Wie man ein PDF auf dem Mac annotiert

Manchmal müssen Sie keine direkten Änderungen an einem PDF vornehmen, aber Sie müssen einige Notizen hinterlassen.

Die Werkzeugleiste „Markup“ ist eine gute Lösung für ein Team, das gemeinsam an einem PDF arbeiten muss. Aber wie können Sie ein PDF mit anderen Tools annotieren, die die Zusammenarbeit noch einfacher machen? Schauen wir uns die spezifischen Schritte unten an.

Beginnen wir damit, eine Annotation zu definieren. Dies ist jede Art von Notiz, Objekt oder Hervorhebung, die das PDF zu Ihrer Referenz ergänzt. Die offensichtlichste Art der Annotation besteht einfach darin, eine textuelle Notiz zu einem PDF hinzuzufügen, genauso wie Sie einen Kommentar in Word oder einem Google-Dokument hinzufügen könnten. So machen Sie es.

• Öffnen Sie Nitro PDF Pro für Mac. Klicken Sie auf die Abwärtstaste neben der Annotieren-Schaltfläche, um die Werkzeugleiste zum Annotieren Ihres Dokuments anzuzeigen.
• Wählen Sie das Text-Werkzeug aus.
• Sie haben jetzt die Möglichkeit, ein Textfeld einzufügen.

• Sie haben hier zwei Optionen. Klicken Sie irgendwo auf die Seite, um ein Textfeld einzufügen. Sie werden feststellen, dass sich das Feld automatisch erweitert, um den eingegebenen Text aufzunehmen, wenn Sie anfangen zu tippen. Oder Sie können klicken und ziehen, um ein Textfeld mit einer bestimmten Größe zu erstellen. In diesem Fall wird die Software den Text an die Größe des Feldes anpassen.

Dies ist eine einfache Möglichkeit, Text direkt zu Ihrem PDF hinzuzufügen. Aber bedenken Sie, dass Sie möglicherweise stattdessen eine Notiz einfügen möchten, wenn Sie nicht mit dem Text selbst interferieren wollen.

Eine Notiz wird mit einem zusammenklappbaren Textfeld geliefert, mit einer kleinen Anzeige im PDF, dass es eine zu lesende Notiz gibt. Dies ist großartig für jeden, der ein PDF teilen möchte, ohne den Inhalt zu stören. Interessierte Leser können Ihre Annotationen überprüfen, ohne dass diese Annotationen viel leeren Raum im PDF einnehmen. So fügen Sie sie Ihrem Dokument hinzu.

• Öffnen Sie erneut Nitro Sign. Klicken Sie auf die Abwärtstaste neben der Schaltfläche Annotieren, um die Werkzeugleiste zum Annotieren Ihres Dokuments anzuzeigen.
• Wählen Sie das Werkzeug Notizen anstelle des Werkzeugs Text aus.
• Mit dem aktivierten Werkzeug Notizen können Sie jetzt auf das PDF klicken, wo Sie Ihre Notiz platzieren möchten. (Keine Sorge; Sie können die Position der Notiz später jederzeit ändern, einfach durch Klicken und Ziehen.) Die Notiz wird als kleines Symbol eingefügt, das an ein zusammenklappbares Textfenster angehängt ist. Jeder, der die Notiz lesen möchte, kann einfach das Fenster aufklappen und lesen.
• Es liegt an Ihnen, ob Sie die Notiz verstecken (d.h. sie zusammengeklappt lassen) oder sie offenbaren (d.h. sie aufgeklappt lassen) wollen. Das ist eine stilistische Wahl Ihrerseits.
• Wenn Sie den Namen auf der Notiz anpassen müssen, gehen Sie zu Voreinstellungen > Bearbeiten > Name und bearbeiten Sie den Autor der Notiz.

Natürlich ist einer der besten Gründe für die Verwendung von Annotationen, wenn Sie das Dokument teilen und zusammenarbeiten, wie es aussehen sollte.

Das Kommentieren-Werkzeug ist eine nützliche Möglichkeit, auf die Entwicklung eines PDFs zu reagieren, ohne zu interferieren. Es wird auch allen helfen, auf dem gleichen Stand zu bleiben, da sie wissen, wer was kommentiert und was getan werden muss, um das endgültige PDF zu korrigieren.

• Wiederholen Sie den ersten Schritt oben: Klicken Sie auf die Abwärtstaste neben Annotieren in der Werkzeugleiste, um die entsprechenden Werkzeuge anzuzeigen.
• Wählen Sie diesmal das Werkzeug Kommentare aus.
• Mit dem aktivierten Kommentieren-Werkzeug klicken Sie an die Stelle auf der Seite, an der Sie Ihren Kommentar platzieren möchten. Klicken und ziehen Sie, um den Kommentar zu dimensionieren, wenn Sie ihn platzieren; dies kann ein wenig Anpassung erfordern, um sich daran zu gewöhnen, wie es funktioniert.
• Mit Ihrem Kommentar im PDF können Sie über den Text tippen. Voila! Ihr Kommentar wird direkt eingefügt.

Eine weitere Anmerkung: Wenn Sie das Bearbeiten- oder Text auswählen-Werkzeug verwenden, können Sie trotzdem einen Kommentar durch Doppelklick darauf bearbeiten. Sie müssen nicht immer mit dem Kommentieren-Werkzeug arbeiten, um Kommentare zu bearbeiten, die Sie bereits platziert haben.

