Elektronische Signaturen im Vergleich zu digitalen Signaturen

Bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen neigen viele Menschen dazu, die Wörter „elektronisch“ und „digital“ synonym zu verwenden. Aber was ist der große Unterschied zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen? Sind sie nicht dasselbe? Die kurze Antwort lautet „Nein“, aber die längere Antwort ist etwas nuancierter.

Da Unternehmen ihre Unternehmenssoftwarelösungen zunehmend transformieren, um sie an die moderne Belegschaft und virtuelle Umgebungen anzupassen, ist es wichtig zu verstehen, wie sich elektronische und digitale Signaturen unterscheiden. Wenn Sie die Definitionen von elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen verstehen, kann Ihr Geschäftstechnologieteam die Softwareoptionen für das Dokumentenmanagement bewerten und entscheiden, welche für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Beide Arten von Signaturen bieten Ihrem Unternehmen von Haus aus eine bessere Kapitalrendite. Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Unterschriften von Mitarbeitern und Kunden. Behalten Sie den digitalen Papierkram im Auge, um reibungslosere Prozesse, bessere Compliance und weniger Fehler zu gewährleisten. Verwenden Sie digitale oder elektronische Signaturen, um die Papierkosten und das Druckmaterial zu senken.

Und obwohl digitale Signaturen eine Untergruppe der elektronischen Signaturen sind, beinhalten sie einige wichtige Unterschiede:

• Kann ein Signaturbild, ein Fingerabdruck, ein Klick, ein Prozess, ein Symbol oder ein Prozess sein
• Das Hauptziel einer elektronischen Signatur ist die Überprüfung eines Dokuments.
• Beinhaltet kein digitales Zertifikat 
• Rechtlich bindend, wenn alle Parteien einer elektronischen Unterzeichnung zustimmen
• Dokument nicht unbedingt sicher
• Nicht alle elektronischen Signaturen sind digital signiert 

• Die Signatur ist im Wesentlichen ein elektronischer Fingerabdruck, der durch eine digitale Zertifizierung zur Verschlüsselung unterstützt wird.
• Das Hauptziel einer digitalen Signatur ist die Überprüfung der Identität eines Unterzeichners. 
• Die digitale Signatur authentifiziert das Dokument. 
• Rechtlich bindend 

Wenden Sie sich an Nitro , um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Produktivitätstools mit digitalen und elektronischen Signaturfunktionen die Workflow-Prozesse Ihres Unternehmens verändern können.

Einfach ausgedrückt, elektronische Signaturen — oder elektronische Signaturen — sind jedes Signaturbild, Symbol, Fingerabdruck, Klick, mündlicher Ton oder Prozess, der ein Dokument anstelle einer nassen Tinte oder einer handschriftlichen Signatur verifiziert. Eine elektronische Signatur kann so einfach sein wie das Anklicken eines Kästchens oder das Eingeben Ihres Namens in ein ausfüllbares Formular, während Sie zustimmen oder akzeptieren, dass Sie das Dokument unterschrieben haben. Wenn sie von allen Parteien unterzeichnet ist, ist eine elektronisch unterzeichnete Vereinbarung rechtsverbindlich. Im Gegensatz zu einer digitalen Signatur werden elektronische Signaturen im Allgemeinen nicht durch eine digitale Zertifizierung autorisiert. Das macht elektronische Signaturen zwar einfacher zu verwenden, kann aber auch bedeuten, dass sie weniger sicher sind als eine digitale Signatur.

Viele Unternehmen verwenden elektronische Signaturen in Verträgen und Vereinbarungen. Zum Beispiel kann Ihr Unternehmen Kunden Kreditanträge und andere Finanzverträge elektronisch unterzeichnen lassen. Ihr Vertriebsteam kann potenzielle Kunden mithilfe von eSignatures unter Vertrag nehmen, und Ihre Personalabteilung kann neuen Mitarbeitern erlauben, Papierkram mit eSignatures auszufüllen.

Eine digitale Signatur fällt unter den Begriff der elektronischen Signatur, aber mit einigen wichtigen Unterschieden. Digitale Signaturen basieren auf Algorithmen und Verschlüsselung, um ein Dokument sowohl zu signieren als auch die Echtheit zu überprüfen.

Während der Zweck einer elektronischen Signatur einfach darin besteht, ein Dokument zu verifizieren, schützt eine digitale Signatur das Dokument auch effektiv mit mehr Sicherheitsfunktionen, die das Dokument schützen. Wie eine elektronische Signatur ist auch eine digitale Signatur rechtsverbindlich und aufgrund ihres digitalen Bestätigungszertifikats leichter nachvollziehbar.

Da eine digitale Signatur ein digitales Zertifikat verwendet, das die Identität des Unterzeichners authentifiziert, ist diese Art der Signatur ein gutes, sicheres Tool für sensible Daten wie Finanzunterlagen, HIPAA-regulierte Dokumente und andere vertrauliche Dokumente oder Verträge.

