Catalizado por el cambio generalizado al trabajo a distancia durante la pandemia, el software para firmar electrónicamente (verbo) se ha convertido en una herramienta indispensable para pequeñas y grandes empresas.
La posibilidad de firmar electrónicamente documentos -desde contratos y acuerdos legales hasta papeles de nueva contratación e historiales médicos- e integrarlos con la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y otros sistemas empresariales ha transformado la gestión de documentos.
Aunque las firmas digitales para PDF documento hacen que muchos procesos empresariales sean más rápidos, más eficaces y menos costosos, es posible que sus clientes se pregunten: "¿Son seguros?"
La respuesta corta es: ¡absolutamente!
Pero veamos más en profundidad cómo firmar electrónicamente (verbo) solución mantener a salvo a sus clientes.
Common firmar electrónicamente (verbo) software seguridad concerns
Con las noticias de otra violación de datos en los titulares casi semanalmente, no es de extrañar que muchas personas se pregunten si es seguro enviar sus firmas electrónicamente.
Como ocurre con cualquier tecnología conectada, existe cierto riesgo de fraude, robo de identidad, falsificación e incluso malware. Sin embargo, con las medidas de seguridad adecuadas, firmar electrónicamente un programa informático es más seguro que una firma física en un documento impreso.
A continuación, analizamos seis factores que protegen las firmas y otra información personal de sus clientes del acceso malicioso y no autorizado.
6 firmar electrónicamente (verbo) software medidas de seguridad que mantengan a sus clientes seguros y generen confianza
La mayoría de las transacciones comerciales de hoy en día se realizan electrónicamente, por lo que es importante crear un entorno empresarial en el que sus clientes se sientan seguros.
Seleccionar una solución de software para firmar electrónicamente que soporte estas seis medidas de seguridad demuestra que usted se toma la seguridad de sus clientes tan en serio como ellos.
1. Verificación de identidad
Las herramientas de verificación ayudan a garantizar que la persona que firma un documento es quien dice ser. Esto ayuda a reducir el fraude y a evitar el acceso no autorizado a documentos confidenciales.
Los formularios habituales de verificación de identidad incluyen:
- base de conocimientos de autenticación (por ejemplo, preguntas sobre seguridad)
- verificación de documentos (por ejemplo, pasaporte o permiso de conducir)
- Verificación biométrica (por ejemplo, huellas dactilares o reconocimiento facial)
- Verificación de identidad digital (por ejemplo, itsme, ConnectID)
2. Certificaciones de seguridad
Las certificaciones de seguridad proporcionan pruebas de que un proveedor de software para firmar electrónicamente (verbo) sigue estrictas normas de seguridad y mejores prácticas y de que el software cuenta con salvaguardas para proteger los datos sensibles.
Estas son algunas de las certificaciones de seguridad que muchos consumidores esperan que posea su software:
- 27001ISO/IEC
- SOC 2 Tipo II
- Reglamento general de protección de datos (RGPD)
- Estándar de firma digital (DSS)
3. pruebas de cumplimiento normativo
Las pruebas periódicas de cumplimiento normativo garantizan que su software para firmar electrónicamente siga cumpliendo los requisitos legales y normativos, como la ley HIPAA y la ley E-SIGN en EE.UU. y la normativa eIDAS en la UE.
Las pruebas de cumplimiento normativo también validan que los documentos firmados electrónicamente de su empresa son legalmente vinculantes y se mantendrán en pie ante los tribunales.
4. registro de auditorías
registro de auditorías fomente la confianza del cliente en su producto proporcionando visibilidad de principio a fin en el proceso de firma electrónica.
La compilación de registros detallados ayuda a prevenir la falsificación y el fraude y proporciona pruebas del cumplimiento normativo mediante el seguimiento de cuándo y dónde se vio, firmó y modificó un documento; quién accedió al documento y qué acciones realizó mientras tuvo acceso.
5. Autenticación multifactor
La autenticación multifactor (MFA) aumenta la seguridad de los documentos al exigir a los usuarios que proporcionen dos o más factores de verificación. La combinación de credenciales suele incluir:
- Algo que sabes: Una contraseña o PIN sirve como primera capa de protección.
- Algo que usted tiene: Un teléfono inteligente, una ficha de seguridad u otro dispositivo físico proporcionan una segunda capa de seguridad.
- Algo que eres: La verificación biométrica, como una huella dactilar o un escaneo facial, ofrece una capa adicional de autenticación altamente segura.
La integración de la AMF en sus procesos de gestión de documentos mantiene a su empresa en línea con las mejores prácticas del sector y proporciona a sus clientes la confianza de que sus firmas están protegidas frente a posibles amenazas.
6. Inicio de sesión único
La tecnología de inicio de sesión único (SSO) permite a los usuarios iniciar sesión de forma segura con un único conjunto de credenciales en varias aplicaciones.
Este enfoque de gestión de acceso altamente eficaz reduce el riesgo para su negocio y sus clientes al:
- Centralización de la autenticación en un único punto de acceso seguro.
- Reducir el número de veces que las credenciales se transmiten a través de la red, exponiéndolas potencialmente a actores maliciosos.
- Generación de registros detallados de eventos de autenticación de usuarios y consolidación de los mismos en un único registro de auditorías.
¿Está generando confianza con sus clientes de software para firmar electrónicamente?
Si su solución de software para firmar electrónicamente (verbo) no ofrece las garantías adecuadas, está perdiendo una gran oportunidad de establecer una relación de confianza con sus clientes.
Hoy en día, la firma digital para PDF es la norma para muchas transacciones comerciales. Asegúrese de que su software asegure a sus clientes que mantener sus datos seguros es su máxima prioridad.
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