So fügen Sie eine elektronische Unterschrift in MS Word hinzu

Es ist uns allen schon passiert. Sie sind begeistert, ein neues Projekt zu starten, und warten auf eine Unterschrift auf ihrem Dokument. Sie sind versiert im Umgang mit MS Word (schließlich ist Word eines der beliebtesten Werkzeuge), aber wenn der Kunde den Vertrag sendet, ist es ein Dateityp, den Sie nicht erkennen. Es ist nicht .doc. Es ist nicht .docx. Es sieht für Sie wie eine fremde Sprache aus.

Das Nächste, was Sie wissen, ist, dass Sie einen ganzen Nachmittag damit verbracht haben, ihre Dateien mit Ihrer Software in Einklang zu bringen.

Warum sollte jemand das im 21. Jahrhundert tun müssen?

Aber es wird ein Upgrade gegenüber dem Stift sein. Wenn Sie Nitro Sign verwenden, können Sie beispielsweise Folgendes ganz einfach tun:

• Elektronische Unterschriften in MS Word verwenden
• Sicherstellen, dass Ihre wichtigen Verträge unterschrieben und nachverfolgt werden, sodass Sie den Status jedes einzelnen kennen
• Digitale Vereinbarungen in Ihren Geschäftsabläufen optimieren
• Alte Verträge einfach zur schnellen Überprüfung aufbewahren

So funktioniert es.

Wenn Sie es einfach halten möchten (und alles in Microsoft Word machen), sind Sie wahrscheinlich jedes Mal genervt, wenn Ihre Vertragsverwaltungssoftware Sie auffordert, etwas Neues auszuprobieren. Wir sagen: Warum sich die Mühe machen? Sie sollten in der Lage sein, dies direkt von Ihrer bevorzugten Software aus zu tun.

Mit Nitro Sign können Sie. Hier sind die wichtigsten Schritte:

• Erstellen Sie den Vertrag in MS Word. Dieser Teil liegt bei Ihnen. Bevor Sie weitermachen, stellen Sie sicher, dass Sie Platz für jemanden gelassen haben, um ihre Unterschrift und das Datum in das Dokument einzufügen.
• Sobald Ihr Vertrag einsatzbereit ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Versenden über Nitro" in der oberen rechten Ecke. Das wird erscheinen, wenn Sie beginnen, Nitro Sign zu verwenden; keine Sorge, es ist nicht kompliziert.

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• In der unteren rechten Ecke klicken Sie auf Dokument öffnen.

• Das öffnet das Dokument in Nitro Sign. Ihr nächster Hinweis? Fügen Sie den Namen und die E-Mail der Personen hinzu, die es unterschreiben müssen. Gehen Sie voran und geben Sie diese jetzt ein.

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• Ihr nächster Schritt ist es, die Informationskarten hinzuzufügen, wie Unterschrift und Datum. Tun Sie dies, indem Sie auf das gewünschte Feld klicken und es an die entsprechende Stelle im Dokument ziehen, z. B. die bereits erstellte Unterschriftenzeile.

So fügen Sie eine elektronische Unterschrift in microsoft word hinzu

• Wenn Sie das Dokument ebenfalls unterschreiben müssen, klicken Sie auf Ihren eigenen Namen innerhalb von Nitro und unterschreiben Sie es einfach.
  
  

• Klicken Sie auf Weiter in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Das wird Sie zum Schritt zum Versenden führen.
  

• Wenn Sie möchten, können Sie eine einzigartige Nachricht an den Empfänger anpassen. Oder Sie können Nitro Sign diesen Bereich automatisch ausfüllen lassen. Ihre Wahl.
• Klicken Sie auf Unterschrift anfordern. Stellen Sie sicher, dass bis zu diesem Punkt alles genau ist, denn dies wird den Vertrag zur Genehmigung und Unterschrift versenden.

Danach können Sie Nitro Sign verwenden, um den Status Ihres Vertrags zu überwachen. Es gibt einige Dinge, die Sie in Ihrem Nitro-Dashboard überwachen können:

• Unterschriftsstatus. Insbesondere, gibt es mehr Personen, die Ihren Vertrag noch nicht unterschrieben haben? Wenn ja, sehen Sie sie unter „Warten auf Unterschrift.“ Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag an eine Person gesendet haben, werden Sie sofort eine „1“ unter „Warten auf Unterschrift“ bemerken.
• Verträge zur Unterschrift. Gibt es Verträge, die auf Ihre Unterschrift und Genehmigung warten? Schauen Sie unter „Benötigt Ihre Unterschrift“, um zu sehen, ob es ausstehende Verträge gibt, die Sie vergessen haben zu überprüfen.

Sie werden einen letzten Schritt bemerken. Eine Erinnerung-Funktion.

