertifizikate		Microsoft Azure ist HDS-zertifiziert
Vor Ort		Microsoft Azure ist HDS-zertifiziert

Nitro bietet eine der sichersten und regelkonformsten Lösungen für das elektronische Signieren auf dem Markt. Nitro Sign Premium bietet ein überragendes Benutzererlebnis und höchste Effizienz, ohne Kompromisse bei der Sicherheit und Datenverwaltung einzugehen.

Unsere Plattform bietet branchen- und länderspezifische Zertifikate ebenso wie globale Rechtskonformität, die kürzlich von DLA Piper verifiziert wurde.

Wenn Sie bestimmte Anforderungen oder Sicherheitsbedenken bezüglich Ihrer E-Signatur-Lösung haben oder sehen möchten, wie Compliance mit Nitro Sign mühelos gewährleistet wird, kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren.