Las agencias gubernamentales locales se enfrentan a la presión de mejorar la eficiencia operativa, transformarse digitalmente y mantener todo dentro del presupuesto, al tiempo que mantienen la responsabilidad pública y el cumplimiento. El Ayuntamiento de Shoalhaven en Nueva Gales del Sur, Australia, sintió que estas presiones aumentaban mientras intentaban llevar a cabo los procesos de gestión y aprobación de la documentación a través de una solución PDF que les obligaba a hacer malabarismos con licencias de usuario limitadas.
A continuación, el consejo adoptó Nitro para apoyar iniciativas de transformación digital rentables. En la Cumbre de TI del Gobierno Local de Nueva Gales del Sur, tuvimos el honor de que nos acompañaran en el escenario dos líderes del Ayuntamiento de Shoalhaven: Dane Hamilton y Dan Jones, Gerente de Infraestructura de TI y Prestación de Servicios. Dane y Dan explicaron cómo han pasado fácilmente de su solución anterior a Nitro, qué eficiencias han visto desde la implementación y cómo Nitro les permite mejorar las operaciones en varios departamentos.
Siga leyendo para conocer los aspectos más destacados de la entrevista entre nuestro vicepresidente de ventas (APAC) Michael Helder y Dane y Dan.
P: ¿Qué desafíos esperabas superar cuando buscabas una solución como Nitro?
R: Originalmente, era el valor. Estábamos analizando cómo gestionábamos nuestra solución de firma y PDF, y vimos que estábamos limitados a un número de usuarios. Tomamos la decisión de revisar el mercado para ver qué más había. Sentimos que había algo que debía estar disponible con una funcionalidad mucho mejor, algo que podría ayudarnos a superar el tener que cortar y cambiar el número de usuarios. Estábamos en la parte posterior de COVID en este momento también. La mayoría de las organizaciones, incluida la nuestra, habían pasado por la Gran Renuncia y experimentaron a muchas personas entrando y saliendo del negocio. Fue muy difícil tratar de gestionar los asientos y las licencias durante este período.
P: ¿Qué hizo que Nitro se destacara como la mejor opción?
R: No solo vimos que era un editor de PDF con todas las funciones, sino que el costo total de la licencia en comparación con Adobe era mucho menor. Eliminar la necesidad de una sobrecarga continua de gestión de licencias debido a la licencia de emplazamiento fue muy atractivo.
P: Cuando empezaste a implementar Nitro, ¿cómo abordaste la gestión del cambio?
R: Estábamos preocupados por el cambio y anticipamos que sería un desafío incorporar a nuestro personal, particularmente porque gran parte del trabajo administrativo sénior implicaba combinaciones de archivos PDF para agendas, toma de actas, etc. Pero quedamos muy contentos con el apoyo proporcionado por Nitro. Inicialmente realizamos una prueba piloto y realizamos una encuesta al final de esa prueba. Los usuarios avanzados que participaron principalmente en el proceso estaban muy contentos y hablaron muy positivamente del producto. Hizo que la decisión de seguir adelante fuera fácil. A partir de ahí, lo implementamos e hicimos una serie de otras sesiones de capacitación y seminarios web para apoyar a la fuerza laboral a través de ese cambio. Creo que el apoyo brindado es un punto realmente fuerte para Nitro.
Obtenga más información sobre los cuatro pilares de Nitro para su éxito en nuestro Guía para cambiar de proveedor de PDF.
P: Desde el punto de vista de TI, ¿cómo ayudó Nitro a garantizar una transición sin problemas?
R: Ha sido una verdadera historia de éxito. Nitro nos ayudó con la implementación y un plan de comunicaciones. Desde el principio, teníamos una historia clara para seguir adelante. La capacitación continua y el apoyo para la adopción por parte de los usuarios realmente nos permitieron cumplir con el plan. También grabamos nuestras sesiones de capacitación y las pusimos a disposición del personal que se perdió la capacitación, para que nadie se quedara fuera. A los usuarios que tardaron más en adoptar, les dimos más formación. Nitro también proporcionó un portal de aprendizaje de autoservicio con guías prácticas que facilitan la mejora de la adopción.
P: ¿Cómo cree que Nitro está contribuyendo ahora a sus objetivos generales de tecnología y transformación?
R: Nitro definitivamente ha hecho que las personas sean más eficientes, especialmente en lo que respecta a las tareas más pequeñas. Solíamos tener mucha impresión y firma manual, pero Nitro realmente ha aumentado la eficiencia con la funcionalidad QuickSign y la opción Nitro Sign.
Las licencias ilimitadas del sitio hicieron que la colaboración entre departamentos fuera muy fácil. Tenemos Nitro como nuestro editor y lector de PDF predeterminado, por lo que ahora forma parte de nuestro entorno operativo estándar. Todos los usuarios lo entienden, y todos obtienen las funciones premium. Eso ha creado mucha flexibilidad para nosotros y ha abierto una gran capacidad en un producto de edición de PDF que otros usuarios o personal de nuestro consejo no habrían tenido en nuestro esquema anterior.
P: ¿Hay alguna práctica recomendada que haya desarrollado con Nitro que pueda sugerir a otros consejos?
R: El Customer Success Manager y el soporte de cambios de Nitro realmente hicieron que no tuviéramos que preocuparnos demasiado internamente. Animaría a otros ayuntamientos que quieran emprender este viaje a que los utilicen. Fueron súper poderosos con nuestra implementación. Los análisis también muestran la historia del progreso de adopción de nuestros usuarios: ahora tenemos 600 usuarios en esta herramienta donde teníamos 200 en nuestra solución anterior.
La capacitación continua realmente ayudó con la adopción por parte de los usuarios. Es un producto con todas las funciones que es fácil de usar, y no tenemos ningún problema con el personal que lo usa ahora. Aquellos que lo usan ocasionalmente van al portal de aprendizaje para aprender a realizar tareas básicas. Seguimos el plan de implementación recomendado por Nitro, y eso fue un verdadero éxito. El simple hecho de seguir esa guía y aprovechar la capacitación continua lo convirtió en un éxito.
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