Seguridad de firma electrónica: cómo asegurarse de que su documento sea legalmente vinculante

Cuando firma electrónicamente documentos que tienen un alto valor comercial, como contratos financieros o comerciales, existe la posibilidad de que algún día se encuentre defendiendo la exigibilidad de uno de esos acuerdos en los tribunales. Por ejemplo, si demanda a un proveedor por incumplimiento de contrato, la prueba principal es el contrato de firma electrónica que firmó el proveedor para realizar el trabajo. Durante los procedimientos judiciales, un punto clave es si el documento es legalmente vinculante.

Los tres pilares de "alta confianza" con firmas digitales ( seguridad, protección contra fraudes y cumplimiento legal ) trabajan juntos para brindar el más alto nivel de garantía a todas las partes y organizaciones involucradas de que todos los aspectos de su documento son válidos. En el nivel más fundamental, la seguridad brinda la confianza de que, si se encuentra en un tribunal y se disputa una firma electrónica, ha cumplido con los criterios legales para probar que el documento es válido.

El pilar de seguridad de alta confianza en los contratos de firma electrónica garantiza que su documento pueda soportar el escrutinio y el cumplimiento de los requisitos másestrictos en todo el mundo.

Cuando utiliza un software de firma electrónica que proporciona un alto nivel de confianza como Nitro Sign Premium, puede comparecer ante el tribunal sabiendo que el documento cumple con los estándares más altos posibles, así como con regulaciones como la Ley ESIGN.

Si el contenido de un documento se modifica después de la firma electrónica, el documento ya no es válido ni legalmente vinculante. Las características de seguridad en el software eSign deben evitar que las partes involucradas en el trato cambien el documento después de que se haya firmado. Un nivel adicional de seguridad para las organizaciones es un seguimiento de auditoría, que rastrea y proporciona visibilidad del viaje del documento durante todo el proceso de firma, desde la solicitud hasta el cambio y la finalización.

Por ejemplo, una organización envía un contrato de firma electrónica a un nuevo empleado con detalles de su empleo. El representante de Recursos Humanos firma el documento y lo envía al empleado. El empleado cambia el salario del contrato para que se le pague más de lo que se indica en el documento original.

Debido a que las medidas de seguridad en la plataforma de firma electrónica evitan que se cambie el documento o envían una alerta de que se cambió el documento, el contrato ahora no es válido y la organización no es responsable del salario más alto. El pilar de seguridad de High Trust evita que el empleado gane un caso judicial en el que el empleado manipuló los términos salariales del contrato para que la organización pague el salario más alto.

Para proporcionar la seguridad requerida para que un documento legal de firma electrónica se sostenga en los tribunales, las plataformas de firma electrónica deben proporcionar las siguientes tres características de seguridad:

Una vez que se firma un documento, no se puede cambiar y sigue siendo legalmente válido. Si se lleva a los tribunales, la organización debe demostrar que no se modificó. Al colocar un sello criptográfico a prueba de manipulaciones en el documento durante el proceso de firma electrónica, no se puede manipular después de la firma. Si se rompe el sello, se notifica y advierte a los firmantes que las firmas han sido anuladas.

Para que un documento sea válido, la persona representada como firmante debe ser la misma persona que ejecutó físicamente la firma electrónica. Por ejemplo, un empleado que firmó un acuerdo de confidencialidad viola el acuerdo al revelar información confidencial a un competidor. Para que el contrato sea válido en los tribunales, la organización deberá demostrar que el empleado en cuestión firmó el documento. La evidencia proporciona la prueba de que se verificó la identidad del empleado y garantiza la integridad del documento.

Los requisitosde verificación de identidad varían según la ubicación de los firmantes, y la UE tiene regulaciones más estrictas que los EE. UU. Sin embargo, si una de las partes está en la UE o una de las empresas tiene su sede en la UE, es posible que el documento deba cumplir con el requisito de prueba más estricto. Mediante el uso de una solución de firma electrónica que ofrece flexibilidad para aplicar los requisitos más estrictos independientemente de la ubicación, las organizaciones pueden hacer negocios con confianza a través de las fronteras sin preocuparse por la legalidad de las firmas electrónicas en documentos legales.

Durante el proceso de firma electrónica, el documento se transmite entre los firmantes, a menudo a través de una plataforma de firma electrónica o correo electrónico. Sin embargo, los datos personales y sensibles de los documentos, como los números de la Seguridad Social, la información bancaria o los datos salariales, deben protegerse durante el proceso mediante cifrado.

Para garantizar la seguridad de los datos, las organizaciones que utilizan procesos de firma electrónica deben cumplir con los estándares de la industria como TLS 1 . 2 para cifrado en tránsito y AES 256 para cifrado en reposo. Independientemente de la ubicación del documento durante el proceso, en tránsito, almacenado en la nube o almacenado en una red, los datos deben estar protegidos en todo momento.

Mediante el uso de un socio de firma electrónica proveedor de servicios de confianza calificado y una plataforma segura, nadie, ni terceros ni incluso el proveedor de firma electrónica, puede acceder o ver el contenido del documento.

Ya sea que esté incorporando a un proveedor para su empresa de fabricación o sea una institución financiera que tenga clientes que firmen pagarés, su organización necesita todos los contratos y documentos firmados electrónicamente para presentarse ante los tribunales.

Nitro lo ayuda a identificar el nivel de seguridad que necesita para cumplir con los requisitos regulatorios y comerciales específicos. Cuando necesite el más alto nivel de confianza, nuestras características de seguridad de firma electrónica cumplen con los requisitos más estrictos. Y cuando los documentos deben firmarse rápidamente, puede personalizar y automatizar los flujos de trabajo para un proceso fluido.

Para obtener más información sobre el compromiso de Nitro con la seguridad y el cumplimiento, visite nuestro Centro de confianza o hable con nuestros expertos en firma electrónica sobre sus necesidades específicas.