Was ist PDF/A? Warum es wichtig ist und wie man es verwendet

In der digitalen Welt von heute wechseln die Menschen mehr als je zuvor Geräte, aktualisieren Anwendungen und experimentieren mit neuen Tools.

Da sich Ihre Technologie jedoch weiterentwickelt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Dokumente weiterhin zugänglich bleiben.

Wenn Sie Ihre PDFs jetzt zukunftssicher machen, ersparen Sie sich auf lange Sicht unnötige Zeit und Stress, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Dokumente genau so bleiben, wie Sie sie erstellt haben.

In diesem Artikel beantworten wir einige häufig gestellte Fragen zu PDF/A.

1. Was ist PDF/A?
2. Warum sollte ich mein Dokument PDF/A erstellen?
3. Wie werden PDF/A-Dateien verwendet?
4. Gibt es verschiedene Arten von PDF/A?

Portable Document Format Archive, oder einfach PDF/A, ist ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente sicherzustellen. Das bedeutet, dass Ihre PDF-Dokumente genauso aussehen, wie sie erstellt wurden, unabhängig von Software- oder Hardwareänderungen im Laufe der Zeit.

Im Gegensatz zu Standard-PDF-Dateien, die nicht für die Archivierung geeignete Elemente wie Multimedia-Komponenten, Schriftarten oder externe Referenzen enthalten, ist PDF/A eigenständig konzipiert. Es enthält spezifische Richtlinien und Anforderungen für Dokumentstruktur, Schriftarten, Farbräume, Metadaten und eingebettete Schriftarten. Es schreibt auch die Konformität mit bestimmten ISO-Standards vor.

Ganz gleich, ob Sie ein expandierendes Unternehmen, Student oder Unternehmer sind, die Erstellung von PDF/A-Dokumenten bietet viele Vorteile.

• Behalten Sie die Konsistenz bei: Ihre Dokumente werden genauso angezeigt, wie sie erstellt wurden, unabhängig von Software- oder Hardwareänderungen im Laufe der Zeit. 
• Verbesserung der Durchsuchbarkeit: PDF/A-Dokumente können indiziert und durchsucht werden, wodurch ihre Zugänglichkeit für zukünftiges Abrufen und Nachschlagen verbessert wird. 
• Erreichen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: In vielen Branchen ist die Verwendung von PDF/A für die Archivierung erforderlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Authentizität von Dokumenten sicherzustellen. 
• Barrierefreiheit verbessern: PDF/A-Standards umfassen Barrierefreiheitsfunktionen , die Dokumente auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich machen. 
• Risiko reduzieren: Durch die Archivierung von Dokumenten im PDF/A-Format können Unternehmen das Risiko von Datenverlusten reduzieren und so Geschäftskontinuität und Compliance gewährleisten. 

Hier sind einige gängige Beispiele dafür, wie verschiedene Branchen PDF/A-Dokumente nutzen können.

PDF/A gibt es in verschiedenen Varianten. Dies geschieht durch die Mischung verschiedener PDF/A-Standards und Konformitätsstufen, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben, um technologischen Fortschritten und Anwendungsfällen Rechnung zu tragen.

• Dies ist der am häufigsten verwendete und ursprüngliche PDF/A-Standard, der sicherstellt, dass das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments über die Zeit erhalten bleibt. Es ist auch am restriktivsten, da es weder JPEG 2000 noch Ebenen oder Anhänge unterstützt.
• Fehlende Funktionen: JPEG2000, Transparenz, Ebenen und Anhänge.
• Konformitätsstufen:

1. PDF/A-1a (Barrierefrei) ermöglicht unterstützten Technologien, die Barrierefreiheit einer PDF-Datei zu verbessern, indem Text und andere Elemente in einem barrierefreien Format bereitgestellt werden. Dies ermöglicht allen Benutzern den Zugriff auf Informationen. Ein Beispiel dafür, wie PDF/A-1a verwendet werden kann, ist ein Bildschirmlesegerät für Sehbehinderte. 
   
