So erstellen Sie ein PDF auf einem Mac

„Schicken Sie mir einen Vertrag.“ Wenn Sie ein neues Unternehmen sind und gerade das Herz eines neuen Kunden gewonnen haben, kann es einschüchternd sein, so etwas zu hören. Sie wissen nicht unbedingt, wie man einen Vertrag erstellt, geschweige denn alles regeln, was dazu gehört, ein PDF zu erstellen, das zwei Parteien unterschreiben können.

Zum Glück ist die PDF-Erstellung viel einfacher, als Sie sich vorstellen können. Entweder Sie erstellen ein PDF von Grund auf oder arbeiten Sie mit einem vorhandenen Dokument, Sie werden feststellen, dass es mit einem Mac viel intuitiver ist — solange Sie die richtige Software bereit haben. Folgendes müssen Sie tun.

Die erste Option besteht darin, ein leeres PDF von Grund auf neu zu beginnen. Möglicherweise ist dies die einfachste Option, weil es bedeutet, dass Sie nichts tun müssen, außer den von Ihnen ausgewählten PDF-Editor zu öffnen (in diesem Fall empfehlen wir Nitro PDF Pro für Mac) und loszulegen. Folgendes müssen Sie wissen.

• Wählen Sie Datei —> Neu —> Leeres Dokument, wenn Sie es aus dem oberen Menü auswählen.
• Dadurch wird das Fenster „Neue Seite“ geöffnet. Sie werden feststellen, dass Sie die Seitenausrichtung wählen können. Standardmäßig werden Sie sehen, dass „Leere Seite“ ausgewählt ist. Sie können hier auf „Auswählen“ klicken, wenn Sie möchten, oder tippen Sie einfach auf die Retur-/Enter-Taste, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
• Wenn Sie eine neue leere Seite in das PDF einfügen möchten, wählen Sie Bearbeiten — Leere Seite> einfügen. (Befehl+Wahltaste + B). Oder Sie können eine Miniaturansicht einer Seite aus einem geöffneten PDF ziehen und dort ablegen.
• Wählen Sie Datei —> Duplizieren oder Datei —> Speichern unter, wenn Sie bereit sind, der PDF-Datei einen Namen zu geben.

Ein Hinweis zur Seitenausrichtung: Welchen Papierstil und welche Ausrichtung Sie auch immer beim Starten dieser Datei auswählen, sie bleiben während der gesamten Bearbeitungssitzung die Standardausrichtung.

Sie können diese Option auch umgehen, indem Sie erneut „Bearbeiten“ -> „Leere Seite einfügen“ auswählen. Wenn Sie bereits im Dokument vorhandene Papierstile doppelt verwenden möchten, kopieren und fügen Sie sie einfach ein.

Von hier aus haben Sie ein leeres PDF, mit dem Sie arbeiten können. Die Verwendung von Software wie Nitro PDF Pro für Mac bietet Ihnen einige Optionen für die Eingabe von Informationen — oft auch aus anderen PDF-Dateien, wenn Sie möchten. Sie haben zum Beispiel die Optionen für:

• Löschen Sie bestehende PDF-Seiten in die neue PDF-Datei. Dies ist wichtig, wenn Sie ein Dokument erstellen möchten, das teilweise auf vorhandenen Dateien basiert, aber dennoch wichtige neue Informationen eingeben müssen, die für die spezifische Person oder Firma, mit der Sie zusammenarbeiten, relevant sind.
• Bearbeitung von PDF-Dateien. Während Sie Ihr neues Dokument erstellen, müssen Sie möglicherweise Änderungen vornehmen. Umgekehrt können Sie eine PDF-Seite einfügen, die bearbeitet werden muss, damit sie dem Rest des Dokuments entspricht, das Sie gerade erstellen. Mit Nitro PDF Pro für Mac wird es Ihnen leicht fallen, die PDF-Bearbeitung durchzuführen, um diese Änderungen schnell zu bearbeiten.

Was passiert, wenn Sie nur ein einseitiges PDF-Dokument benötigen? Noch einfacher. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

• Fügen Sie mit Bearbeiten — Leere Seite> einfügen eine Seite in Ihr PDF ein. (Befehl+Wahltaste + B). Wie oben, können Sie auch eine Miniaturansicht einer Seite aus einer geöffneten PDF-Datei ziehen und sie direkt in das neue Dokument einfügen.
• Wenn Sie bereit sind, verwenden Sie Datei —> Duplizieren oder Datei —> Speichern unter, um Ihrem PDF einen Namen zu geben.

Sie werden nicht immer ein PDF von Grund auf neu erstellen. Oft wird es ein Teil eines PDFs geben, das Sie vielleicht in ein neues Dokument umwandeln möchten. Tatsächlich kann es weniger effizient sein, ein PDF von Grund auf neu zu erstellen, wenn Sie bereits einige Inhalte bereit haben. Deshalb lohnt es sich, die Schritte zur Erstellung eines PDFs zu untersuchen, wenn es bereits Material gibt:

• Öffnen Sie die bestehende PDF-Datei in Nitro.
• Schauen Sie in die Seitenleiste. Es wird Miniaturansichten der Seiten der vorhandenen Datei geben. Sie müssen jetzt einige Entscheidungen treffen. Welche Seiten möchten Sie in das neue PDF aufnehmen? Wählen Sie sie aus.
• Um mehrere Seiten auszuwählen, die auf dem Mac nebeneinander liegen, klicken Sie, während Sie die Umschalttaste gedrückt halten. Das ist eine großartige Möglichkeit, mehrere Seiten hintereinander auszuwählen, da es bedeutet, dass Sie alle einzelnen Klicks umgehen können, die Sie sonst machen müssten.
• Um mehrere Seiten auszuwählen, die nicht nebeneinander liegen, drücken Sie die Befehlstaste und halten Sie sie gedrückt. Klicken Sie dann auf jede einzelne Seite, die Sie auswählen möchten.
• Sobald Sie die entsprechenden Seiten ausgewählt haben, gehen Sie zu Datei —> Neu —> Aus Auswahl oder Befehlstaste + Umschalttaste+N. Sie werden sehen, dass dadurch eine neue PDF-Datei mit den von Ihnen ausgewählten Seiten erstellt wird.

