Las pequeñas empresas viven y respiran el mantra "hacer más con menos". Cuando los recursos son escasos, cada eficiencia es más valiosa.
¿Qué puede hacer una empresa para mejorar su productividad? Adopte la herramienta adecuada.
La implementación de un software de edición de PDF con muchas funciones impulsa la eficiencia de su organización al aumentar la productividad empresarial de docenas de maneras diferentes.
Siga leyendo para conocer las cinco áreas en las que el software de edición de PDF tiene el mayor impacto y cómo ayudará a sus clientes, proveedores y empleados a trabajar de forma más productiva con su empresa y dentro de ella.
5 formas en que el software de edición de PDF aumenta la productividad empresarial
Ya sea que desee compartir una PDF con un miembro del equipo externo o que necesite un proveedor para firmar electrónicamente una orden de compra, PDF software de edición soporte funciones comerciales esenciales en toda la organización.
1. gestión de documentos
El software de edición de PDF cambia las reglas del juego para los procesos de gestión de documentos.
En lugar de crear cada nuevo documento desde cero, los empleados pueden abrir una plantilla o un documento existente y utilizar la herramienta de edición de PDF para actualizar el texto, las imágenes y otros elementos para personalizar el nuevo documento según sea necesario.
PDF herramienta de edición también permite a los usuarios agregar comentarios, resaltar pasajes y anotar documentos directamente dentro de un PDF. Esto ayuda a reducir la cantidad de idas y venidas que tradicionalmente se requieren para difundir cambios y actualizaciones en un documento.
La capacidad de crear formularios rellenables dentro de PDF es otro gran beneficio del software de edición PDF . Esta función elimina la necesidad de imprimir y enviar documentos, almacenar copias impresas e ingresar datos manualmente, lo que lleva mucho tiempo y es propenso a errores humanos.
2. Eficiencia del flujo de trabajo
La ineficiencia del flujo de trabajo es un asesino de la productividad, pero el software de edición de PDF puede ayudar a su empresa a superar muchos obstáculos en los procesos.
Por ejemplo, la capacidad de convertir PDF a y desde otros formatos (como Word, Excely PowerPoint) le permite integrar su documento dentro de otras aplicaciones de flujo de trabajo y empresariales, por lo que no es necesario crear nuevos activos para cada sistema.
La combinación de varios PDF en un solo documento o la división de una gran PDF en secciones más pequeñas facilita la distribución de la información correcta a las partes interesadas adecuadas. Las capacidades de búsqueda de su herramienta de edición de PDF también facilitan la búsqueda y recuperación de la información en estos documentos que es relevante para usted.
3. Colaboración y uso compartido
En los entornos empresariales remotos e híbridos de hoy en día, colaborar en documentos compartidos es difícil sin la herramienta adecuada.
Seleccionar una solución basada en la nube que haga que PDF sea editable garantiza que todo su equipo pueda acceder al documento desde cualquier lugar y que siempre estén trabajando con la versión más reciente.
Las capacidades de Firma Electrónica amplían aún más la eficiencia del negocio al permitir que los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas firmen y aprueben documentos en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo, lo que acelera significativamente las transacciones comerciales.
4. Ahorro de costes y tiempo
El software de edición de PDF para pequeñas empresas debe diseñarse teniendo en cuenta el ahorro de costes y tiempo .
Eliminar la necesidad de imprimir y escanear documentos físicamente reduce el impacto ambiental de su empresa y reduce los costos de almacenamiento de papel, tinta y documentos físicos.
PDF software de edición también le permite automatizar tareas repetitivas, como la finalización de formularios, la conversión de documentos y la extracción de datos, liberando sus recursos limitados para trabajar en tareas más estratégicas.
5. Seguridad y cumplimiento normativo
Las ciberamenazas dirigidas a las pequeñas y medianas empresas van en aumento, lo que significa que proteger su negocio y los datos de sus clientes debe ser una alta prioridad.
Al examinar el software de edición de PDF potencial, busque una solución que brinde características centradas en la seguridad y el cumplimiento normativo:
- Protección con contraseña y políticas de administración de acceso para controlar quién puede ver o editar el contenido
- Capacidades de Marcado Confidencial que garantizan que la información confidencial pueda ser eliminada permanentemente del documento en cumplimiento normativo con la normativa de protección de datos
- Herramienta de registro y seguimiento que monitorea quién accede a qué documento, por qué accedió a él y cuándo crear un registro de auditorías para el cumplimiento normativo regulatorio
Elija un software de edición de PDF que satisfaga las necesidades de su pequeña empresa
Hay muchas opciones de edición de PDF en el mercado, pero no todas son iguales. La debida diligencia es clave para garantizar que seleccione un software que se adapte a sus necesidades específicas, aumente la productividad empresarial y proporcione el mayor valor a su inversión.
Para obtener consejos sobre cómo navegar por la funcionalidad, la seguridad, el cumplimiento normativo y los costos de seleccionar una solución para su negocio, póngase en contacto con nuestro equipo de expertos.