Cómo implementar la automatización de documentos en 5 pasos

La automatización de documentos permite a las organizaciones crear documentos automáticamente. Esta transformación digital da como resultado una mayor eficiencia organizacional, una mayor rentabilidad, mejores experiencias para los clientes y mucho más.

De hecho, un asombroso 35% de los líderes de TI han destacado la IA y la automatización como la inversión principal que, según prevén, tendrá el impacto más positivo en sus empresas en 2023. Y aunque comprometerse con la automatización de documentos puede parecer un proceso desalentador, vale la pena el esfuerzo 100%; pregúntele a Ramsay Sante.

Pero, ¿cómo empezar?

Consejo de Nitro Pro: omita el resto de este artículo y charle con uno de nuestros expertos en automatización.

Haga un balance de los tipos de documentos que su organización produce con frecuencia para comprender cuáles deben automatizarse. Estos podrían incluir contratos, propuestas, informes y comunicaciones internas. Cree una lista completa, que incluya una variedad de ejemplos de toda la organización, para obtener una comprensión clara de la variedad y el alcance de los documentos involucrados en el proceso de automatización.

Después de identificar los diferentes tipos de documentos, busque puntos en común entre ellos. ¿Hay ciertas secciones, cláusulas o información que tienden a repetirse en varios documentos?

Los ejemplos comunes incluyen:

• Saludos: ¿Utilizan nombres o títulos y apellidos formales? 
• Formatos: ¿Ciertos documentos utilizan estructuras fijas, imágenes o marcas? 
• Datos de entrada: ¿ De dónde se toma la información central? ¿Se trata de una base de datos digital? 

Al reconocer estos patrones, puede priorizar la creación de plantillas reutilizables para estas secciones en su proceso de automatización de documentos, reduciendo la necesidad de recrearlas desde cero cada vez.

Para optimizar la generación y automatización de documentos de manera efectiva, es esencial elegir las herramientas adecuadas. Nitro Pro Business ofrece una potente plataforma para crear, editar y colaborar en documentos PDF. Su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones lo convierten en una opción ideal para administrar plantillas de documentos.

En general, considere lo siguiente:

• Almacenamiento: ¿Dónde se almacenan sus documentos actuales? ¿Se pueden recuperar digitalmente o se almacenan físicamente? El almacenamiento digital es ideal para la automatización. 
• Integración: si necesita integraciones entre su solución documental y otros sistemas, consulte con su proveedor para asegurarse de que sean compatibles.   
• Soporte: considere cómo se entrega el software de automatización de documentos. ¿Cómo se llevará a cabo la capacitación? ¿Cuál es la hoja de ruta del producto y cómo se manejan las actualizaciones?   
• Pruebas: intente probar herramientas de automatización de documentos utilizando sus propios datos de muestra y flujos de trabajo para ver si la interfaz es ideal para sus usuarios. Puede probar las herramientas Nitro PDF de forma gratuita. 
• Seguridad: Sus datos son valiosos y vulnerables. Es vital ser consciente de cómo se almacena y protege la información con su proveedor. Analice las medidas de seguridad como el cifrado, el control de versiones, cómo se verifican los usuarios y con qué frecuencia se audita el almacenamiento basado en la nube.  

La verdadera automatización de documentos significa fundamentalmente que la tecnología hace la mayor parte del trabajo por usted. Las plantillas inteligentes deben ser lo suficientemente inteligentes como para evolucionar junto con su negocio y no deben depender de soluciones rápidas o torpes.

Verifique que su solución incluya adaptaciones para variables y entrada de datos, tipos de salida de documentos y funcionalidad del usuario.

Con sus plantillas en su lugar, el proceso de generación de documentos se vuelve significativamente más eficiente. Todo lo que necesita hacer es completar los detalles específicos de cada documento, y la plantilla completará automáticamente los marcadores de posición, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de error.

Una vez que su proceso de automatización de documentos esté implementado, supervise continuamente las oportunidades de mejora.

Al igual que con cualquier implementación de procesos, es probable que surjan desafíos con la automatización de documentos. A continuación se presentan algunos desafíos comunes y cómo abordarlos:

• Búsqueda y recopilación de documentos: con un volumen cada vez mayor de documentos, encontrar el correcto puede convertirse en un desafío. Implementar un sistema robusto de gestión documental que permita una búsqueda y categorización eficiente. 
• Aumento del volumen de documentos: a medida que su organización crezca, también aumentará la cantidad de documentos generados y posteriormente automatizados. Asegúrese de que su proceso de generación de documentos sea escalable y pueda manejar el volumen creciente. 
• Gestión de múltiples historiales de versiones: con la edición colaborativa de documentos, el control de versiones se vuelve fundamental. Utilice funciones como comparar documentos en Nitro para realizar un seguimiento de los cambios y revisiones. 
• Garantizar la seguridad: Proteger la información confidencial es fundamental. Implemente controles de cifrado y acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder y editar documentos. 
• Resistencia al cambio: la introducción de un nuevo proceso a veces puede enfrentar resistencia. Una capacitación adecuada y una comunicación clara sobre los beneficios del nuevo sistema pueden ayudar a aliviar las preocupaciones. 

Optimizar su proceso de generación de documentos es un proceso de varios pasos que requiere una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas.

Con la confianza del 67% de Fortune 500, Nitro destaca por mejorar la eficiencia.

Nos encantaría conocer los objetivos y necesidades de automatización de documentos de su organización. Póngase en contacto con nosotros para ver una demostración de nuestras soluciones y saber cómo podemos ayudarle.