Vorlagen eignen sich ideal für sich wiederholende Arbeitsabläufe mit Unterschriftsanfragen, die standardisierte Dokumente beinhalten — wie Kaufverträge, Bestellungen oder Urlaubsanträge von Mitarbeitern. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Vorlage zu erstellen, werden alle Formular- oder E-Signaturfelder gespeichert, die auf dieses Dokument angewendet wurden, sodass Sie es zur Vervollständigung an einen neuen Kontakt senden können, ohne Zeit damit zu verbringen, die Felder erneut hinzuzufügen.
Vorlagen können direkt aus einem Dokument in Nitro Sign oder als Teil eines Workflows für Signaturanfragen erstellt werden.
Wie erstellt man eine Vorlage aus einem Dokument:
1. Wählen Sie im Nitro Sign eSign-Dashboard im linken Menü die Option „Meine Vorlagen“
2 aus. Klicken Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf Neue Vorlage erstellen
3. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie von Ihrem lokalen Computer hochladen möchten, von einem der unterstützten Cloud-Speicheranbieter, oder wählen Sie eines aus, das Sie zuvor auf Nitro Sign hochgeladen haben
4. Sobald das Dokument geöffnet ist, wird der erste Empfänger automatisch zum Unterzeichnerbereich hinzugefügt und als Empfänger bezeichnet.1
5. Wenn Sie der Vorlage weitere Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie im Unterzeichnerfenster auf Rolle hinzufügen
Hinweis: Sie können jeden Empfänger auf Ihrer Vorlage mit einem aussagekräftigeren Namen umbenennen, wie zum Beispiel HR oder Manager.
6. Wählen Sie den ersten Empfänger im Unterzeichnerbereich aus und ziehen Sie dann die erforderlichen Felder per Drag-and-Drop an die entsprechenden Stellen im Dokument. Jedes Feld kann verschoben, in der Größe geändert oder in einen anderen Feldtyp geändert
7 werden. Sie können die Vorlage umbenennen, bevor Sie sie speichern. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Dokumentnamen oben auf Ihrem Bildschirm, benennen Sie die Vorlage um und drücken Sie die Eingabetaste
8. Wenn Sie mit allen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie unten auf Ihrem Bildschirm auf Vorlage speichern.
Jede vorbereitete Signaturanfrage kann auch als Vorlage gespeichert werden, sodass sie zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet werden kann.
Wie speichert man eine Signaturanfrage als Vorlage
1. Initiieren Sie einen Workflow für die Signaturanfrage
2. Bereiten Sie das Dokument gemäß den Schritten vor1 —7 im Abschnitt Signatur vorbereiten und senden des oben verlinkten Artikels
3. Wenn Sie zum Überprüfungsbildschirm gelangen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Vorlage speichern, bevor Sie das Dokument zur Unterzeichnung senden.
4. Sie werden benachrichtigt und Ihre neue gespeicherte Vorlage wird für die zukünftige Verwendung in Meine Vorlagen verfügbar sein.