La gestión de documentos es el proceso o sistema de recopilación, seguimiento y almacenamiento digital de versiones electrónicas de documentos en papel mediante archivos PDF, archivos de procesamiento de texto e imágenes digitales.
A menudo en forma de software, la gestión de documentos ayuda a las empresas a pasar de los procesos tradicionales basados en papel y los flujos de trabajo de documentos físicos, como archivadores, a prácticas más eficientes como SharePoint Online que optimizan los costos y ahorran tiempo a los empleados.
Beneficios de la gestión de documentos digitales
En el 2022 Informe de productividad de Nitro, 50 % de los encuestados dijeron que están usando menos documentos físicos y procesos basados en papel desde el comienzo de la pandemia.
A medida que las empresas aceleran las iniciativas de transformación digital y se vuelven sin papel, un sistema para almacenar, organizar y administrar los cientos, miles y, a veces, millones de documentos electrónicos es esencial para evitar un desorden o la pérdida de datos. Aún más vital puede ser asociarse con un profesional de gestión de documentos para garantizar que optimice con éxito sus procesos y transforme digitalmente su negocio.
Estos son algunos de los beneficios críticos de la gestión integral de documentos digitales:
Indexación más fácil
La digitalización de la gestión de documentos facilita la búsqueda y recuperación de documentos, lo que le ayuda a concentrarse en sus tareas y a ahorrar un tiempo valioso.
Control de versiones
La gestión de documentos proporciona un historial completo de documentos, lo que le ayuda a controlar las versiones. Describe cada transición y revisión por la que ha pasado un registro, brindándole un mapa de cómo el documento llegó a estar en su estado actual y por qué se ve de la manera que se ve ahora.
Más seguridad
La capacidad de administrar los derechos de acceso y edición a través de la administración de documentos electrónicos aumenta la seguridad y lo ayuda a proteger la información confidencial.
SUGERENCIA: un proceso de gestión de documentos también puede integrar firmas electrónicas, un método seguro, computarizado y legalmente vinculante para reemplazar las firmas manuscritas. La firma electrónica es otra forma importante y beneficiosa de dejar de usar papel.
Registros de auditoría
Los registros de auditoría le brindan una ventana sobre quién realizó cambios en el documento en cada paso de su evolución, lo que mejora su control de calidad.
Comience a administrar sus documentos digitalmente
Cada negocio que crea o depende de la documentación, independientemente de la industria, necesita un proceso de gestión sólido para esa documentación. Las montañas de papel no le sirven de nada si no puede acceder a lo que necesita cuando lo necesita.
El siguiente paso para controlar su biblioteca de documentos es implementar una solución de administración de documentos digitales como SharePoint, Azure IP o iManage.
Con un nuevo sistema de administración de documentos electrónicos implementado, necesitará una tecnología PDF que funcione con él de manera eficiente. Ahí es donde Nitro puede ayudar.
Productividad sin papel con Nitro
Nitro Productivity Platform se integra con sus sitios de SharePoint, IP de Azure o iManage , manteniendo todos sus documentos en una sola ubicación y brindando la funcionalidad de firma electrónica de un extremo a otro.
Con esta sencilla herramienta, puede aumentar la productividad a través de procesos optimizados y eliminar el problema de los registros duplicados en varias ubicaciones.
¿Listo para dejar de usar papel y adoptar la gestión de documentos digitales?
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