Der Stadtrat der Stadt Vincent hat seinen Sitz in der Metropolregion Perth in Westaustralien und bietet eine breite Palette kommunaler Dienstleistungen an, von strategischer Planung bis hin zu Sport und Freizeit. Das kleine IT-Team der Stadtverwaltung ist für die Unterstützung aller Servicebereiche verantwortlich, was einen hohen Verwaltungsaufwand darstellen kann. Die Stadtverwaltung nutzte Adobe® Acrobat® Pro für alle Aktivitäten zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten, doch das Tool hatte seine Nachteile. Die hohen Kosten und der komplizierte Lizenzierungsprozess führten dazu, dass nur 50 bis 70 der 300 Desktop-Mitarbeiter des Rates Zugriff auf die Software hatten. Da die Preise drastisch steigen würden, suchte der Rat nach einem Alternativprodukt, das die gleichen Funktionen wie Adobe bieten könnte, jedoch einer größeren Benutzerbasis zur Verfügung steht. Angesichts der begrenzten IT-Ressourcen war es von entscheidender Bedeutung, eine Lösung zu finden, die mit minimalen Unterbrechungen eingeführt werden konnte.

Die Stadt Vincent hat die Hilfe von Insight, einem führenden IT-Wiederverkäufer und Lösungsintegrator, in Anspruch genommen, um einen PDF-Anbieter zu finden, der es ihr ermöglichen würde, mehr Einzelpersonen zu unterstützen und dabei Geld zu sparen. Anschließend arbeitete Insight eng mit dem Nitro-Team zusammen, um einen detaillierten Demo-, Pilot- und Evaluierungsprozess zu planen, der auf die Bedürfnisse und Ziele des Rates abgestimmt war. Zuvor konnte die Stadt Vincent nur 10% bis20% ihrer Desktop-Mitarbeiter PDF-Bearbeitungsfunktionen bereitstellen. Aber mit dem niedrigeren Preis und den flexiblen Lizenzvereinbarungen von Nitro können sie 500% mehr Mitarbeitern mit den Dokumentenproduktivitätstools ausstatten, die sie benötigen. Peter Ferguson, Executive Manager ICT der Stadt Vincent, erklärt: „Mit Nitro sehen wir das Potenzial, die Abdeckung auf 100% der Benutzer auszuweiten, sodass es eher zu einer zentralen Betriebssoftware als zu einem Spezialtool wird.“ Um sicherzustellen, dass der Wechsel von Adobe reibungslos verlief, stellte Nitro der Stadt Vincent einen sorgfältig durchdachten Übergangsprozess und professionelle Unterstützung beim Änderungsmanagement zur Verfügung. Dazu gehörte ein maßgeschneiderter Kommunikationsplan, der auf Erkenntnissen aus Pilotbefragungen zur Markteinführung basierte.