Por qué "alta confianza" es la nueva regla de la firma electrónica

En el panorama digital en evolución actual, donde la mayoría de los negocios se realizan en línea, las organizaciones están cada vez más preocupadas por el ciberdelito y el fraude. Las personas ya no se dan la mano físicamente cuando firman un contrato, por lo que generar confianza con los clientes y proveedores se realiza a través de transacciones electrónicas. Esto incluye firmar documentos legalmente vinculantes a través de firmas electrónicas seguras.

Cada firma electrónica que procesa su organización es importante para el negocio de diferentes maneras. Pero algunos documentos son excepcionalmente importantes y, si no se firman electrónicamente teniendo en cuenta la seguridad y el cumplimiento, podrían llevarlo a los tribunales o costarle a la organización grandes sumas de dinero en negocios perdidos. El problema es que muchas empresas tratan todas las soluciones y procesos de firma electrónica de la misma manera, lo que puede generar resultados desfavorables y consecuencias legales.

Si bien la firma electrónica puede beneficiar a todas las organizaciones, no puede ser un enfoque de "talla única".

En Nitro, ofrecemos firma electrónica de "alta confianza" y creemos que es el futuro de las firmas electrónicas. Muchos países ya han aprobado o están trabajando actualmente en la implementación de regulaciones y estándares más altos de cumplimiento de firma electrónica. Alta confianza es más que un término; representa los pilares más importantes de la seguridad y el cumplimiento de la firma electrónica que toda organización debe tener en cuenta, independientemente de la solución que se utilice.

Una solución segura de firma electrónica que cumple con los estándares de alta confianza combina varias capas de protección, que incluyen:

Si una disputa de documentos lo lleva a la corte, debe proporcionar pruebas de que el documento es legalmente vinculante. Su solución de firma electrónica debe:

• aplicar un sello electrónico para certificar que el documento no ha sido manipulado
• proporcionar evidencia de que la identidad del firmante se verificó correctamente
• asegúrese de que el archivo se haya cifrado en reposo y en tránsito

Muchas industrias y países tienen regulaciones estrictas que deben cumplir todas las firmas electrónicas. Para garantizar el cumplimiento, una plataforma de firma electrónica debe cumplir con los requisitos internacionales más estrictos e integrarse perfectamente con los servicios de autenticación y verificación de identidad del gobierno y de terceros.

El fraude generalmente ocurre cuando un firmante se tergiversa o altera un documento después de firmarlo. Para reducir el fraude y garantizar firmas electrónicas seguras, las plataformas deben ofrecer múltiples niveles de verificación de identidad , usar tecnología a prueba de manipulaciones y proporcionar pistas de auditoría integradas para rastrear y registrar todas las interacciones de los destinatarios.

Los documentos y acuerdos de alto valor, o cuando existe un alto riesgo de disputa, necesitan medidas adicionales para garantizar que las firmas electrónicas sean seguras y legalmente vinculantes. Los países e industrias específicos también tienen requisitos de cumplimiento específicos, y puede ser complicado y abrumador para las organizaciones realizar un seguimiento de todo. Por eso es importante trabajar con un proveedor de software experimentado que se especialice en firmas electrónicas seguras y de alta confianza.

Con una fuerza de trabajo dispersa y más procesos en línea, las organizaciones se enfrentan cada vez más a situaciones en las que un alto grado de confianza es fundamental, especialmente al firmar un documento con alguien a quien nunca ha conocido en persona y con quien no tiene un nivel básico de confianza.

Hay muchos casos de uso en los que las firmas electrónicas de alta confianza son necesarias y valiosas. Aquí hay algunos:

Las organizaciones de servicios financieros que se ocupan de transacciones y transferencias monetarias de alto riesgo necesitan una firma electrónica segura y de alta confianza con verificación de identidad. Un caso de uso común para los servicios financieros y las organizaciones de inversión es KYC (Conozca a su cliente/cliente) para verificar la identidad de un cliente, prevenir fraudes o actividades ilegales y/o incorporarlos digitalmente, como crear una nueva cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.

Empleadores que quieren verificar firmas de nuevos empleados. En el pasado, las empresas realizaban entrevistas en persona y los empleados trabajaban in situ. Ahora, las nuevas contrataciones no siempre se conocen en persona antes de que se les proporcione acceso a sistemas y bases de datos privilegiados, lo que significa que se necesita un mayor nivel de verificación de identidad para protegerse contra el fraude.

Negocios globales que operan o realizan transacciones en diferentes ubicaciones geográficas o industrias con regulaciones específicas para la firma electrónica. Para que un documento sea legalmente vinculante, debe cumplir con los más altos estándares de cumplimiento, lo que aumenta la complejidad y la necesidad de una solución de firma electrónica segura y de alta confianza.

Por ejemplo, para que un contrato sea legalmente vinculante en la UE, debe cumplir con procesos específicos de verificación de identidad. Sin embargo, ese proceso puede no ser necesario en América del Norte. Si una empresa con sede en París firma un contrato con una empresa con sede en California, el documento debe cumplir con los estándares más estrictos de la UE. Si no es así, el documento no es legalmente vinculante y la empresa con sede en París puede romper el contrato sin repercusiones. Las regulaciones a menudo se aplican tanto a las ubicaciones de los firmantes como a la sede de la empresa . Esto hace que los procesos de trabajo remoto e híbrido sean aún más complicados.

Las firmas electrónicas de alta confianza pueden requerir un proceso de flujo de trabajo más largo y agregar costos adicionales. Si los documentos solo necesitan una firma para el valor ceremonial, no se necesita el proceso de alta confianza. Los empleados y clientes también pueden frustrarse rápidamente con los pasos adicionales que no son necesarios para cada documento.

¿Qué entendemos por valor 'ceremonial'? Por ejemplo, un empleado titular que necesita firmar oficialmente su revisión de desempeño. Es probable que ese documento no necesite una verificación de identidad adicional para el firmante y no estará involucrado en un procedimiento legal. Si bien es posible que desee una firma electrónica segura y de alta confianza al firmar un contrato con un nuevo proveedor que encontró en línea, es posible que no necesite el mismo proceso al renovar su contrato con la empresa que se ha presentado todos los días durante los últimos dos años para proporcionar servicios para la oficina.

Al determinar si un documento necesita el proceso de alta confianza, piense en los pilares 3 .

• ¿La firma electrónica debe adherirse a una regulación de cumplimiento específica?
  
• ¿Le preocupa que el documento pueda terminar en los tribunales?
  
• ¿Conoce personalmente a la persona o personas que firman el documento?

Si solo está utilizando una firma electrónica para acelerar el proceso y la firma es ceremonial, debe utilizar el método de firma digital más rápido y sencillo posible.

Muchas plataformas de firma electrónica proporcionan un proceso de firma electrónica seguro y de alta confianza para todos los documentos o no ofrecen este nivel de seguridad y verificación en absoluto. Nitro es único en su flexibilidad, que permite a las empresas elegir el nivel de seguridad y verificación necesario para cada documento para que la organización logre el enfoque más productivo, compatible y rentable para la firma electrónica.

Póngase en contacto con nuestros expertos para obtener más información sobre la firma electrónica de alta confianza. También puede programar una demostración o iniciar una prueba piloto comercial gratuita para explorar cómo encaja Nitro en sus flujos de trabajo para el cumplimiento y la seguridad.