Mit einem Klick wird Nitro eine E-Mail-Erinnerung an Ihre Unterschrift senden, zusammen mit dem Link zum ursprünglichen Vertrag. Dies wird helfen, Ihre Verträge im Gedächtnis der Menschen frisch zu halten und die benötigte Arbeit auf Ihrer Seite zu verringern. Viele Menschen dazu zu bringen, einen Vertrag zu unterschreiben, kann sich anfühlen, als würde man Katzen hüten. Mit Nitro können Sie diese Arbeit auf ein paar Klicks reduzieren.

Stellen Sie sich einen Moment vor, dass Ihr Kunde Nitro Sign verwendet. Da Nitro Sign eine webbasierte Lösung ist – was bedeutet, dass jeder, der Zugriff auf einen Browser und das Internet hat, sie nutzen kann –, wird die Software auf mehreren Geräten funktionieren. Desktop, Mac, Android, Tablet: was auch immer Sie verwenden, um auf das Internet zuzugreifen, es wird funktionieren. Hier ist, was Sie zu tun haben:

• Öffnen Sie Ihre E-Mail. Sobald jemand einen Vertrag erstellt, den Sie unterschreiben sollen, und Sie zu Nitro Sign hinzufügt, wird automatisch eine Kopie an Sie gesendet für eine digitale Unterschrift. Öffnen Sie diese E-Mail mit welchem E-Mail-Client auch immer Sie bevorzugen. Sie werden etwas sehen, das so aussieht. Sie können es nicht übersehen.

• Klicken Sie auf Dokument unterschreiben.
• Sie müssen sich nicht für ein Nitro Sign-Konto registrieren. Wenn Sie derjenige sind, der es versendet, müssen Sie nicht fragen, ob jeder die gleiche Software hat wie Sie.
• Wenn Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung sehen, geben Sie den von Ihnen erhaltenen Code des Vertragserstellers ein. 
• Wenn nicht, überprüfen Sie einfach den Vertrag.
• Wenn Sie bereit sind zu unterschreiben, identifizieren Sie zwei Kästchen: Unterschrift und Datum. Wählen Sie diese Felder aus, um Ihre Informationen einzugeben.

• Klicken Sie auf Einreichen.
• Als nächstes erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Ansicht des Dokuments. Sie können diese in Ihren Unterlagen aufbewahren und—voilà!—Sie sind fertig.

Jetzt, da Sie wissen, wie man Verträge erstellt und elektronische Unterschriftsfelder in MS Word hinzufügt, müssen wir noch eine Frage beantworten. Warum? Welche Vorteile gibt es? Was hindert Sie daran, das Word-Dokument auszudrucken und es jemandem zur Unterschrift zuzusenden?

Nun, Sie haben wahrscheinlich mittlerweile bemerkt, dass die meisten Menschen Verträge nicht auf diese Weise handhaben. Die Welt ist digital geworden. Und wenn Sie das nicht tun, könnten Sie einen potenziellen Kunden als veraltet erscheinen.

Dennoch ist das nicht der einzige Grund, elektronische Signaturen in MS Word hinzuzufügen. Überlegen Sie:

• Die Verwendung von MS Word ist intuitiv. Viele Menschen verwenden Word, um Angebotsschreiben und Verträge zu erstellen. Das Speichern im PDF-Format und das Versenden von PDFs, die bearbeitet werden müssen, kann nicht nur sinnlos sein, sondern auch zusätzliche Kopfschmerzen verursachen. Durch das Herunterladen von Nitro Sign und das Hinzufügen zu Ihren MS Word-Funktionen können Sie einen legitimen Vertrag direkt im Textverarbeitungsprogramm selbst erstellen. Das spart Ihnen Zeit. Es spart Ihnen auch die Funktionen von MS Word, die Sie gerne nutzen.
• Elektronische Signaturen sind schneller. Alles, was Sie tun müssen, ist die oben genannten Schritte zu befolgen, und Sie werden schnell ein Microsoft Word-Dokument in einen Vertrag verwandeln, der sich im Posteingang von jemand anderem befindet. Wenn Sie es zu einer Wissenschaft machen, kann der gesamte Prozess möglicherweise weniger als eine Minute dauern. Auf der Seite Ihres Empfängers kann es ebenso schnell gehen – die Zeit für die Überprüfung des Vertrags nicht mitgerechnet. Das macht Geschäfte viel schneller.
• Elektronische Signaturen haben zusätzliche Vorteile. Von Sicherheit bis hin zu Erinnerungsfunktionen und automatischer Speicherung bieten elektronische Signaturen Automatisierungsfunktionen, die sie viel einfacher zu handhaben machen als Papierverträge. Und außerdem können Sie Ihre Dokumente immer ausdrucken, wenn Sie müssen.

Sind Sie es leid, davon zu hören und möchten es selbst ausprobieren? Probieren Sie Nitro kostenlos aus, um einen Vorgeschmack darauf zu bekommen, wie einfach es sein kann, alle wichtigen Verträge Ihres Unternehmens zu rationalisieren.