El trabajador medio utiliza alrededor de 10,000 hojas de papel cada año. ¡Eso vale el valor de un árbol entero! ¿Cuando multiplicas eso por la cantidad de personas en toda tu organización? Bueno, son muchos árboles los que podrías estar salvando.
Pero el medio ambiente no es lo único que el papel afecta negativamente. Dos de los activos más valiosos de su empresa (el tiempo y las personas) también se ven afectados.
La gestión del papeleo genera pérdida de tiempo, disminución de la productividad, clientes frustrados y posibles problemas de cumplimiento. Por lo tanto, no sorprende que el31% de quienes ocupan puestos tecnológicos digan que "equipar y apoyar a los empleados tanto en la oficina como trabajando de forma remota" es un desafío importante.
Aquí es donde entra en juego la automatización de documentos y sus múltiples beneficios.
¿Qué es la automatización de documentos?
La automatización de documentos es exactamente lo que parece: crear documentos automáticamente utilizando una solución inteligente basada en tecnología, como Nitro , que permite a las organizaciones optimizar la creación, generación, distribución y gestión de documentos.
Mediante el uso de software especializado, las empresas pueden automatizar tareas manuales y repetitivas involucradas en la creación, formato y distribución de documentos.
Funcionalmente, la automatización de documentos puede incluir muchas cosas como:
- Fácil creación, conversión y combinación de archivos
- Escanear cualquier documento a un PDF editable con OCR
- Envío de archivos PDF para firma electrónica con seguimiento en tiempo real
- Creación de formularios rellenables para una rápida captura de información
- Precios empresariales asequibles para equipar a más usuarios a menor coste
Beneficios de la automatización de documentos
La escalabilidad y flexibilidad que ofrece la automatización de documentos son ventajas que no son posibles con el papeleo manual. Como parte de la transformación digital de su organización, la automatización de documentos proporciona una serie de beneficios que optimizarán sus flujos de trabajo.
1. Mayor rentabilidad
Al reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas documentales manuales, la automatización inteligente puede ayudar a las empresas a reasignar recursos a actividades generadoras de ingresos. Además, un procesamiento de documentos más rápido conduce a plazos de entrega más rápidos, lo que puede tener un impacto positivo en el flujo de caja. Vea cómo la empresa de construcción global Mace Group redujo sus costos en un 63% por usuario al incorporar capacidades de PDF en sus flujos de trabajo.
2. Experiencias mejoradas para clientes y usuarios
Está demostrado que el marketing personalizado genera ingresos. La automatización beneficia a su empresa al ofrecer plantillas flexibles para personalizar cada interacción según el receptor. También garantiza la coherencia en el formato y el contenido de los documentos, lo que se traduce en una apariencia más profesional y una mejor experiencia del cliente. Los clientes reciben documentos precisos y estandarizados, mejorando su confianza en su marca.
3. Mayor eficiencia de los documentos
Las plantillas inteligentes extraen datos e información de fuentes predeterminadas en lugar de tener que buscar y encontrar esos datos en una base de datos manualmente, lo que elimina la necesidad de ingresar y formatear datos repetitivos.
El uso de contenido dinámico dentro de la automatización es otra ventaja: significa que los documentos se actualizan a medida que se implementan los cambios. Además, el almacenamiento digital significa que todo se puede guardar de forma centralizada para minimizar la duplicación. ¿Quiere ver cómo podría ser la automatización de documentos para su empresa? Lea la historia de T-Mobile y descubra cómo mejoraron la productividad de la empresa al asociarse con Nitro.
4. Mayor coherencia y cumplimiento
Las plantillas automatizadas y el contenido estandarizado garantizan la coherencia entre los documentos, lo que reduce el riesgo de errores. Además, la automatización puede incorporar reglas de cumplimiento, garantizando que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios .
5. Conocimiento de la marca
Los documentos de marca establecen una identidad de marca sólida. Un beneficio importante del software de automatización de documentos es que a menudo permite una fácil integración de logotipos, colores y otros elementos de marca, lo que refuerza el conocimiento de la marca en cada comunicación.
Aspectos clave de una automatización eficaz de documentos
Recuerda que el objetivo de la automatización documental es agilizar todo el proceso de principio a fin.
Al buscar un socio en este esfuerzo, hay algunas cosas que necesita para garantizar una transformación exitosa.
Facilidad de creación de documentos
El software debe ofrecer herramientas intuitivas para diseñar y personalizar plantillas de documentos. Las interfaces de arrastrar y soltar y los editores fáciles de usar simplifican el proceso y reducen la necesidad de habilidades técnicas especializadas.
Entrada de datos
La integración con fuentes de datos como CRM o bases de datos permite la extracción automática de información para completar documentos, minimizando errores y ahorrando tiempo.
Marca
Los documentos deben reflejar la identidad de su organización. La capacidad de incorporar elementos de marca en las plantillas garantiza que cada documento refleje la identidad visual de su empresa, fomentando una imagen coherente y profesional.
Colaboración y finalización
Las herramientas de automatización de documentos deberían ayudar a su organización a facilitar la colaboración entre los miembros del equipo, permitiendo que varios usuarios trabajen en el mismo documento simultáneamente, garantizando un trabajo en equipo fluido.
Luego, si necesita una firma final (por ejemplo, en un contrato de empleado o NDA), busque herramientas de firma electrónica que puedan integrarse en el proceso de automatización de documentos.
Control de versiones y salida masiva
El control de versiones eficaz evita la confusión al mantener un registro de los cambios en los documentos. Además, la automatización permite la generación de múltiples documentos de forma masiva, lo que ahorra tiempo al tratar con grandes volúmenes.
Cómo empezar a aprovechar los beneficios de la automatización de documentos
La automatización de documentos ofrece una forma transformadora de mejorar la eficiencia, reducir errores y ofrecer una experiencia superior al cliente. Nitro PDF Pro y Nitro Sign cuentan con la confianza del 67% de Fortune 500 y podemos hacer que su transformación sea más rápida y sencilla.
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