Es wird irgendwann darauf hinauslaufen: Sie müssen in einem PDF auf ein Problem hinweisen (höflich, natürlich), um auf etwas aufmerksam zu machen. Es ist einfach genug, das in Online-Kollaborationstools zu tun; warum sollte es nicht auch einfach sein, dies in einem PDF zu tun? Mit Nitro Sign kann es so gehen:

• Innerhalb von Nitro wiederholen Sie denselben Schritt in den anderen Prozessen, indem Sie auf die Abwärtstaste neben dem Annotieren-Button klicken, um die Werkzeuge anzuzeigen.
• Wählen Sie das Aufruf-Werkzeug aus.
• Klicken Sie, wie zuvor, auf die Stelle auf der Seite, an der Sie Ihre Aufruf-Textbox platzieren möchten.
• Platzieren Sie den Aufruf. Sie können nun klicken und ziehen, um die Größenmarken zu Ihrer Spezifikation anzupassen.
• Klicken und ziehen Sie die Endpunkte, um die Betrachter zur „Leitlinie“ zu führen. Dadurch wird ein Pfeil zu dem spezifischen Standort auf der Seite erstellt, über den Sie sprechen.
• Wenn Sie den Anruf bearbeiten müssen, wählen Sie das Bearbeiten Werkzeug und klicken Sie auf den Aufruf. Sie können das Bearbeiten-Werkzeug verwenden, um die Box, die Sie erstellt haben, neu zu positionieren oder zu ändern.

Was passiert, wenn Sie einen Aufruf platziert haben, aber ihn bewegen müssen?

• Deselektieren Sie den Aufruf. Sie können dies ganz einfach tun, indem Sie überall auf der Seite klicken.
• Wenn Sie die Befehl-Taste gedrückt halten, während Sie das Bearbeiten-Werkzeug verwenden, können Sie jetzt den gesamten Hinweis an einen anderen Ort ziehen. Hinweis: Ihr Hinweis wird so erhalten bleiben, wie Sie ihn geschrieben haben; Sie bewegen ihn einfach.
• Lassen Sie die Befehl-Taste los, um ihn zu platzieren. Sie können jetzt die einzelnen Komponenten des Hinweises bearbeiten, so wie Sie es zuvor konnten.

• Manchmal können Sie Ihr Feedback nicht angemessen in schriftlichen Worten ausdrücken. Es kann für Sie einfacher sein, einfach eine Audiodatei von sich selbst hochzuladen, in der Sie über das Problem sprechen, und diese im PDF zu belassen. Wenn das der bessere Weg ist, um es zu tun, hier ist, was Sie wissen sollten:
• Wenn Sie eine Datei vorab aufnehmen möchten, tun Sie dies jetzt. Erinnern Sie sich, wo Sie diese Datei auf Ihrem Mac gespeichert haben.
• Innerhalb von Nitro Sign klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Annotieren, um die Symbolleiste, wie zuvor, anzuzeigen.
• Wählen Sie das Audio-Werkzeug aus.
• Klicken Sie auf eine bestimmte Seite innerhalb Ihres PDFs – hier ist der Ort, an dem Sie die Audiodatei platzieren werden.
• Ein Menü erscheint. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Roten Aufnahmebutton zu verwenden, um sich jetzt aufzunehmen, oder Sie können eine Audiodatei verwenden, die bereits aufgenommen wurde. Wählen Sie Ihre Option.

Dies wird eine Audio-Dateiannote neben der entsprechenden Seite erstellen. Von nun an können Personen, die an dem PDF zusammenarbeiten, das Feedback hören, das Sie hinterlassen haben.

• Doppelklicken Sie auf das Werkzeug, um es „einzuschließen“. Damit können Sie kontinuierlich mit dem Werkzeug arbeiten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie wissen, dass Sie in einer Arbeitssitzung viele Notizen machen müssen, zum Beispiel. Wenn Sie das Werkzeug entsperren möchten, klicken Sie auf Bearbeiten oder verwenden Sie Befehl + 2. Sie können diese Funktion auch in Präferenzen besuchen, wenn Sie sie deaktivieren möchten. Für Personen, die in einer Sitzung viele Rückmeldungen zu einem PDF hinzufügen, kann das Feststellen des Werkzeugs eine nützliche Herangehensweise sein.
• Verwenden Sie ein Hinweismodul, wenn Sie etwas Spezifisches im Sinn haben. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie eine Anmerkung auf einem PDF hinzufügen, wenn Sie ein spezifisches Problem hervorheben möchten. Fügen Sie kein Textfeld hinzu und sagen Sie "In einer dieser Zeilen sollten wir es ändern...", denn das ist nicht spezifisch genug. Nutzen Sie stattdessen das Hinweis-Werkzeug, wenn Sie dies tun. Das ist im Grunde genommen wie mit dem Finger auf das PDF zu zeigen. Dies hilft, Verwirrung bei jedem zu reduzieren, der Ihre Anmerkungen zum ersten Mal überprüft.

Bereit, das Beste aus Ihren Anmerkungen mit PDFs zu machen? Dann ist es Zeit, die Software zu verwenden, die es so einfach wie möglich macht. Wir empfehlen Ihnen, sich für eine kostenlose Testversion von Nitro PDF Pro für Mac anzumelden, um alles zu erleben, was die Software für PDFs im digitalen Zeitalter tun kann.