Die Umstellung von papierzentrierten Workflows wirft immer wieder Fragen der Dokumentensicherheit auf, insbesondere wenn es um Signaturen geht. Egal, ob Sie unterschreiben oder Unterschriften anfordern, Sie wollen wissen, dass Ihre Dokumente geschützt sind und dass die Unterschriften authentisch und rechtlich anerkannt sind.
Die kurze Antwort lautet — glücklicherweise — ja, elektronische Signaturen sind sicher und legal, solange Sie eSigning-Tools verwenden, die den geltenden Gesetzen entsprechen. Folgendes sollten Sie wissen:
&US-EU-Gesetzgebung zur eSignatur
In den USA werden elektronische Signaturen durch den United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA) reguliert.
Diese Gesetze legen zwar keine Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen fest, aber sie erfordern die Absicht, zu unterschreiben, logische Signaturen zuzuordnen und Aufzeichnungen aufzubewahren.
In der EU definiert die Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen — Standard, Fortgeschrittene und elektronische Signaturen —, jede mit unterschiedlichen Sicherheitsgraden.
Die besten eSigning-Lösungen erfüllen und übertreffen diese gesetzlichen Standards und stellen sicher, dass Ihre Dokumente und Signaturen weltweit sicher sind und akzeptiert werden.
Signature-Sicherheitsfunktionen
Benutzerüberprüfung Um den Gesetzen zur elektronischen Signatur zu entsprechen, müssen sichere Signaturlösungen in der Lage sein, eine Signatur der Person, die unterschrieben hat, „logisch zuzuordnen“. Benutzeridentitäten können mit verschiedenen Tools wie IP-Adressen, Zugangsschlüsseln und Benutzer-IDs sowie digitalen Zertifikaten authentifiziert werden.
Sperren von Dokumenten Mit der Dokumentsperre können Benutzer ein signiertes Dokument nur ändern, wenn sie alle Signaturen löschen oder für ungültig erklären.
Prüfprotokolle Prüfprotokolle oder Historien zeichnen alle Aktionen auf, die ein Benutzer in einem Dokument ausführt, einschließlich Signieren, Bearbeiten oder Kommentieren. So können Sie sehen, wer wann mit einem Dokument interagiert hat.
Multi-Faktor-Authentifizierung Wenn Sie noch mehr Sicherheit für Ihre elektronischen Signaturen benötigen, schützt die Multi-Faktor-Authentifizierung Ihre Dokumente mit Zugangscodes, sodass nur die richtigen Personen sie sehen und signieren können.
Sicherer Speicher Die richtige Sicherung von Papierdokumenten ist weitaus schwieriger und teurer als die Sicherung elektronischer Dokumente. Papierdokumente gehen durch mehr Hände, nehmen mehr Platz ein und gehen leichter verloren als ihre digitalen Gegenstücke. Überprüfung von Dokumenten Signaturen sind nur so sicher wie die Dokumente, auf denen sie gespeichert sind. Deshalb ist die Überprüfung von Dokumenten für jede sichere elektronische Signaturlösung unerlässlich. Die Dokumentenüberprüfung stellt sicher, dass ein Dokument nach der Unterzeichnung unverändert bleibt. Wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen werden, werden alle Unterschriften ungültig.
Sind elektronische Signaturen rechtsgültig? Absolut. Gemäß den ESIGN- und UETA-Gesetzen in den USA und der eIDAS-Verordnung in der EU sind elektronische Signaturen genauso rechtsverbindlich wie handschriftliche Unterschriften.
Benötigen Sie eine sichere Lösung zum Signieren von Dokumenten? In diesen herausfordernden Zeiten benötigen Unternehmen mehr denn je sichere elektronische Signaturen, um produktiv zu bleiben, während sie von zu Hause aus arbeiten. Egal, ob Sie in den USA oder international ansässig sind, Nitro Sign entspricht sowohl der US-amerikanischen als auch der EU-Gesetzgebung für elektronische Signaturen.
Deshalb haben wir Better Together mit Nitro Sign ins Leben gerufen. Unsere branchenführende eSignature-Lösung steht allen im Rahmen einer kostenlosen Testversion zur Verfügung — ohne Komplikationen, ohne Einschränkungen und ohne Kreditkarte.
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