Elektronische Signaturen vs Digitale Signaturen

Während Unternehmen zunehmend ihre Unternehmenssoftwarelösungen transformieren, um sich an die moderne Arbeitswelt und virtuelle Umgebungen anzupassen, ist es entscheidend, wie sich elektronische und digitale Signaturen unterscheiden. Das Verständnis der Definitionen von elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen ermöglicht es Ihrem IT-Team, Softwareoptionen zur Dokumentenverwaltung zu bewerten und zu entscheiden, welche am besten zu Ihrer Organisation passt.

Beide Signaturtypen bieten Ihrem Unternehmen eine bessere Investitionsrendite. Sparen Sie Zeit bei der Verfolgung von Signaturen von Mitarbeitern und Kunden. Behalten Sie digitale Unterlagen im Blick, um reibungslosere Prozesse, bessere Compliance und weniger Fehler zu gewährleisten. Verwenden Sie digitale oder eSignaturen, um Papierkosten und Druckmaterialien zu reduzieren.

Und während digitale Signaturen eine Untergruppe von eSignaturen sind, umfassen sie einige wesentliche Unterschiede:

• Kann ein Signaturbild, einen Fingerabdruck, einen Klick, einen Prozess, ein Symbol oder einen Vorgang darstellen
• Das Hauptziel einer eSignature ist die Verifizierung eines Dokuments
• Enthält kein digitales Zertifikat 
• Rechtlich bindend, wenn alle Parteien der elektronischen Unterzeichnung zustimmen
• Dokument nicht unbedingt sicher
• Nicht alle elektronischen Signaturen sind digital signiert 

• Die Signatur ist im Wesentlichen ein elektronischer Fingerabdruck, der durch digitale Zertifikate zur Verschlüsselung unterstützt wird
• Das Hauptziel einer digitalen Signatur ist die Verifizierung der Identität eines Unterzeichners. 
• Digitale Signaturen authentifizieren das Dokument 
• Rechtlich verbindlich 

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Einfach ausgedrückt sind elektronische Signaturen – oder eSignaturen – jede Signatur, Bild, Symbol, Fingerabdruck, Klick, verbaler Ton oder Prozess, der ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift verifiziert. Eine elektronische Signatur kann so einfach sein wie das Anklicken eines Kästchens oder das Eingeben Ihres Namens in ein ausfüllbares Formular, während Sie zustimmen oder akzeptieren, dass Sie das Dokument unterzeichnet haben. Wenn alle Parteien unterschrieben haben, ist ein elektronisch unterzeichnetes Dokument rechtlich bindend. Im Gegensatz zu einer digitalen Signatur sind eSignaturen in der Regel nicht durch ein digitales Zertifikat autorisiert. Obwohl dies eSignaturen einfacher zu verwenden macht, kann es auch bedeuten, dass sie weniger sicher sind als digitale Signaturen.

Viele Unternehmen verwenden elektronische Signaturen in Verträgen und Vereinbarungen. Zum Beispiel kann Ihr Unternehmen Kunden dazu bringen, Kreditfragen und andere Finanzverträge elektronisch zu unterschreiben. Ihr Vertriebsteam kann potenzielle Kunden mit eSignaturen unterzeichnen, und Ihre Personalabteilung kann neuen Mitarbeitern ermöglichen, Unterlagen mit eSignaturen auszufüllen.

Eine digitale Signatur fällt unter den Schirm der elektronischen Signaturen, weist jedoch einige wesentliche Unterschiede auf. Digitale Signaturen basieren auf Algorithmen und Verschlüsselung, um sowohl die Authentizität eines Dokuments zu signieren als auch zu überprüfen.

Während das Ziel einer eSignature darin besteht, lediglich ein Dokument zu verifizieren, sichert eine digitale Signatur auch das Dokument mit weiteren Sicherheitsfunktionen, die das Dokument schützen. Wie eine eSignature ist eine digitale Signatur ebenfalls rechtsverbindlich und einfacher nachvollziehbar, da sie ein digitales Zertifikat zur Verifizierung enthält.

Da eine digitale Signatur ein digitales Zertifikat verwendet, das die Identität des Unterzeichners authentifiziert, ist diese Art von Signatur ein gutes, sicheres Werkzeug für sensible Daten, wie Finanzunterlagen, HIPAA-regulierte Dokumente und andere vertrauliche Unterlagen oder Verträge.

Im Fall von eSignaturen versus digitalen Signaturen wird jedoch die große Frage: Was ist die sicherste, effektivste, zuverlässigste und am einfachsten zu verwendende Methode, um große Verträge abzuschließen oder flexiblere Arbeitsabläufe für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu schaffen? Hier ist, was Sie über die Sicherheitsbedenken jeder Signaturmethode wissen sollten:

Während eSignaturen sicher sein können, sollten Sie sicherstellen, dass jede Software-Plattform, die Sie verwenden, die Sicherheit in den Vordergrund stellt. Nitros eSign-Fähigkeiten werden durch strenge Sicherheitskontrollen und eine sichere Infrastruktur mit modernster Datensicherheit unterstützt. Nicht nur, dass wir die neuesten Compliance-Standards einhalten, wir beauftragen auch jährlich unabhängige Drittprüfer, um unsere Kontrollen zu testen. Tatsächlich hält Nitro den AICPA SOC2 Typ 2 Bericht über Kontrollmaßnahmen, die für Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz relevant sind, sowie eine HIPAA-Sicherheitsbewertung interner Kontrollen aufrecht, um Ihrem Unternehmen sichere und geschützte Signieroptionen anzubieten.

