Warum elektronische Signaturen in der Dokumentenwirtschaft schnell zu einer Notwendigkeit werden

Als die Welt von einer Pandemie heimgesucht wurde und Häuser über Nacht zu Büros wurden, wurde den Unternehmen schnell klar, dass sich die Art und Weise ändern musste, wie Dinge früher erledigt wurden, wenn sie weitermachen sollten. Da die Produktivität stabil blieb und in vielen Fällen während der COVID sogar gestiegen ist, wissen wir, dass Unternehmen in der Lage waren, viele ihrer papierbasierten Prozesse anzupassen und zu digitalisieren, um ihnen zu helfen, ihre Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.

Diese Digitalisierung wurde zu einem großen Teil durch elektronische Signaturen ermöglicht. Wenn sie sie nicht bereits verwenden würden, begannen Unternehmen schnell, elektronische Signaturen zu ihren Toolkits hinzuzufügen, damit sie ihr Geschäft weiterführen konnten. Wir haben gesehen, dass die Nutzung von eSigning in2021 über60% gestiegen ist2020. Die Vorteile, die Unternehmen durch die Einführung elektronischer Signaturen erzielen können, liegen auf der Hand — mehr Effizienz, bessere Benutzererfahrung, Compliance und Nachhaltigkeit sind nur einige davon.

Allzu oft können Geschäftsprozesse schnell zu zeitaufwändigen Albträumen voller mühsamem Papierkram werden. Anstatt produktiv zu sein, wird Zeit damit verschwendet, Unterschriften aufzuspüren und sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Die Einführung elektronischer Signaturen kann die Bearbeitung und Fertigstellung von Dokumenten beschleunigen, sodass Benutzer in Sekunden anmelden und Transaktionen innerhalb von Minuten abschließen können. Im Durchschnitt können elektronische Dokumente 80% schneller abgeschlossen werden als Papierdokumente. Das bedeutet, dass Genehmigungen empfangen, Verträge abgeschlossen und Geschäfte einfacher und schneller als je zuvor und ohne Fehler abgeschlossen werden können.

Angesichts der Bedeutung von Erfahrung — 86% der Käufer zahlen mehr für ein besseres Kundenerlebnis — können Unternehmen sehr davon profitieren, wenn sie es den Kunden so einfach machen, mit ihnen Geschäfte zu machen. Elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente überall und überall zu signieren. Sie können das Geschäft extrem komfortabel gestalten, indem sie es Kunden ermöglichen, sich von unterwegs zu jeder Zeit anzumelden, mit jedem Gerät, das sie zur Hand haben, um in wenigen Augenblicken das zu tun, was sie tun müssen. Das ist die Art von Erfahrung, die die Zufriedenheit, die Kundenbindung und sogar die Verkaufschancen verbessern kann.

In den letzten Jahren haben die meisten Länder weltweit Gesetze und Vorschriften verabschiedet, die die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen anerkennen und sie für rechtsverbindlich halten. Das bedeutet, dass sie wie jedes andere unterschriebene Papierdokument vor jedem Gericht stehen können. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die Lösung für elektronische Signaturen allen relevanten Vorschriften entspricht und die Sicherheits- und Authentizitätsstandards einhält, die für ihre Verwendung gelten, sodass sie zur Rationalisierung und Vereinfachung einer beliebigen Anzahl von Anwendungsfällen verwendet werden kann — Vertrieb, Finanzen, Personalwesen, Betrieb, Beschaffung und Recht.

Elektronische Signaturen können einen großen positiven Einfluss auf unsere Umwelt haben. Zusätzlich zu den offensichtlichen Vorteilen, die der Ersatz von Papierverfahren durch digitale Verfahren mit sich bringt — weniger Papier, Toner und Versandkosten — kann die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren, auch die Notwendigkeit von Reisen minimieren (und manchmal sogar ganz überflüssig machen). Darüber hinaus kann es einen weiteren Nutzen haben, indem es den Bedarf an physischer Archivierung und den damit verbundenen Verbrauch (Papier und Immobilien) reduziert, ganz zu schweigen von dem zusätzlichen Vorteil, Dokumente jederzeit online verfügbar und von überall zugänglich zu machen.

Angesichts all dieser Vorteile ist es keine Überraschung, dass die Ausgaben für eSigning-Lösungen weltweit voraussichtlich mit einer jährlichen Wachstumsrate von steigen werden26. 6% im nächsten Jahrzehnt,2021 -2030 in $12,721. 4 Millionen. Tatsächlich wird erwartet, dass die Erhöhung der IT-Budgets stetig zunehmen wird, um sicherzustellen, dass Unternehmen angesichts des anhaltenden Wandels flexibler und widerstandsfähiger sind. Tools, wie elektronische Signaturen und PDF-Lösungen, werden definitiv Teil der Mischung sein — fast die Hälfte der Arbeitnehmer gab an, mit einer dieser Lösungen etwas oder viel produktiver zu sein.

Angesichts dessen, was auf dem Spiel steht, ist es wichtig, die Lösung zu wählen, die Ihrem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bietet.

Um zu erfahren, wie eine Lösung für elektronische Signaturen bewertet wird, lesen Sie den „Ultimativen Leitfaden für elektronische Signaturen“. Es wird Ihnen alles sagen, was Sie über elektronische Signaturen wissen wollen, und es wird Ihnen eine Checkliste geben, anhand derer Sie sicherstellen können, dass die von Ihnen gewählte Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist.