So schaffen Sie den Umstieg auf E-Government

Regierungsbehörden und Organisationen stehen unter dem Druck, digital zu werden, da die Bürger nach den gleichen Erfahrungen verlangen, die sie überall sonst bekommen. Aber die Regierung ist eine viel langsamere Maschinerie als andere Branchen – und mit anderen Hindernissen für die Digitalisierung. Langwierige Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse, Sicherheitsbedenken und Budgets können alle Behörden davon abhalten, E-Government einzuführen.

Der Übergang zu digitalen Prozessen ist für Regierungsorganisationen von entscheidender Bedeutung – nicht nur, weil die Bürger digitale Interaktionen fordern, sondern weil die digitale Transformation der Weg zu einer besseren Regierungsführung für alle ist. Die 2022 E-Government-Umfrage der Vereinten Nationen stellt fest, dass „Niemanden zurücklassen“ eine „zentrale Achse“ der nachhaltigen Entwicklung ist, und das Schließen von Unterbrechungen innerhalb des digitalen Regierungsökosystems ein wichtiger Weg ist, um sicherzustellen, dass E-Government nicht nur dies tut einkommensstärkeren, begünstigten Segmenten der Gesellschaft zugute kommen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie mit E-Government anfangen sollen, ziehen Sie Lösungen für digitale Dokumente in Betracht. Sie sind eine der wichtigsten Komponenten einer digitalen Transformationsstrategie, und spezifische Dokumententools wie PDF- und eSign -Lösungen sind ein wichtiger Schritt zum Erfolg.

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Erstens werden Sie große Fortschritte bei der Effizienzfeststellen . Durch die Verwendung digitaler Dokumentenlösungen können Sie viele der manuellen Prozesse automatisieren, die dazu neigen, papierlastige Organisationen wie Regierungsbehörden ins Stocken zu bringen. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Self-Service-Workflows zu integrieren, damit Bürger digitale Unterlagen selbst bearbeiten können.

Der Wechsel zu einem E-Government-Ansatz gibt Ihnen auch ein gewisses Maß an Agilität und die Fähigkeit, eine digitale Belegschaft zu unterstützen. Der richtige Partner für die digitale Transformation verschafft Ihrem Unternehmen Zugriff auf Dokumente über eine Plattform, die Mitarbeiter auf mehreren Geräten nutzen können. Sie können sich an moderne Arbeitsumgebungen anpassen und können sich leichter ändern.

Sicherheit und Compliance für Ihre Daten, Dokumente und sensiblen Informationen sind weitere Vorteile, die Sie mit digitalen Dokumentationslösungen wie PDF und eSign sehen werden. Sie setzen Richtlinien durch, die Sie an Compliance-Vorschriften halten, während eSign-Lösungen rechtsverbindliche Signaturen generieren. Die richtige Lösung hilft Ihnen dabei, mehrere Branchenanforderungen mit Sicherheitsmaßnahmen zu erfüllen, auf die Sie sich für eine erfolgreiche digitale Verwaltung verlassen können.

Die Cybersicherheitslandschaft wird jeden Tag auf den Kopf gestellt, wenn ein neuer, schädlicher Verstoß auftritt. Aber der richtige Lösungsanbieter wird deutlich machen, welche Sicherheitsfunktionen und Compliance-Einhaltung er bieten kann.

Ein Partner für die digitale Transformation wie Nitro schützt alle vertraulichen Daten durch strenge Sicherheitspraktikenund bewahrt die Dokumentenintegrität und Audit-Trails , um die Einhaltung zu gewährleisten. Sie vereinfachen Audits mit digitaler Dokumentation, da Ihre Mitarbeiter nicht viel Zeit damit verschwenden müssen, physische Dateien oder verstreute elektronische Ordner zu durchsuchen. Versionsverfolgung bedeutet, dass es eine klare Möglichkeit gibt, Ihre Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen. Und dank hochsicherer eSigning- und Identifizierungsverifizierungsprozesse können Sie sich auf einen proaktiven Datenschutzansatz verlassen.

