Warum „High Trust“ die neue Regel für eSignaturen ist

In der sich entwickelnden digitalen Landschaft von heute, in der die meisten Geschäfte online abgewickelt werden, machen sich Unternehmen zunehmend Sorgen über Cyberkriminalität und Betrug. Die Menschen geben sich nicht mehr physisch die Hand, wenn sie einen Vertrag unterzeichnen, sodass der Aufbau von Vertrauen bei Kunden und Anbietern durch elektronische Transaktionen erfolgt. Dazu gehört das Signieren rechtsverbindlicher Dokumente durch sichere elektronische Signaturen.

Jede elektronische Signatur, die Ihr Unternehmen verarbeitet, ist auf unterschiedliche Weise für das Unternehmen wichtig. Einige Dokumente sind jedoch außerordentlich wichtig und könnten, wenn sie nicht unter Berücksichtigung von Sicherheit und Compliance elektronisch signiert werden, Sie möglicherweise vor Gericht bringen oder das Unternehmen durch entgangene Geschäfte große Geldsummen kosten. Das Problem ist, dass viele Unternehmen alle eSignatur-Lösungen und -Prozesse gleich behandeln, was zu ungünstigen Ergebnissen und rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Obwohl elektronische Signaturen allen Organisationen zugute kommen können, kann es sich nicht um einen „one-size-fits-all“-Ansatz handeln.

Wir bei Nitro bieten „High-Trust“ eSigning und glauben, dass dies die Zukunft elektronischer Signaturen ist. Viele Länder haben bereits Vorschriften und höhere Standards der eSign-Compliance verabschiedet oder arbeiten derzeit an deren Umsetzung. Hohes Vertrauen ist mehr als ein Begriff; Es stellt die wichtigsten Säulen der eSign-Sicherheit und -Compliance dar, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte, unabhängig davon, welche Lösung verwendet wird.

Eine sichere E-Signatur-Lösung, die hohe Vertrauensstandards erfüllt, kombiniert mehrere Schutzebenen, darunter:

Wenn Sie wegen eines Dokumentenstreits vor Gericht landen, müssen Sie nachweisen, dass das Dokument rechtsverbindlich ist. Ihre eSign-Lösung sollte:

• ein elektronisches Siegel anbringen, um zu bestätigen, dass das Dokument nicht manipuliert wurde
• Nachweis erbringen, dass die Identität des Unterzeichners ordnungsgemäß verifiziert wurde
• Stellen Sie sicher, dass die Datei im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt wurde

Viele Branchen und Länder haben strenge Vorschriften, die alle elektronischen Signaturen erfüllen müssen. Um die Einhaltung zu gewährleisten, sollte eine E-Signatur-Plattform die strengsten internationalen Anforderungen erfüllen und sich nahtlos in Identitätsprüfungs- und Authentifizierungsdienste von Behörden und Drittanbietern integrieren lassen.

Betrug tritt normalerweise auf, wenn ein Unterzeichner sich falsch ausgibt oder ein Dokument nach dem Unterschreiben manipuliert. Um Betrug zu reduzieren und sichere elektronische Signaturen zu gewährleisten, sollten Plattformen mehrere Ebenen der Identitätsprüfung anbieten, manipulationssichere Technologie verwenden und integrierte Audit-Trails bereitstellen, um alle Empfängerinteraktionen zu verfolgen und aufzuzeichnen.

Dokumente und Vereinbarungen von hohem Wert oder wenn ein hohes Streitrisiko besteht, erfordern zusätzliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass elektronische Signaturen sicher und rechtsverbindlich sind. Bestimmte Länder und Branchen haben auch spezifische Compliance-Anforderungen, und es kann für Unternehmen kompliziert und überwältigend werden, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, mit einem erfahrenen Softwareanbieter zusammenzuarbeiten, der sich auf vertrauenswürdige, sichere elektronische Signaturen spezialisiert hat.

Mit einer verstreuten Belegschaft und mehr Online-Prozessen sehen sich Unternehmen zunehmend mit Situationen konfrontiert, in denen hohes Vertrauen von entscheidender Bedeutung ist, insbesondere wenn Sie ein Dokument mit jemandem unterschreiben, den Sie noch nie persönlich getroffen haben und zu dem Sie kein grundlegendes Maß an Vertrauen haben.

Es gibt viele Anwendungsfälle, in denen hochgradig vertrauenswürdige elektronische Signaturen benötigt werden und wertvoll sind. Hier sind ein paar:

Finanzdienstleistungsunternehmen , die mit risikoreichen Geldtransaktionen und Überweisungen zu tun haben, benötigen vertrauenswürdige, sichere elektronische Signaturen mit Identitätsprüfung. Ein häufiger Anwendungsfall für Finanzdienstleister und Investmentorganisationen ist KYC (Know Your Client/Customer), um die Identität eines Kunden zu überprüfen, Betrug oder illegale Aktivitäten zu verhindern und/oder ihn digital an Bord zu nehmen, z. B. um ein neues Bank- oder Kreditkartenkonto zu erstellen.

