Cuando el mundo se vio afectado por una pandemia y los hogares se convirtieron en oficinas de la noche a la mañana, las organizaciones se dieron cuenta rápidamente de que la forma en que se hacían las cosas tendría que cambiar si querían seguir adelante. Dado que la productividad se mantuvo estable y, en muchos casos, incluso aumentó durante la implantación de COVID, sabemos que las organizaciones fueron capaces de adaptar y digitalizar muchos de sus procesos basados en el papel para ayudarles a mantener la continuidad de su negocio.
Esta digitalización ha sido posible en gran parte gracias a las firmas electrónicas. Si aún no las utilizaban, las organizaciones empezaron rápidamente a añadir la firma electrónica a sus conjuntos de herramientas, para poder seguir avanzando en su negocio. Hemos visto aumentar el uso de eSigning 60% en 2021 sobre 2020. Los beneficios que las organizaciones pueden obtener de la adopción de la firma electrónica son claros: mayor eficiencia, mejores experiencias de los usuarios, cumplimiento de la normativa y sostenibilidad son sólo algunos de ellos.
Aumentar la eficiencia
Con demasiada frecuencia, los procesos empresariales pueden convertirse rápidamente en pesadillas llenas de tedioso papeleo. En lugar de ser productivo, el tiempo se pierde rastreando firmas y realizando tareas administrativas repetitivas. La introducción de la firma electrónica puede acelerar los tiempos de entrega y finalización de los documentos, permitiendo a las personas firmar en segundos y completar las transacciones en minutos. Por término medio, los documentos electrónicos pueden completarse un 80% más rápido que los documentos en papel. Esto significa que se pueden recibir las aprobaciones, completar los contratos y cerrar los acuerdos de forma más fácil y rápida que nunca, y sin errores.
Mejorar las experiencias de los usuarios
Dada la importancia de la experiencia - 86% de los compradores pagarán más por una mejor experiencia del cliente - las empresas pueden beneficiarse enormemente si facilitan al máximo que los clientes hagan negocios con ellas. Las firmas electrónicas permiten firmar documentos en cualquier lugar y en todas partes. Pueden hacer que los negocios sean extremadamente cómodos, permitiendo a los clientes firmar sobre la marcha, en cualquier momento, utilizando cualquier dispositivo que tengan a mano, para hacer lo que necesitan en cuestión de momentos. Ese es el tipo de experiencia que puede mejorar la satisfacción, la retención e incluso las oportunidades de venta cruzada y de subida de precios.
Mantener el cumplimiento de los reglamentos pertinentes
En los últimos años, la mayoría de los países del mundo han adoptado leyes y reglamentos que reconocen la legalidad de las firmas electrónicas y las consideran legalmente vinculantes. Esto significa que pueden presentarse ante cualquier tribunal como cualquier otro documento en papel firmado. La clave es asegurarse de que la solución de firma electrónica cumple con cualquier normativa pertinente, adhiriéndose a las normas de seguridad y autenticidad que guían su uso, de modo que pueda utilizarse para agilizar y simplificar cualquier número de casos de uso: ventas, finanzas, recursos humanos, operaciones, compras y legal.
Impactar positivamente en la sostenibilidad
Las firmas electrónicas pueden tener un gran impacto positivo en nuestro entorno. Además de los beneficios obvios de la sustitución de los procesos en papel por los digitales - reduciendo el uso y los costes del papel, el tóner y los envíos - el hecho de poder firmar los documentos electrónicamente también puede minimizar (y a veces eliminar por completo) la necesidad de viajar. Además, puede tener un valor posterior al reducir la necesidad de archivar físicamente y todo el consumo que conlleva (papel e inmuebles), por no mencionar la ventaja añadida de que los documentos estén disponibles en línea, en cualquier momento, y sean accesibles desde cualquier lugar.
¿Qué es lo siguiente?
Teniendo en cuenta todos estos beneficios, no es de extrañar que el gasto en soluciones de firma electrónica a nivel mundial sea se espera que crezca a una CAGR de 26.6% durante la próxima década, 2021-2030 hasta $12,721.4 millones. De hecho, se espera que el aumento de los presupuestos de TI en crezca de forma constante para garantizar que las empresas sean más flexibles y resistentes ante los continuos cambios. Las herramientas, como las firmas electrónicas y las soluciones PDF, formarán definitivamente parte de la mezcla - casi la mitad de los trabajadores dijeron que serían algo o mucho más productivos con cualquiera de estas soluciones.
Teniendo en cuenta lo que está en juego, es importante elegir la solución que aporte el máximo valor a su empresa.
Para ver cómo evaluar una solución de firma electrónica, consulte "La guía definitiva de la firma electrónica". Le dirá todo lo que quiere saber sobre la firma electrónica y le dará una lista de comprobación para ayudarle a asegurarse de que la solución que elija sea la adecuada para su empresa.
