Lokale Behörden stehen unter dem Druck, ihre Betriebseffizienz zu steigern, eine digitale Transformation durchzuführen und den Budgetrahmen einzuhalten – ohne dabei ihre öffentliche Verantwortung und Compliance aufgeben zu müssen. Der Stadtrat von Shoalhaven im australischen Bundesstaat New South Wales spürte diesen zunehmenden Druck, als er versuchte, seine Dokumentenverwaltung und Genehmigungsprozesse über eine PDF-Lösung abzuwickeln und deshalb mit begrenzten Benutzerlizenzen jonglieren musste.
Der Rat übernahm daraufhin Nitro, um kosteneffiziente Initiativen zur digitalen Transformation zu unterstützen. Beim Local Government IT NSW Summit hatten wir die Ehre, zwei führende Vertreter des Shoalhaven City Council auf der Bühne begrüßen zu dürfen: Dane Hamilton und Dan Jones, IT Infrastructure & Service Delivery Manager. Dane und Dan erklärten, wie problemlos ihnen die Umstellung von ihrer alten Lösung auf Nitro gelang, welche Effizienzsteigerungen sie seit der Implementierung verzeichneten und wie sie dank Nitro die Abläufe in mehreren Abteilungen verbessern konnten.
Lesen Sie weiter, um die Höhepunkte aus dem Interview zwischen unserem VP of Sales (APAC) Michael Helder und Dane und Dan zu erfahren.
F: Welche Herausforderungen wollten Sie bewältigen, als Sie nach einer Lösung wie Nitro suchten?
A: Ursprünglich ging es um den Wert. Wir haben uns angesehen, wie wir unsere Signatur- und PDF-Lösung verwalten und haben festgestellt, dass wir auf eine bestimmte Anzahl von Benutzern beschränkt sind. Wir haben uns entschieden, den Markt zu erkunden, um zu sehen, was es sonst noch gibt. Wir waren der Meinung, dass es etwas mit deutlich besserer Funktionalität geben müsste – etwas, das uns dabei helfen könnte, die ständige Änderung der Benutzeranzahl zu umgehen. Auch wir waren zu dieser Zeit von COVID betroffen. Die meisten Organisationen, darunter auch unsere, haben die große Resignationszeit hinter sich und erlebten den Wechsel vieler Mitarbeiter ins Unternehmen und den Ausstieg aus dem Unternehmen. Während dieser Zeit war es eine große Herausforderung, die Sitze und Lizenzen zu verwalten.
F: Warum war Nitro die beste Wahl?
A: Wir haben nicht nur gesehen, dass es sich um einen voll funktionsfähigen PDF-Editor handelt, sondern auch, dass die Gesamtlizenzkosten im Vergleich zu Adobe viel geringer waren. Der Wegfall des laufenden Lizenzverwaltungsaufwands aufgrund der Standortlizenz war sehr attraktiv.
F: Wie sind Sie mit dem Änderungsmanagement umgegangen, als Sie mit der Implementierung von Nitro begonnen haben?
A: Wir waren besorgt über die Änderung und erwarteten, dass es eine Herausforderung werden würde, unsere Mitarbeiter mit ins Boot zu holen – insbesondere, weil ein Großteil der Arbeit der höheren Verwaltungsebene aus der Kombination von PDF-Dateien für Tagesordnungen, Protokollführung usw. bestand. Mit der Unterstützung durch Nitro waren wir jedoch sehr zufrieden. Wir haben zunächst ein Pilotprojekt durchgeführt und am Ende dieses Pilotprojekts eine Umfrage durchgeführt. Die maßgeblich am Prozess beteiligten Poweruser zeigten sich äußerst zufrieden und äußerten sich sehr positiv zum Produkt. Dadurch fiel mir die Entscheidung, weiterzumachen, leicht. Von da an haben wir die Lösung eingeführt und eine Reihe weiterer Schulungen und Webinare durchgeführt, um die Belegschaft bei diesem Wandel zu unterstützen. Ich denke, dass der bereitgestellte Support eine echte Stärke von Nitro ist.
Erfahren Sie mehr über Nitros vier Säulen für Ihren Erfolg in unserem Leitfaden zum Wechseln des PDF-Anbieters.
F: Wie hat Nitro aus IT-Sicht dazu beigetragen, den reibungslosen Übergang sicherzustellen?
A: Es war eine echte Erfolgsgeschichte. Nitro hat uns bei der Implementierung und einem Kommunikationsplan unterstützt. Von Anfang an hatten wir eine klare Strategie für die Zukunft. Durch kontinuierliche Schulungen und Unterstützung bei der Benutzerakzeptanz konnten wir den Plan tatsächlich umsetzen. Wir haben unsere Schulungen auch aufgezeichnet und sie den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, die die Schulung verpasst haben, sodass niemand ausgeschlossen wurde. Den Benutzern, die die Anpassung langsamer vornahmen, haben wir einfach mehr Schulungen angeboten. Nitro hat außerdem ein Self-Service-Lernportal mit Anleitungen bereitgestellt, mit dem sich die Akzeptanz ganz einfach verbessern lässt.
F: Wie trägt Nitro Ihrer Meinung nach jetzt zu Ihren allgemeinen Technologie- und Transformationszielen bei?
A: Nitro hat die Menschen definitiv effizienter gemacht – insbesondere bei kleineren Aufgaben. Früher mussten wir viel ausdrucken und manuell unterschreiben, aber Nitro hat mit der QuickSign- Funktionalität und der Nitro Sign-Option die Effizienz deutlich gesteigert.
Die unbegrenzten Standortlizenzen machten die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen sehr einfach. Wir haben Nitro als unseren Standard-PDF-Editor und -Reader, es ist also jetzt Teil unserer Standardbetriebsumgebung. Alle Benutzer erhalten es und alle erhalten die Premiumfunktionen. Dies hat uns viel Flexibilität verschafft und viele Möglichkeiten in einem PDF-Bearbeitungsprodukt eröffnet, die anderen Benutzern oder Mitarbeitern unseres Rates in unserem vorherigen System nicht zur Verfügung standen.
F: Gibt es Best Practices, die Sie mit Nitro entwickelt haben und die Sie anderen Räten vorschlagen könnten?
A: Der Customer Success Manager und die Änderungsunterstützung von Nitro haben wirklich dafür gesorgt, dass wir uns intern nicht zu viele Sorgen machen mussten. Ich würde andere Räte, die diesen Weg gehen möchten, ermutigen, diese zu nutzen. Sie waren bei unserer Implementierung super leistungsstark. Die Analysen zeigen auch den Fortschritt unserer Benutzerakzeptanz. Wir verwenden dieses Tool jetzt 600 Benutzer, bei unserer vorherigen Lösung waren es 200 .
Die fortlaufende Schulung hat die Akzeptanz bei den Benutzern erheblich verbessert. Es handelt sich um ein Produkt mit allen Funktionen, das einfach zu verwenden ist, und wir haben keine Probleme damit, dass unsere Mitarbeiter es derzeit verwenden. Wer es gelegentlich nutzt, besucht das Lernportal, um sich grundlegende Aufgaben anzueignen. Wir haben den empfohlenen Implementierungsplan von Nitro befolgt und das war ein echter Erfolg. Allein die Befolgung dieser Anleitung und die Nutzung der fortlaufenden Schulung haben zu einem solchen Erfolg geführt.
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