Arbeitgeber , die Unterschriften von Neueinstellungen überprüfen möchten. Früher führten Unternehmen persönliche Vorstellungsgespräche und Mitarbeiter arbeiteten vor Ort. Heutzutage werden neue Mitarbeiter nicht immer persönlich getroffen, bevor sie Zugang zu privilegierten Systemen und Datenbanken erhalten, was bedeutet, dass ein höheres Maß an Identitätsprüfung erforderlich ist, um Betrug vorzubeugen.

Globale Unternehmen, die an verschiedenen geografischen Standorten oder Branchen mit spezifischen Vorschriften für elektronische Signaturen tätig sind oder Geschäfte tätigen. Damit ein Dokument rechtsverbindlich ist, muss es den höchsten Compliance-Standard erfüllen, was die Komplexität und den Bedarf an einer vertrauenswürdigen, sicheren eSign-Lösung erhöht.

Damit ein Vertrag beispielsweise in der EU rechtsverbindlich ist, muss er bestimmte Identitätsprüfungsverfahren durchlaufen. Dieser Prozess ist jedoch in Nordamerika möglicherweise nicht erforderlich. Schließt ein Unternehmen mit Hauptsitz in Paris einen Vertrag mit einem kalifornischen Unternehmen ab, muss das Dokument die strengeren EU-Standards erfüllen. Wenn dies nicht der Fall ist, ist das Dokument nicht rechtlich bindend, und das in Paris ansässige Unternehmen kann den Vertrag möglicherweise ohne Konsequenzen brechen. Häufig gelten Vorschriften sowohl für die Standorte der Unterzeichner als auch für den Firmensitz . Remote- und hybride Arbeitsprozesse werden dadurch noch komplizierter.

Hochgradig vertrauenswürdige elektronische Signaturen können einen langwierigeren Workflow-Prozess erfordern und zusätzliche Kosten verursachen. Wenn Dokumente nur zu zeremoniellen Zwecken signiert werden müssen, ist der Prozess der hohen Vertrauenswürdigkeit nicht erforderlich. Mitarbeiter und Kunden können auch schnell frustriert sein, wenn zusätzliche Schritte erforderlich sind, die nicht für jedes einzelne Dokument erforderlich sind.

Was meinen wir mit „zeremoniellem“ Wert? Zum Beispiel ein fest angestellter Mitarbeiter, der seine Leistungsbeurteilung offiziell unterschreiben muss. Dieses Dokument erfordert wahrscheinlich keine zusätzliche Identitätsprüfung für den Unterzeichner und wird nicht in ein Gerichtsverfahren verwickelt. Während Sie beim Unterzeichnen eines Vertrags mit einem neuen Anbieter, den Sie online gefunden haben, möglicherweise eine hochgradig vertrauenswürdige und sichere elektronische Signatur wünschen, benötigen Sie möglicherweise nicht denselben Prozess, wenn Sie Ihren Vertrag mit dem Unternehmen verlängern, das in den letzten zwei Jahren jeden Tag zur Verfügung gestellt wurde Dienstleistungen für das Büro.

Denken Sie bei der Bestimmung, ob ein Dokument den Prozess der hohen Vertrauenswürdigkeit benötigt, an die 3 -Säulen.

• Muss die eSignatur einer bestimmten Compliance-Vorschrift entsprechen?
  
• Befürchten Sie, dass das Dokument vor Gericht landen könnte?
  
• Kennen Sie die Person oder Personen, die das Dokument unterschreiben, persönlich?

Wenn Sie eine eSignatur nur zur Beschleunigung des Prozesses verwenden und die Unterschrift zeremoniell ist, sollten Sie die schnellstmögliche und einfachste digitale Signaturmethode verwenden.

Viele eSignatur-Plattformen bieten entweder einen sehr vertrauenswürdigen und sicheren eSign-Prozess für alle Dokumente oder bieten dieses Maß an Sicherheit und Verifizierung überhaupt nicht. Nitro ist einzigartig in seiner Flexibilität, die es Unternehmen ermöglicht, das Sicherheits- und Überprüfungsniveau zu wählen, das für jedes Dokument erforderlich ist, damit das Unternehmen den produktivsten, konformsten und kostengünstigsten Ansatz für elektronische Signaturen erreicht.

Wenden Sie sich an unsere Experten , um mehr über vertrauenswürdige elektronische Signaturen zu erfahren. Sie können auch eine Demo vereinbaren oder eine kostenlose Business-Pilot-Testversion starten, um zu erfahren, wie Nitro in Ihre Workflows für Compliance und Sicherheit passt.