Guía para la firma electrónica de contratos digitales

La gestión de los contratos es una parte crucial del funcionamiento de una empresa. Desde la firma de nuevos clientes y la contratación de empleados hasta la actualización de los acuerdos con los clientes y el aseguramiento de las relaciones con los proveedores externos, los contratos impregnan casi todos los aspectos de las operaciones empresariales cotidianas.

Y sin embargo, muchas empresas aún no han modernizado o estandarizado sus operaciones para incluir los contratos digitales. Este descuido puede costar tiempo a los empleados, a los clientes y a los responsables de la toma de decisiones y dejar dinero sobre la mesa en las relaciones comerciales.

En este artículo encontrará una guía para modernizar los flujos de trabajo de sus contratos mediante la digitalización, la firma electrónica y los beneficios que estos procesos aportarán a su organización.

¿Por qué es importante que las empresas den prioridad a la modernización de sus procesos con la firma electrónica ahora? Para empezar, la gente valora más la eficiencia y la fluidez en el entorno de trabajo digital actual.

En el 2022 informe de productividad de Nitro Productivity Report, el 50% de los encuestados afirmó que está utilizando menos los documentos físicos y los procesos basados en papel desde el inicio de la pandemia.

Antes, era razonable enviar un contrato y esperar que tardara en ser revisado, firmado y escaneado o devuelto por correo. También era habitual que se tardara en enviar una carta de oferta a un candidato a un puesto de trabajo de alta prioridad. Pero ahora, las empresas parecen no estar preparadas cuando no cuentan con procesos contractuales digitales. Los clientes quieren la menor fricción posible a la hora de contratar un nuevo producto o servicio, y los solicitantes de empleo esperan poder firmar acuerdos rápidamente.

También es importante tener en cuenta los costes de oportunidad de los procesos contractuales obsoletos. La tarea de realizar manualmente cambios en los contratos mediante la edición, impresión, firma y escaneo de los documentos es tediosa. Hace perder el tiempo y la energía a la gente. Los flujos de trabajo frustrantes y repetitivos restan tiempo al trabajo más estratégico. Los contratos digitales no tienen estas limitaciones, lo que permite a los equipos aprovechar mejor su tiempo.

Los líderes empresariales deberían querer que sus empleados hagan lo que mejor saben hacer, y deberían querer que los posibles empleados sientan que su tiempo es valorado.

Por último, los trabajadores operan en un mundo más interconectado que nunca, y la mayoría de las veces nos conectamos en línea. Cada día son menos los trabajadores del conocimiento (personas cuyos trabajos implican el manejo o uso de la información) que acuden a una oficina física; Por lo tanto, menos trabajadores pueden colaborar en documentos físicos en persona. Es importante proporcionar a los trabajadores herramientas móviles bajo demanda para ser productivos sin importar dónde trabajen.

Todas las consideraciones anteriores nos llevan a los beneficios de la firma electrónica y los contratos digitales.

¿Cuáles son algunas de las ventajas de pasar a un sistema totalmente digital para gestionar los contratos? Hay muchas, y a continuación destacamos cuatro de las principales razones.

¿Le gustaría cerrar acuerdos más rápidamente? ¿Acelerar la incorporación de nuevos empleados? Estos son algunos de los beneficios más inmediatos y atractivos de una solución de eSigning. Las negociaciones pueden estancarse cuando los detalles y las preguntas van de un lado a otro lentamente. Con una solución de contrato digital, las partes interesadas pueden hacer cambios electrónicamente, en tiempo real, y llegar a resoluciones rápidamente.

La estandarización de los flujos de trabajo de los contratos digitales también minimiza los errores y el riesgo de cumplimiento. La falta de firmas en los documentos puede retrasar los acuerdos y añadir ineficiencias innecesarias a la ejecución de los contratos. Con una plataforma de eSigning segura y que cumple con las normas, usted tiene más control del proceso de firma. Los contratos no se presentan y/o finalizan hasta que se han capturado y asegurado todas las firmas.

Una solución de firma electrónica segura también reduce el riesgo de que los contratos sean manipulados en el tránsito de los firmantes a los propietarios de los documentos. Gracias a funciones de seguridad como la autenticación de dos factores, una pista de auditoría exhaustiva y otros sólidos métodos de verificación de identidad , las partes interesadas saben exactamente quién tiene acceso a sus documentos y qué actualizaciones importantes se han producido en todo momento. Todos los contratos y auditorías se almacenan entonces en un lugar centralizado.

Cuando se realizan negocios a nivel internacional, es especialmente importante ser consciente del riesgo de cumplimiento y de la normativa. Los acuerdos y las transacciones comerciales transfronterizas podrían estar sujetos a la normativa específica de cada país. Esto hace que sea aún más crucial contar con un proveedor de firma electrónica que cumpla con cuando se envíen contratos digitales para su firma en el extranjero.

