De acuerdo con la Encuesta de Negocios en la Nube 2023 de PwC, el 78 por ciento de los encuestados de nivel ejecutivo informan que la mayoría o todas las partes de sus negocios están utilizando tecnología en la nube.
A pesar de las crecientes tasas de adopción de la nube, muchas empresas también mantienen los procesos heredados in situ, incluida la gestión de documentos físicos.
Tanto si su organización gestiona los documentos en la nube, en sus instalaciones o en ambas, mantener el cumplimiento normativo con las regulaciones industriales y gubernamentales debe ser una prioridad máxima.Dependiendo de la industria y la ubicación de su empresa, la forma en que gestiona, almacena, transmite y elimina los documentos puede estar regulada por normativas, como el RGPD, la ley HIPAA, SOX y CCPA. El incumplimiento de las directrices normativas puede acarrear multas y sanciones por incumplimiento normativo, y poner en peligro los datos de sus clientes y de su empresa.
11 mejores prácticas para el mantenimiento de documentos de cumplimiento normativo
Alcanzar y mantener el cumplimiento normativo puede parecer abrumador al principio, pero la adopción de estas buenas prácticas probadas de gestión de documentos puede ayudarle a establecer una estrategia sólida.
1. Realizar auditorías y revisiones periódicas
Revisar y actualizar periódicamente las políticas y procesos de gestión de documentos de su organización le ayudará a mantenerlos alineados con los cambios en la normativa y las políticas internas.
La auditoría interna y externa evalúa la eficacia de sus controles internos y el cumplimiento normativo de las leyes, reglamentos y normas aplicables, e identifica las áreas que necesitan mejoras.
2. Utilice un sistema de gestión de documentos
El sistema de gestión de documentos (DMS) adecuado puede ayudarle a simplificar el cumplimiento normativo de los documentos automatizando muchas de las funciones que soportan sus esfuerzos de cumplimiento normativo.
Busque un software DMS que incluya funciones como control de versiones, controles de acceso y registro de auditorías que se integren con sus otros sistemas empresariales para crear visibilidad y trazabilidad en toda la organización.
3. Implantar una herramienta de control de acceso
El control de acceso es un componente innegociable de una estrategia de documento cumplimiento normativo porque le permite gestionar quién puede acceder, ver, modificar y distribuir información sensible.
Entre las herramientas comunes de control de acceso que ayudan a restringir el acceso sólo al personal autorizado se incluyen:
- Autenticación multifactor (MFA)
- Cifrado
- Control de acceso basado en roles (RBAC)
- Políticas de privilegios mínimos
- Registros de auditoría
- Formación de concienciación de los empleados
4. Aplicación de políticas y procedimientos
Desarrolle, documente y, lo que es más importante, aplique políticas y procedimientos claros para la creación, manipulación, almacenamiento y eliminación de documentos. Asegurarse de que estas políticas son fácilmente accesibles y comprensibles para todos los empleados hará del cumplimiento normativo una iniciativa de toda la organización.
5. Priorizar la formación y concienciación de los empleados
Prepare a los empleados para el éxito llevando a cabo sesiones de formación periódicas sobre los requisitos de cumplimiento normativo y las mejores prácticas. De este modo se concienciará sobre la importancia de la gestión de documentos y se fomentará una cultura de cumplimiento normativo.
6. Establezca calendarios de retención y eliminación de documentos
Las directrices nacionales e internacionales de conservación de documentos obligan a las empresas a almacenar determinados documentos durante un periodo definido que varía según el tipo de documento y la jurisdicción. Cuando establezca su calendario, consulte sus políticas pertinentes para garantizar el cumplimiento legal normativo.
El establecimiento de un calendario de retención de documentos permitirá a su organización deshacerse adecuadamente de los documentos a medida que lleguen al final de su periodo de retención, manteniendo el cumplimiento normativo y liberando espacio en su almacenamiento físico y en la nube.
7. Etiquete con precisión los metadatos
Aunque la mayoría de las normativas no exigen específicamente el etiquetado de metadatos, sí requieren un mantenimiento de registros preciso y organizado, la recuperación de datos y la seguridad, todo lo cual se ve facilitado por una gestión eficaz de los metadatos.
Por ejemplo:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige el cumplimiento de la normativa con las solicitudes de acceso de los interesados; el etiquetado de metadatos permite recuperar rápidamente todos los documentos pertinentes cuando alguien solicita acceder a sus datos personales.
- La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (ley HIPAA) exige que los historiales de los pacientes estén protegidos y sigan siendo confidenciales; el etiquetado de metadatos ayuda a clasificar los documentos adecuadamente y a hacerlos accesibles sólo al personal autorizado.
- Las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP) obligan a las empresas a cumplir las solicitudes de e-discovery; el etiquetado de metadatos garantiza que los documentos electrónicos puedan localizarse y producirse fácilmente si se solicitan para un procedimiento judicial.
8. Supervise los sistemas empresariales en busca de intentos de acceso no autorizados
Ya sea involuntario o malintencionado, el acceso no autorizado a documentos confidenciales infringe las condiciones de muchas normas y reglamentos de gestión de documentos.
La supervisión en tiempo real y la solución de alertas permiten a su equipo de seguridad detectar y responder a los accesos y modificaciones sospechosos de documentos.
9. Manténgase al día sobre las leyes y reglamentos de cumplimiento normativo
documento cumplimiento normativo las leyes y los reglamentos están sujetos a cambios, lo que puede dejar a su organización inadvertidamente fuera del cumplimiento normativo. Mantenerse al día sobre las actualizaciones, modificaciones y nuevas normativas que afectan a su empresa reduce el riesgo de incumplimiento normativo en caso de auditoría, procedimiento judicial o violación de la seguridad.
10. Crear un plan de recuperación ante desastres y copias de seguridad (verbo)
Los ciberataques y las catástrofes naturales afectan a empresas de todos los tamaños y de todos los sectores, lo que convierte a un plan integral de recuperación ante catástrofes en un documento de cumplimiento normativo imprescindible.
Una estrategia de recuperación ante desastres y copia de seguridad en la nube bien diseñada y probada ayuda a las empresas a reanudar rápidamente sus operaciones y restaurar el acceso a los documentos esenciales tras una interrupción o un evento de seguridad.
11. Comprender las normas y regulaciones internacionales
Las empresas que operan en varios países deben adherirse a las normativas documento cumplimiento normativo específicas de cada país y región, como el RGPD en la UE, la ley HIPAA en EE.UU. y diversas normas internacionales como la ISO 19475:202.1.
Como se mencionó anteriormente, las normas y regulaciones están lejos de ser estáticas. Supervisar los cambios y actualizar periódicamente las políticas y procesos de gestión de documentos es clave para mantener un cumplimiento normativo global.
Elimine las conjeturas sobre el documento de cumplimiento normativo
Reglamentos como el RGPD, la ley HIPAA, la SOX y la CCPA establecen normas estrictas para la protección de datos, la privacidad y las prácticas de mantenimiento de registros.
La aplicación de una estrategia de gestión de documentos que incorpore las mejores prácticas descritas anteriormente permite a su organización crear, transmitir, conservar y eliminar documentos confidenciales en cumplimiento normativo con los requisitos reglamentarios, así como con las políticas internas y las normas del sector.
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