En 2020, la pandemia puso la transformación digital a toda marcha. Las empresas de casi todos los sectores aceleraron la adopción de herramientas digitales y soluciones basadas en la nube para conectar a los empleados de forma remota y seguir atendiendo a los clientes.
Hoy en día, muchas organizaciones han regresado a los lugares de trabajo presenciales o han adoptado un modelo de trabajo híbrido, pero siguen confiando en la digitalización para mantener la eficiencia, conectar equipos, administrar documentos y automatizar el flujo de trabajo.
En este artículo, exploramos cinco formas clave en las que la digitalización está transformando el lugar de trabajo y formas de garantizar que utilice la herramienta adecuada para mantenerse competitivo y eficiente en un entorno digital que cambia rápidamente.
5 impactos de la digitalización en el lugar de trabajo moderno
La digitalización está ahora tan arraigada en el lugar de trabajo que muchos de nosotros damos por sentados los beneficios. Aunque esta lista no es exhaustiva, nos centraremos en cinco áreas clave en las que la digitalización y las herramientas digitales marcan una diferencia significativa.
1. Eficacia
La incorporación de herramientas digitales en las operaciones diarias permite a las empresas mejorar drásticamente la eficiencia de los procesos y la productividad de los empleados. Cuando los empleados dedican menos tiempo a tareas administrativas o repetitivas, tienen más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas que impulsen el crecimiento.
Por ejemplo, el software integrado de firmar electrónicamente (verbo) mantiene el flujo de los procesos de negocio al eliminar la necesidad de firmar, escanear y enviar por correo documentos que necesitan una firma.
Algunos hacen que estos procesos sean más eficientes al permitir a los usuarios redactar contratos y acuerdos, insertar campos de firma, solicitar firmas y enviar documentos, todo dentro de Microsoft Word y Outlook.
2. Comunicación y colaboración
La digitalización ha creado un entorno de trabajo más conectado al transformar la forma en que los equipos interactúan, comparten información y colaboran entre plataformas y sistemas empresariales.
PDF software de edición es una de las herramientas fundamentales que impulsan una mejor colaboración. Esta tecnología permite a los equipos convertir hojas de cálculo Excel , presentaciones de PowerPoint y documentos de Word en PDFeditables y con capacidad de búsqueda.
Al transformar el documento en un formato universalmente accesible, las empresas se aseguran de que los miembros del equipo puedan compartir, revisar y colaborar fácilmente en archivos importantes.
Las plataformas de colaboración como Slack, Microsoft Teams y Asana han cambiado significativamente la forma en que trabajan las empresas al reunir métodos de comunicación dispares (chat, video y uso compartido de archivos) en un espacio centralizado.
Esta integración ayuda a romper los silos dentro de las organizaciones y permite a los equipos colaborar de manera efectiva tanto internamente como con clientes y proveedores externos.
3. Accesibilidad
Las soluciones de almacenamiento en la nube, como SharePoint, OneDrive, Google Drivey Dropbox , son esenciales para mantener conectada a la fuerza laboral. Estas plataformas permiten que los archivos críticos para el negocio, como contratos, informes financieros y otros documentos que los empleados necesitan para hacer su trabajo, se almacenen en línea y se acceda a ellos de forma segura desde cualquier lugar.
Considere este caso de uso del mundo real: un equipo legal necesita finalizar un contrato que involucre a múltiples partes interesadas. Utilizando firmar electrónicamente y PDF software de edición integrado con soluciones de almacenamiento en la nube como SharePoint o Google Drive, el equipo legal puede convertir fácilmente el contrato en un PDFeditable, hacer las revisiones necesarias y compartirlo digitalmente.
Cada parte interesada puede acceder al documento desde su ubicación, revisar los cambios y firmar el contrato electrónicamente. A continuación, el documento firmado se guarda automáticamente en el almacenamiento en la nube, lo que garantiza que todas las versiones se almacenen de forma segura y sean accesibles para todos.
4. gestión de documentos
La digitalización ha transformado drásticamente los procesos de gestión de documentos. Estos son algunos ejemplos de herramientas que agilizan el flujo de documentos de trabajo, mejoran la accesibilidad y garantizan que la información crítica esté siempre actualizada y se pueda recuperar fácilmente.
● Sistema electrónico de gestión de documentos (EDMS): Un EDMS digitaliza y organiza el documento, reduciendo la dependencia del almacenamiento físico y permitiendo un fácil acceso a archivos importantes.
● Contratos digitales: el software de firma electrónicamente (verbo) elimina la necesidad de imprimir, firmar, escanear y, a veces, incluso enviar los contratos por correo. El cambio a la firma electrónica reduce los tiempos de respuesta y proporciona una forma más segura y rastreable de gestionar los contratos.
● Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): OCR tecnología convierte el documento y las imágenes escaneadas en texto editable y con capacidad de búsqueda, lo que permite a las empresas integrar sin problemas grandes volúmenes de documentos, como facturas, recibos o documentos legales, en su EDMS.
● Sistemas de control de versiones: Estas herramientas mantienen un historial de revisiones de documentos que permite a los usuarios ver versiones anteriores, comparar cambios y volver a iteraciones anteriores si es necesario. Esto proporciona un registro de auditorías claro, lo cual es esencial en industrias altamente reguladas donde la precisión y el cumplimiento normativo son críticos.
5. Seguridad y cumplimiento normativo
La digitalización presenta tanto oportunidades como desafíos para proteger los datos confidenciales y garantizar que los procesos comerciales y las herramientas se adhieran a los requisitos regulatorios globales.
Registro de Auditorías: Como se mencionó anteriormente, los registros de auditorías proporcionan un registro detallado de quién accedió a qué archivos y cuándo, desde la creación del documento hasta la firma final. Esta visibilidad ayuda a mantener el cumplimiento normativo con las normativas globales, como RGPD, eIDAS, PECR, ley HIPAA y ETA, y proporciona información valiosa para el análisis forense en caso de violación de la seguridad.
Cifrado de datos: la herramienta de cifrado codifica los datos para que solo sean accesibles para los usuarios con la clave de descifrado correcta. Esto garantiza que la información confidencial permanezca ilegible y segura si los contratos o los estados financieros son interceptados durante la transmisión o se accede a ellos sin permiso.
Autenticación multifactor (MFA): MFA requiere que los usuarios proporcionen dos o más formularios de verificación antes de obtener acceso a sistemas o datos confidenciales. Por lo general, esto incluye:
● Algo que sepan (una contraseña)
● Algo que tengan (un token de seguridad)
● Algo que son (una huella dactilar o reconocimiento facial)
MFA reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado, incluso si las credenciales de un usuario se ven comprometidas.
La digitalización es ahora un imperativo empresarial
La digitalización no es negociable para las empresas que quieren mantener una ventaja competitiva. La adopción de la solución digital adecuada puede transformar la forma en que operan las empresas, haciéndolas más ágiles, eficientes y seguras. Al seleccionar e integrar cuidadosamente estas herramientas, puede ayudar a garantizar que su organización esté bien equipada para prosperar en un mundo digital.
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