Digitale Signaturen fallen unter den allgemeinen Begriff elektronische Signaturen, und die fortschrittlichen Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsmethoden machen diese Art von Signatur außergewöhnlich sicher. Digitale Signaturen basieren auf öffentlichen und privaten Schlüsseln, die dazu beitragen, die Authentizität und den Ursprung des Inhalts sicherzustellen – d. h. dass beide Unterzeichner eines Dokuments die sind, die sie vorgeben zu sein. Ein digitales Zertifikat hilft, die Signatur des Dokuments zu validieren.

Obwohl eSignaturen und digitale Signaturen heute weit verbreitet sind, sind die aktuellen Standards zur Implementierung aller elektronischen Signaturen überraschend veraltet. Die Überlegungen zur Rechtmäßigkeit und zu den Vorschriften stammen größtenteils aus bundesstaatlichen und staatlichen Richtlinien, die beide vor mehr als zwei Jahrzehnten veröffentlicht wurden.

Zum Beispiel wurde im Jahr 2000 das US-Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) mit den folgenden Bestimmungen für elektronische Signaturen verabschiedet:

• Unterschriftsmangel: eSignaturen sind nur gültig, wenn beide Parteien beabsichtigen, das Dokument zu unterzeichnen. 
• Elektronische Zustimmung: Beide Parteien müssen zustimmen, Geschäfte mit elektronischen Signaturen abzuwickeln. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Umgang mit Verbrauchern auch deren Zustimmung zu den Verbraucherinformationen bereitstellen und sicherstellen müssen, dass sie zustimmen, elektronische Aufzeichnungen im gesamten Transaktionsverlauf zu verwenden. 
• Verifizierung: Ihr Unternehmen muss bestätigen, dass Sie die eSignatur an ein bestimmtes Dokument binden. 
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Es muss eine Möglichkeit geben, das eSignierte Dokument oder den Vertrag zu speichern und zu reproduzieren, damit alle Parteien Zugang zu einer Kopie haben. 

Obwohl viel sich seit dem Jahr 2000 geändert hat, sind die Grundsätze des ESIGN-Gesetzes weiterhin relevant. Kürzlich hat der US-Senat das Gesetz zur Modernisierung elektronischer Signaturen von 2020 im Dezember 2020 eingeführt. Der Senat hat im Dezember 2020 das Gesetz zur Modernisierung von ESIGN von 2020 eingeführt. Die neuere Gesetzgebung zielt darauf ab, bestimmte eSign-Anforderungen abzuschaffen, wie etwa die Notwendigkeit für Verbraucher, ihre Fähigkeit nachzuweisen, Informationen elektronisch zuzugreifen, um die Zustimmung für elektronische Aufzeichnungen zu erteilen.

Nach dem bundesstaatlichen ESIGN-Gesetz sind sowohl elektronische als auch digitale Signaturen rechtsverbindlich, wenn das US-Bundesrecht Anwendung findet. In Fällen, in denen ESIGN nicht gilt, findet häufig UETA Anwendung. Im Jahr 1999 wurde das Gesetz über einheitliche elektronische Transaktionen oder UETA eingeführt, das im Wesentlichen dieselbe Formulierung wie ESIGN liefert.

Beide Gesetze besagen, dass elektronische Signaturen einer handgeschriebenen Signatur gleichwertig sind, wenn beide Parteien zustimmen, mit einem elektronischen Dokument fortzufahren. Washington, D.C., die USA. Die Amerikanischen Jungferninseln und 47 Bundesstaaten haben die UETA-Vorschriften angenommen.

Während elektronische Signaturen zum de facto Standard für Geschäfte werden — insbesondere aufgrund der fortdauernden COVID-19-Krise — gibt es einige Situationen, in denen digitale oder eSignaturen immer noch nicht erlaubt sind. In diesen Fällen ist eine handschriftliche Unterschrift erforderlich. Eine handschriftliche, oder handschriftliche Unterschrift bezieht sich auf jedes Mal, wenn Sie ein Dokument physisch mit der Hand über einen Stift oder einen Stempel unterzeichnen.

Dokumente, die sich mit Treuhandfonds und Testamenten, Versicherungsansprüchen, Produktrückrufen, Scheidungs- und Gerichtsverfahren, Sorgerechts- und Adoptionsszenarien sowie dem Transport gefährlicher Materialien befassen, erfordern nach wie vor in der Regel persönliche handschriftliche Unterschriften.

Nitro Sign ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern, effiziente eSignatur-Workflows überall und von jedem Gerät aus freizuschalten. Die unbegrenzte Lösung für das Unterzeichnen und Versenden von Person zu Person ist mit leistungsstarken, vernetzten und benutzerfreundlichen Funktionen wie Prüfpfaden, Massensignaturen und benutzerdefinierten Vorlagen ausgestattet, die sich nahtlos in bestehende Tools wie Microsoft Word, SharePoint und Google Drive integrieren.