Sind elektronische Signaturen sicher?

Der Wechsel von papierbasierten Arbeitsabläufen zu digitalen wirft immer Fragen zur Dokumentensicherheit auf, insbesondere wenn es um Signaturen geht. Egal, ob Sie unterschreiben oder Unterschriften anfordern, Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Dokumente geschützt sind und dass die Unterschriften authentisch und rechtlich anerkannt sind.

Die kurze Antwort - Gott sei Dank - ist ja, elektronische Signaturen sind sicher und rechtlich gültig, solange Sie eSigning-Tools verwenden, die den geltenden Vorschriften entsprechen. Hier ist, was Sie wissen sollten:

In den USA werden eSignaturen durch das US-Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und das einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA) reguliert.

Obwohl diese Gesetze die Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen nicht spezifizieren, verlangen sie dennoch die Absicht zu unterschreiben, eine logische Zuordnung der Signatur und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

In der EU definiert die Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen – standardisierte, erweiterte und elektronische – jede mit unterschiedlichen Sicherheitsgraden.

Die besten eSigning-Lösungen erfüllen und übertreffen diese gesetzlichen Anforderungen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente und Signaturen weltweit sicher und akzeptiert sind.

Benutzerauthentifizierung Um der eSignature-Gesetzgebung zu entsprechen, müssen sichere Signaturlösungen in der Lage sein, eine Signatur logisch mit der Person zu verknüpfen, die sie unterschrieben hat.

Die Identitäten der Benutzer können durch verschiedene Werkzeuge authentifiziert werden, darunter IP-Adressen, Zugriffsschlüssel, Benutzer-IDs und digitale Zertifikate.

Dokumentenverriegelung Bei der Dokumentenverriegelung können Benutzer ein signiertes Dokument nicht ändern, es sei denn, sie löschen oder machen alle Signaturen ungültig.

Audit-Trails Audit-Trails oder -historien zeichnen alle Aktionen auf, die ein Benutzer in einem Dokument durchführt, einschließlich Unterschreiben, Bearbeiten oder Kommentieren. Dies ermöglicht Ihnen zu sehen, wer mit einem Dokument interagiert hat und wann.

Multi-Faktor-Authentifizierung Wenn Sie noch mehr Sicherheit für Ihre eSignaturen benötigen, schützt die Multi-Faktor-Authentifizierung Ihre Dokumente mit Zugangscodes und stellt sicher, dass nur die richtigen Personen sie sehen und unterschreiben können.

Sichere Speicherung Die richtige Sicherung von Papierdokumenten ist weitaus schwieriger und kostspieliger als die Sicherung elektronischer Dokumente. Papierdokumente gehen durch mehr Hände, nehmen mehr Platz ein und gehen leichter verloren als ihre digitalen Pendants. Dokumentenverifizierung Signaturen sind nur so sicher wie die Dokumente, auf denen sie sich befinden. Deshalb ist die Dokumentenverifizierung für jede sichere elektronische Signaturlösung unerlässlich. Die Dokumentenverifizierung stellt sicher, dass ein Dokument nach der Unterzeichnung unverändert bleibt. Wenn am Dokument Änderungen vorgenommen werden, werden alle Signaturen ungültig.

Sind elektronische Signaturen rechtlich gültig? Absolut. Unter den Gesetzen ESIGN und UETA in den USA und der eIDAS-Verordnung in der EU sind eSignaturen rechtlich genauso bindend wie handschriftliche Signaturen.

Benötigen Sie eine sichere Lösung für die Dokumentenunterzeichnung? In diesen herausfordernden Zeiten benötigen Unternehmen mehr denn je sichere eSignaturen, um produktiv zu bleiben, während sie von zu Hause aus arbeiten. Egal, ob Sie in den USA ansässig oder international tätig sind, Nitro Sign entspricht sowohl den US-amerikanischen als auch den EU-eSignature-Vorschriften.