Los trabajadores están más contentos y son más productivos cuando están equipados con herramientas diseñadas para mejorar la eficiencia. En un entorno de contratos no digitalizados y no estandarizados, las personas son más propensas a sentir confusión o incertidumbre sobre el estado de las solicitudes, los formularios, los contratos y los acuerdos. También es lento y frustrante buscar firmas, hojas de papel y copias impresas de archivos.

Con una herramienta de firma electrónica, todo el mundo tiene visibilidad del estado de un documento: quién ha iniciado la solicitud de firma electrónica, cuántos firmantes hay e incluso el orden de los firmantes necesarios para completar un ciclo de contrato. Los flujos de trabajo se vuelven fluidos, sin necesidad de hacer un esfuerzo adicional para perseguir el papel.

No saber dónde están los documentos o cómo se han almacenado es un punto de dolor importante a nivel interno en las empresas. Con una solución de firma electrónica estandarizada como Nitro Sign Premium, los registros de auditoría proporcionan un historial completo de seguimiento del recorrido de cada documento. Cada cambio puede ser rastreado en tiempo real y/o posteriormente. Firmar, guardar y almacenar electrónicamente los contratos digitales aumenta la visibilidad y reduce la necesidad de buscar frenéticamente documentos perdidos hace tiempo.

Pasemos ahora a algunos casos prácticos de cómo se aplican a menudo las soluciones de firma electrónica en las organizaciones.

Los vendedores necesitan mucho tiempo para vender, y cualquier tarea que se interponga en la venta es una distracción. Uno de los requisitos del trabajo que puede restarle tiempo a la venta es perseguir los contratos y/o asegurarse de que se han capturado las firmas correctas. Tener que dedicar tiempo a tareas repetitivas significa menos tiempo para construir relaciones valiosas con prospectos y clientes.

Equipar a los vendedores con capacidades de firma electrónica significa que pueden preocuparse menos por la gestión de los documentos. Los vendedores pueden establecer plantillas fiables, automatizar los contratos y crear flujos de trabajo más eficaces con los clientes. En cuanto a los clientes, disfrutan de una forma fácil de firmar un contrato electrónicamente en segundos desde cualquier dispositivo con navegador.

Una ventaja añadida para los equipos de ventas con una herramienta de eSigning es la integración directa de en su software de relación con el cliente (o CRM), como Salesforce o una alternativa similar. Con Nitro Sign, por ejemplo, ni siquiera tiene que abandonar la interfaz de Salesforce para enviar un contrato. Sólo tiene que elegir el contacto digital y la plantilla del documento y enviarlo, todo desde el mismo lugar.

Vea este rápido resumen de lo sencillo que hace Nitro Sign el flujo de trabajo de firma para el equipo de ventas:

En los entornos de contratación competitivos, los equipos de RRHH tienen que destacar. Puede impresionar a los candidatos presentando las cartas de oferta de una manera rápida y eficaz que además permita una fácil firma electrónica. En el actual mundo de los negocios con tecnología, el nivel de rapidez y facilidad que ofrecen los contratos digitales es un requisito.

Una vez que las nuevas contrataciones comienzan su trabajo, la incorporación se hace más fácil con procesos digitales eficientes. RRHH puede crear plantillas reutilizables para enviar paquetes de documentos comunes y solicitar firmas. Y los empleados pueden firmar todos esos documentos de nueva contratación mucho más rápido sin tener que firmar, escanear, imprimir o enviar por correo electrónico nada. Los días en los que se presentaba el material de incorporación en una carpeta impresa son cosa del pasado; la firma electrónica y la automatización de los documentos digitales han cambiado el juego.

Experimente un ejemplo de flujo de trabajo simplificado de RRHH en Nitro Sign:

El proceso de adquisición puede implicar un sinfín de documentos que requieren aprobación y firma. Piense en el número de escenarios que requieren una firma: órdenes de compra, SOWs, BOMs, acuerdos maestros, aprobaciones de RFP, cumplimiento de proveedores... la lista continúa.

Con una solución de firma electrónica como Nitro Sign, los profesionales de la contratación pueden simplificar las aprobaciones y las firmas y hacer un seguimiento del estado para que no se incumplan los plazos.

He aquí cómo puede hacer más eficiente todo el flujo de trabajo de los documentos de compra:

Es bastante sencillo: eSigning facilita la gestión de los contratos digitales de principio a fin. Y si busca una solución líder en para firmas electrónicas, Nitro Sign ofrece una experiencia fluida y fácil de usar para cualquier tamaño y tipo de empresa.

Conéctese con nosotros para saber más sobre Nitro Sign. Estamos deseando ayudarle a modernizar y simplificar su forma de firmar contratos y documentos digitales.