Dokumentenmanagement ist der Prozess oder das System zum digitalen Sammeln, Verfolgen und Speichern elektronischer Versionen von Papierdokumenten unter Verwendung von PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitalen Bildern.
Häufig in Form von Software hilft Dokumentenmanagement Unternehmen beim Übergang von traditionellen papierbasierten Prozessen und physischen Dokumenten-Workflows wie Aktenschränken zu effizienteren Verfahren wie SharePoint Online, die Kosten optimieren und Zeit sparen.
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Im 2022 Productivity Report von Nitrogaben 50 % der Befragten an, dass sie seit Beginn der Pandemie weniger physische Dokumente und papierbasierte Prozesse verwenden.
Da Unternehmen Initiativen zur digitalen Transformation beschleunigen und papierlos werden, ist ein System zum Speichern, Organisieren und Verwalten von Hunderten, Tausenden und manchmal Millionen von elektronischen Dokumenten unerlässlich, um ein Durcheinander oder Datenverlust zu vermeiden. Noch wichtiger kann die Zusammenarbeit mit einem Dokumentenmanagement-Experten sein, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Prozesse erfolgreich optimieren und Ihr Unternehmen digital transformieren.
Hier sind einige der entscheidenden Vorteile eines umfassenden digitalen Dokumentenmanagements:
Einfachere Indizierung
Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements erleichtert das Suchen und Abrufen von Dokumenten, hilft Ihnen, bei der Sache zu bleiben und wertvolle Zeit zu sparen.
Versionskontrolle
Die Dokumentenverwaltung bietet einen vollständigen Dokumentenverlauf und hilft Ihnen so bei der Kontrolle der Versionen. Es skizziert jeden Übergang und jede Überarbeitung, die ein Datensatz durchlaufen hat, und gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie das Dokument in seinen aktuellen Zustand kam und warum es so aussieht, wie es jetzt aussieht.
Mehr Sicherheit
Die Möglichkeit, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte über die elektronische Dokumentenverwaltung zu verwalten, erhöht die Sicherheit und hilft Ihnen, vertrauliche Informationen zu schützen.
TIPP: Ein Dokumentenmanagement-Prozess kann auch eSignaturenintegrieren – eine sichere, computergestützte und rechtsverbindliche Methode, um handschriftliche Unterschriften zu ersetzen. eSigning ist eine weitere große, vorteilhafte Möglichkeit, papierlos zu werden.
Prüfpfade
Audit-Trails geben Ihnen einen Einblick, wer in jedem Schritt seiner Entwicklung Änderungen am Dokument vorgenommen hat, und verbessern so Ihre Qualitätskontrolle.
Beginnen Sie mit der digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente
Jedes Unternehmen, das Dokumentation erstellt oder sich darauf verlässt, unabhängig von der Branche, benötigt einen robusten Managementprozess für diese Dokumentation. Berge von Papier nützen Ihnen nichts, wenn Sie nicht auf das zugreifen können, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen.
Der nächste Schritt, um Ihre Dokumentenbibliothek in den Griff zu bekommen, ist die Implementierung einer digitalen Dokumentenverwaltungslösung wie SharePoint, Azure IP oder iManage.
Mit einem neuen elektronischen Dokumentenverwaltungssystem benötigen Sie eine PDF-Technologie, die effizient damit arbeitet. Hier kann Nitro helfen.
Mehr Produktivität und wenige Papier durch Nitro
Die Nitro-Produktivitätsplattform lässt sich in Ihre SharePoint-, Azure IP- oder iManage- Sites integrieren, sodass alle Ihre Dokumente an einem einzigen Ort aufbewahrt werden und gleichzeitig eine End-to-End-eSigning-Funktionalität bereitgestellt wird.
Mit diesem einfachen Tool können Sie die Produktivität durch optimierte Prozesse steigern und das Problem doppelter Datensätze an mehreren Standorten beseitigen.
Sind Sie bereit, papierlos zu werden und digitales Dokumentenmanagement zu nutzen?
Kontaktieren Sie uns noch heute , um eine Demo einzurichten und zu erfahren, wie die Produktivitätsplattform von Nitro Ihnen bei der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe helfen kann.