Im Fall von eSignature im Vergleich zu digitalen Signaturen lautet die große Frage jedoch: Was ist die sicherste, effektivste, zuverlässigste und benutzerfreundlichste Methode, um große Verträge zu vereinfachen oder flexiblere Arbeitsabläufe für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu schaffen? Folgendes müssen Sie über die Sicherheitsbedenken der einzelnen Signaturmethoden wissen:

Auch wenn elektronische Signaturen sicher sein können, sollten Sie sicherstellen, dass bei jeder Softwareplattform, die Sie verwenden, die Sicherheit im Vordergrund steht. Die eSign-Fähigkeiten von Nitro werden durch strenge Sicherheitskontrollen und eine sichere Infrastruktur mit modernster Datensicherheit unterstützt. Wir halten nicht nur die neuesten Compliance-Standards ein, wir beschäftigen auch jährlich unabhängige externe Auditoren, um unsere Kontrollen zu testen. Tatsächlich führt Nitro einen2 SOC-Bericht2 vom Typ AICPA über die für Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz relevanten Kontrollen sowie eine HIPAA-Sicherheitsbewertung interner Kontrollen durch, um Ihrem Unternehmen sichere und geschützte Signaturoptionen zu bieten.

Digitale Signaturen fallen unter den Begriff der elektronischen Signatur, und die fortschrittlichen Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsmethoden machen diese Art von Signatur außergewöhnlich sicher. Digitale Signaturen basieren auf öffentlichen und privaten Schlüsseln, die dazu beitragen, die Authentizität und die Herkunft der Inhalte sicherzustellen — d. h., dass beide Unterzeichner eines Dokuments die sind, für die sie sich ausgeben. Ein digitales Zertifikat hilft bei der Validierung der Signatur des Dokuments.

Während elektronische Signaturen und digitale Signaturen heute weit verbreitet sind, sind die aktuellen Standards für die Implementierung aller elektronischen Signaturen überraschend veraltet. Die Überlegungen in Bezug auf Legalität und Vorschriften stammen größtenteils aus Richtlinien von Bund und Ländern, die beide vor mehr als zwei Jahrzehnten veröffentlicht wurden.

Zum Beispiel wurde in2000 den Vereinigten Staaten der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act verabschiedet, der die folgenden Bestimmungen für elektronische Signaturen enthält:

• Absicht zur Unterzeichnung: elektronische Signaturen sind nur gültig, wenn beide Parteien planen, das Dokument zu unterzeichnen. 
• Elektronische Zustimmung: Beide Parteien müssen zustimmen, Geschäfte mit elektronischen Signaturen zu tätigen. Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie mit Verbrauchern zu tun haben, ihnen auch Informationen über die Einwilligung der Verbraucher zur Verfügung stellen müssen und sicherstellen müssen, dass sie sich bereit erklären, während der gesamten Transaktion elektronische Aufzeichnungen zu verwenden. 
• Überprüfung: Ihr Unternehmen muss bestätigen, dass Sie die elektronische Signatur mit einem bestimmten Dokument verknüpfen. 
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Es muss eine Möglichkeit geben, das eSigned Dokument oder den Vertrag aufzubewahren und zu reproduzieren, sodass alle Parteien Zugriff auf eine Kopie haben. 

Obwohl sich seit 2000 viel geändert hat, gelten die Grundsätze des ESIGN Act immer noch. Vor kurzem hat der US-Senat im Dezember 2020den ESIGN Modernization Act von 2020 eingeführt. Die neuere Gesetzgebung zielt darauf ab, bestimmte eSign-Anforderungen aufzuheben, z. B. dass Verbraucher ihre Fähigkeit nachweisen müssen, elektronisch auf Informationen zuzugreifen, um ihre Zustimmung zu elektronischen Aufzeichnungen zu erteilen.

Nach dem Federal ESIGN Act sind sowohl elektronische als auch digitale Signaturen rechtsverbindlich, sofern US-Bundesrecht gilt. In Fällen, in denen ESIGN nicht gilt, gilt oft UETA. Der Uniform Electronic Transaction Act (UETA) wurde eingeführt und bietet im Wesentlichen dieselbe Sprache wie ESIGN.1999

Beide Gesetze besagen, dass elektronische Signaturen einer handschriftlichen Signatur gleichkommen, wenn beide Parteien zustimmen, mit einem elektronischen Dokument fortzufahren. Washington, D.C., die Amerikanischen Jungferninseln und die47 Bundesstaaten haben die UETA-Vorschriften verabschiedet.

Elektronische Signaturen werden zwar zum De-facto-Geschäftsstandard — insbesondere aufgrund der anhaltenden19 COVID-Krise —, aber es gibt einige Situationen, in denen digitale Signaturen oder elektronische Signaturen immer noch nicht zulässig sind. In diesen Fällen ist eine feuchte Signatur erforderlich. Eine Unterschrift mit nasser oder feuchter Tinte gilt immer dann, wenn Sie ein Dokument physisch von Hand mit einem Stift oder Stempel unterschreiben.

Dokumente, die sich mit Trusts und Testamenten, Versicherungsleistungen, Produktrückrufen, Scheidungs- und Gerichtsverfahren, Sorgerechts- und Adoptionsszenarien und dem Transport von Gefahrgut befassen, erfordern in der Regel immer noch persönliche, feuchte Unterschriften.

Nitro Sign ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, effiziente eSignature-Workflows überall und von jedem Gerät aus zu nutzen. Die Lösung für unbegrenztes Signieren und Senden von Person zu Person ist vollgepackt mit leistungsstarken, vernetzten und benutzerfreundlichen Funktionen wie Prüfprotokollen, Massensignieren und benutzerdefinierten Vorlagen, die sich nahtlos in bestehende Tools wie Microsoft Word, SharePoint und Google Drive integrieren lassen.