2. PDF/A-1b (Basic) wird zum Erstellen von Archivversionen von Dokumenten verwendet, damit diese genauso gerendert werden können wie beim Speichern. Es handelt sich um eine strengere Teilmenge der ISO-PDF-Spezifikation. 

Erfahren Sie in unserem, wie Sie PDF in PDF/A konvertieren –1a & 1b Benutzerhandbuch.

• PDF/A-2 baut auf PDF/A-1 auf und bietet zusätzliche Unterstützung für Farbräume, JPEG-2000 -Komprimierung und eingebettete Dateien sowie die Einführung von Transparenz. PDF/A-2 macht PDF/A 1 nicht überflüssig, was bedeutet, dass eine gültige PDF/A-1b-Datei die Überprüfung durch Software bestehen kann, die auf die Validierung von PDF/A2b oder PDF/A eingestellt ist -3b.
• Neue Funktionen: JPEG2000, Transparenz, Ebenen und Anhänge (nur andere PDF/A-Dateien).
• Konformitätsstufen:

1. PDF/A-2a (Accessible) baut auf der Struktur auf, die durch PDF/A-2u-Tags gebildet wurde, und erleichtert so die Suche und Wiederverwendung von Inhalten eines PDF-Dokuments. Ähnlich wie PDF/A-1 macht es Dokumente für Menschen mit Sehbehinderungen zugänglich.
   
2. PDF/A-2b (Basic) ist die minimale Konformität, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass ein PDF-Dokument visuell genauso gerendert werden kann wie bei der Erstellung.  
   
3. PDF/A-2u (Unicode) umfasst die gesamte Level-B-Konformität mit der zusätzlichen Anforderung, dass der gesamte Text im Dokument Unicode-Äquivalente aufweist, um sicherzustellen, dass der gesamte Text indiziert und angezeigt werden kann. 

Erfahren Sie in unserem, wie Sie PDF in PDF/A konvertieren –2a, 2b & 2u Benutzerhandbuch.

• Führt die Einbettung in eine PDF/A-Datei oder in Dateien in einem anderen Format (nicht nur in andere PDF/A-Dateien, wie in PDF/A-2 zulässig) ein, wodurch es für Dokumente geeignet ist, die Nicht-PDF-Anhänge enthalten müssen.
• Neue Funktionen: Anhänge (beliebiger Dateityp).
• Konformitätsstufen:

1. PDF/A-3a verbessert die Barrierefreiheit, ähnlich wie PDF/A 2a und PDF/A-1a. 
   
2. Es verfügt über eine hohe visuelle Integrität und gewährleistet die identische Anzeige eines PDF-Dokuments wie zum Zeitpunkt seiner Erstellung. 
   
3. PDF/A-3u ermöglicht die Durchsuchbarkeit von Texten und das Kopieren von Unicode-Text für digital erstellte PDF-Dokumente und solche, die mit optischer Zeichenerkennung (OCR) gescannt wurden. 

• Unterstützt die Archivierung ausfüllbarer Formulare durch Zulassen nicht statischer Inhalte in PDF-Dokumenten in Form von JavaScript. Dadurch können Informationen über die Werte oder die Logik eines interaktiven Formulars gespeichert und archiviert werden. Es vereinfacht auch die Handhabung digitaler Signaturen.
• Neue Funktionen: 3D-Modelle, Rich Media und 3D-Anmerkungen.
• Konformitätsstufen:

1. PDF/A-4e (Engineering) unterstützt 3D-Modelle, Rich Media und 3D-Anmerkungen sowie eingebettete Dateien. 
   
2. PDF/A-4f ermöglicht die Einbettung beliebiger Dateien. 

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Dezember 2020 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um aktualisierte PDF/A-Versionen widerzuspiegeln.