Stellen Sie sich diese Fragen, bevor Sie einen Dokumentenanbieter und eine Lösung suchen, die Ihnen bei der Umstellung auf E-Government helfen.

• Bietet der Anbieter Integrationen mit Ihren vorhandenen Lösungen an, damit Sie nicht reißen und ersetzen müssen?
• Ist es klar und nachweisbar, welchen ROI Sie aus der Lösung ziehen werden?
• Sind ihre Sicherheitspraktiken ausgefeilt?
• Fallen für Lizenzen oder Schulungen Überraschungsgebühren an?
• Sind sie bereit, innerhalb Ihres Budgets zu arbeiten?
• Bieten sie kostenloses Änderungsmanagement und Kundensupport?
• Kannst du vor dem Kauf testen?

Wenn Sie diese Fragen stellen, kommen Sie der Suche nach dem richtigen Partner für eine intelligente, strategische digitale Transformation in der Verwaltung näher.

Als Regierungsbehörde haben Sie wahrscheinlich mehrere Systeme in Ihren Betrieb eingebunden. Die richtige digitale Dokumentationslösung wird Sie nicht dazu bringen, sie zu entwurzeln. Stattdessen sollte die Lösung über leistungsstarke APIs mit ihnen integriert werden, damit Sie Daten systemübergreifend optimieren und die Arbeit auf weniger Plattformen konsolidieren können.

Haben Sie Fragen dazu, wie Integrationen in Ihrer Regierungsorganisation funktionieren? Wir sind hier um zu helfen.

Hier sind einige Anwendungsfälle aus der Praxis, wie Regierungsbehörden die folgenden Lösungen verwenden, um Verbesserungen voranzutreiben.

• PDFs ermöglichen Ihnen die Nutzung einer einzigen, sicheren Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche zum Erstellen, Bearbeiten, Konvertieren, Kombinieren und Signieren von PDF-Dokumenten.
  
• Elektronische Signaturen ermöglichen es Personen in Dokumenten-Workflows, digitale Dokumente sicher mit rechtsverbindlichen Signaturen auf konforme Weise zu signieren. Erfahren Sie mehr über vertrauenswürdige elektronische Signaturen in unserem Ultimativen Leitfaden für elektronische Signaturen.
  
• Analysen geben Ihnen Transparenz und Einblick in Ihre Arbeitsabläufe, damit Sie die Nutzung verstehen und Verbesserungen vornehmen können, um den ROI Ihrer Lösung optimal zu nutzen.

Mit elektronischen Signaturen können Sie einen Großteil des Hin und Her automatisieren, das normalerweise mit Arbeitsabläufen in Papierform verbunden ist. Sie können einer Vielzahl von Dokumenten, einschließlich Genehmigungen, Lizenzen, Verträgen, Rechtsdokumenten und mehr, Rollen wie Genehmiger, Akzeptierer, Empfänger und mehr zuweisen. Dokumente können in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

Sozialdienststellen haben oft papierlastige Falllasten und können von vielen Parteien – Ärzten, Ermittlern, Fallmanagern – verlangen, Falldokumente zu prüfen und zu unterzeichnen. E-Signaturen machen die Zusammenarbeit, den Genehmigungs- und Überarbeitungsprozess für Fallakten zu einem nahtloseren Erlebnis für alle Parteien und ermöglichen es den Beteiligten, Dokumente von überall aus zu überprüfen und zu signieren. Die Digitalisierung Ihrer Fallarbeit kann die oft lebensrettende Arbeit der Sozialdienste beschleunigen.