Ein wichtiger Tipp: Wenn Sie die Befehlstaste gedrückt halten und auf einzelne Seiten klicken, können Sie schnell Teile eines Dokuments kopieren, die Sie nicht anpassen müssen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten jemandem ein Angebotsschreiben schicken, müssen den Vertrag aber zu einem späteren Zeitpunkt in das PDF eingeben. Sie könnten ein vorheriges PDF öffnen, das nur das Angebotsschreiben enthält, und Datei —> Neu —> Aus Auswahl verwenden, um das bestehende Angebotsschreiben in ein neues PDF zu kopieren. Von dort aus können Sie Nitro PDF Pro für Mac verwenden, um das PDF zu bearbeiten, wie Sie es für richtig halten.

Es wird nicht immer so geschnitten und trocken sein. Möglicherweise müssen Sie ein neues PDF erstellen, indem Sie nur eine Seite in einem vorhandenen PDF auswählen. So sollten Sie das angehen:

• Öffnen Sie Ihr PDF-Dokument und stellen Sie sicher, dass alles richtig aussieht.
• Gehen Sie zu dem Teil der Seite, von dem Sie wissen, dass Sie ihn in Ihrem neuen Dokument haben möchten.
• Gehen Sie zur Bearbeitungsleiste und wählen Sie das Werkzeug „Rechteck auswählen“.

• Positionieren Sie Ihre Maus und ziehen Sie dieses Tool über den Bereich, den Sie in das neue PDF übernehmen möchten. Dies ist der einzige Abschnitt, der in das neue PDF aufgenommen wird.
• Gehen Sie jetzt an den vertrauten Ort: Datei —> Neu —> Aus Auswahl. 

Anschließend erstellt das Programm aus Ihrer Auswahl eine neue PDF-Datei.

Hinweis: Dies ist ideal für die Erstellung von Verträgen, da Sie bestimmte Klauseln aus einer PDF-Datei kopieren können, die Sie in eine neue PDF-Datei einfügen müssen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie alles, was Sie tun, im neuen Dokument überprüfen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Sie durch das direkte Kopieren von Text keine neuen Kontinuitätsprobleme verursachen.

Warum sollten Sie sich die Mühe machen, Ihre eigenen PDF-Dateien wie diese zu erstellen? Ist es nicht einfacher, ein Word-Dokument zu öffnen und es später in PDF zu konvertieren? Es hängt davon ab, was Sie benötigen. Überlegen Sie sich:

• Es ist einfacher, aus vorhandenen Inhalten ein neues PDF zu erstellen. Wenn Sie direkt in einem PDF-Editor wie Nitro PDF Pro für Mac arbeiten, können Sie das PDF direkt ändern. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, in einen neuen Dateityp zu exportieren, in einem neuen Programm zu bearbeiten und dann wieder als PDF zu exportieren. Das wird zu kompliziert. Erstellen Sie einfach Ihre eigenen PDF-Dateien und machen Sie sich auf den Weg zu den Rennen. Es gibt genug Ablenkungen, wenn Sie Geschäfte erledigen.
• Ein neues PDF kann immer noch Elemente aus alten PDFs enthalten. Es gibt keinen Grund, warum Sie jedes Mal, wenn Sie ein neues PDF erstellen, das Rad neu erfinden sollten. Das würde zu viel Zeit und Mühe kosten. Kopieren Sie stattdessen die Teile der alten PDFs, die Sie immer noch verwenden möchten, und verwenden Sie diese dann, um das neue PDF zu „säen“. Das wird den Arbeitsaufwand reduzieren, den Sie in die Erstellung neuer Dokumente investieren. Es wird auch die Kontinuität zwischen den Dokumenten sicherstellen, da Sie die spezifische Formulierung korrekt anpassen können.
• Sie haben die Kontrolle. Sobald Sie eine PDF-Datei für Nitro bereit haben, haben Sie auch die Kontrolle über dieses PDF. Es gehört jetzt Ihnen, es an andere Leute zu schicken, um es zu unterschreiben. Sie können es an ein Team schicken, bei dem es zusammenarbeiten kann. Sie können es zur Notiz schicken. Sie können es verschicken — nun, Sie verstehen, worum es geht. Das Erstellen einer PDF-Datei in Nitro PDF Pro für Mac bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, um zu kontrollieren, zu überwachen und zu bearbeiten, was mit Ihren PDFs passiert. Dies wiederum wird es in Zukunft viel einfacher machen, PDFs zu verwalten.

Richtig eingesetzt, kann Nitro viel mehr sein als Software für elektronische Signaturen. Es kann eine Abkürzung sein, um einen Mac zu verwenden, um alle möglichen Dinge mit PDFs zu tun — Dinge, deren Erlernen vorher vielleicht zu viel Zeit in Anspruch genommen hat. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sollten Sie Nitro PDF Pro für Mac kostenlos ausprobieren.