Manuelle Dokumentenprozesse können den Erhalt von Zuschüssen unnötig verzögern, wenn Mitarbeiter physisch anwesend sein müssen, um Antragsunterlagen weiterzuleiten oder Akten zu genehmigen. PDF- und eSign-Lösungen erleichtern diese wichtigen Arbeitsabläufe, damit Behörden Gelder schneller erhalten können.

Nitro kennt den Kampf von Regierungsbehörden, wenn es um veraltete Technologie, ältere Arbeitsmethoden und Hindernisse bei der Einführung neuer Lösungen geht. Aus diesem Grund sind unsere PDF- und eSign-Tools so konzipiert, dass sie e-Government nahtlos und kostengünstig in Ihr Unternehmen integrieren und einführen.

Nitro gibt Ihnen keine digitale Dokumentenlösung in die Hand und überlässt Sie damit. Wir bieten Change-Management-Hilfe auf verschiedene Weise an. Wir bieten jedem Benutzer fachkundiges Onboarding und Support und identifizieren potenzielle Hindernisse – und deren Lösungen – frühzeitig. Die Planung von Meilensteinen, Aktionspunkten und Schulungen sichert die Zustimmung der Mitarbeiter.

Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, die für Ihren Erfolg bei der digitalen Transformation von entscheidender Bedeutung ist, müssen Sie sie vor dem Kauf ausprobieren. Viele „kostenlose Testversionen“ von Anbietern digitaler Dokumentenlösungen sind kurz und bieten nicht den Zugriff auf ihre Funktionen, den Sie als echter Benutzer erhalten würden.

Wenn Sie ein immersives Testerlebnis wünschen, bietet Ihnen das Pilotprogramm von Nitro die beste und umfassendste Möglichkeit, um zu erfahren, ob Nitro für Ihre Regierungsorganisation geeignet ist. Sie erhalten Zugriff auf die Nitro Productivity Platform mit einer risikofreien Testversion, und das Pilotprojekt läuft mehrere Wochen. Während dieser Zeit können Ihre Benutzer unsere All-in-One-PDF-, eSign- und Analyselösung ausführlich testen und technisch bewerten. Sollten Sie sich für Nitro entscheiden, wird Ihr Onboarding schnell ablaufen und Ihnen helfen, den ROI schnell zu sehen.

Mit dem Analyseprodukt von Nitro können Sie deutlich zeigen, wie Sie Ihre Investition in Ihre digitalen Dokumentationstools maximieren, und es hilft Ihnen, die unternehmensweite Nutzung zu verbessern. Durch die Erfassung relevanter Daten können Sie die Nutzung aller Nitro-Produkte verfolgen, Engpässe beseitigen und Einsparungen automatisch berechnen. Sie beweisen ROI mit messbarer Produktivität.

Wir bei Nitro glauben, dass engagierter Kundensupport kein großes Ticket-Add-on sein sollte. Unser Team setzt sich für Ihren langfristigen Erfolg mit unserer Lösung ein, daher bleiben wir 24x7 verfügbar, um Ihnen mit allen Supportleistungen zu helfen, die Sie benötigen. Wir haben langjährige Erfahrung darin, Regierungsbehörden bei der Einführung digitaler Lösungen zu helfen, und unsere Experten sind bestrebt, alle Probleme so schnell wie möglich für Sie zu lösen.

Mit Nitro können Sie Arbeitsabläufe für die folgenden Dokumenttypen optimieren :

• Finanz- und Steuerunterlagen
• Zuschüsse und Kredite
• Genehmigungen und Lizenzierung
• Beschaffung
• Sozialdienste
• Fallmanagement
• Berichte
• Verträge & Vereinbarungen
• Legale Dokumente
• Arbeitsunterlagen
  

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie einen Partner für die digitale Transformation für Ihre Regierungsbehörde auswählen, laden Sie unser kostenloses eBook herunter.

Wir würden gerne mehr über die Ziele und Bedürfnisse Ihrer Agentur erfahren. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit Nitro auf um eine Demo unserer Lösungen zu sehen und zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.