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Términos y Políticas

Adenda de Procesamiento de Datos Global/EE.UU. por Defecto

Nitro Pro

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ADENDA DE PROCESAMIENTO DE DATOS GLOBAL/EE.UU.
ESTE ACUERDO DE PROCESAMIENTO DE DATOS SE APLICA SI USTED SE HA REGISTRADO EN LOS SERVICIOS DE NITRO COMO CLIENTE EMPRESARIAL BAJO LOS TÉRMINOS DE SERVICIO DE NITRO A MENOS QUE EL RGPD DE LA UE, EL RGPD DEL REINO UNIDO O LA (SWISS) FADP APLIQUEN AL PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL CONTEXTO DEL ACUERDO, EN CUYO CASO SE APLICARÁ LA ADENDA DE PROCESAMIENTO DE DATOS CORRESPONDIENTE. EN CAS DE QUE USTED SE HA REGISTRADO COMO UN INDIVIDU, POR FAVOR VISITE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE NITRO PARA MÁS INFORMACIÓN SOBRE CÓMO NITRO PROCESA SUS DATOS PERSONALES.

En consideración de las obligaciones mutuas establecidas en esta Adenda de Procesamiento de Datos y todos los Anexos y Exhibiciones adjuntos (la “Adenda de Procesamiento de Datos”), cuya suficiencia se reconoce, Nitro (según se define en la Sección 2 de los Términos de Servicio de Nitro) y la entidad legal identificada en el Formulario de Pedido como el cliente (“Cliente”) por la presente celebran este contrato vinculante entre ellos y aplicable a todos los Servicios (según se define en la Sección 2 de los Términos de Servicio de Nitro) puestos a disposición por Nitro. Nitro y Cliente pueden ser referidos en este documento colectivamente como las "Partes" o individualmente como una "Parte".

1. ÁMBITO; ROLES DE LAS PARTES

Nitro recibirá y procesará Información Personal en beneficio y en nombre del Cliente al proporcionar los Servicios, de acuerdo con las instrucciones y el propósito definido por el Cliente en los Detalles del Procesamiento de Datos. Esta Adenda de Procesamiento de Datos establece los acuerdos específicos de las Partes con respecto al procesamiento de Información Personal dentro del marco de esta Adenda de Procesamiento de Datos y el Acuerdo.

Por defecto, Nitro actuará como Procesador y el Cliente actuará como Controlador respecto a los Servicios proporcionados por Nitro al Cliente de acuerdo con los Términos de Servicio de Nitro. Esta Adenda de Procesamiento de Datos reemplaza y anula todos los acuerdos previos realizados (si los hay) en relación con el procesamiento de Información Personal y la protección de datos entre las Partes relacionadas con los Servicios ofrecidos por Nitro.

Esta Adenda de Procesamiento de Datos complementa y forma parte de los Términos de Servicio, y conjuntamente, los Términos de Servicio y esta Adenda de Procesamiento de Datos constituyen un único acuerdo legal entre las Partes. En caso de discrepancias o contradicciones entre esta Adenda de Procesamiento de Datos y los Términos de Servicio, la Adenda de Procesamiento de Datos prevalecerá.

2. DEFINICIONES

“Anexo” significa cualquier anexo a la presente Adenda de Procesamiento de Datos;

Controlador” se refiere al Cliente tal como se identifica en los Términos de Servicio y el Formulario de Pedido aplicable;

“Detalles del Procesamiento de Datos” significa el Anexo 1 de la presente Adenda de Procesamiento de Datos que describe las instrucciones del Cliente sobre el procesamiento de Información Personal, como el propósito, objeto y naturaleza del procesamiento y el tipo de Información Personal que se procesa;

“Sujeto de Datos” o cualquier término equivalente (como “individuo”) tiene el significado establecido en la legislación de protección de datos aplicable, o donde no se apliquen tales leyes, significa una persona natural identificada o identificable que se relaciona con el Cliente;

Incidente de Seguridad” o cualquier término equivalente (como “violación de datos personales”) tiene el significado establecido en la legislación de protección de datos aplicable, o donde no se apliquen tales leyes, significa cualquier (i) acceso no autorizado, o uso, divulgación u otro procesamiento de Información Personal del Cliente en custodia de Nitro, (ii) robo o adquisición no autorizada de dicha Información Personal, (iii) incidente que compromete la seguridad de dicha Información Personal;

RGPD de la UE” significa el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 sobre la protección de las personas naturales en relación con el tratamiento de datos personales y sobre la libre circulación de estos datos, y que deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos);

“Exhibición” significa cualquier exhibición a la presente Adenda de Procesamiento de Datos;

FADP” significa la Ley Federal Suiza sobre Protección de Datos (según enmiendas);

Información Personal” o cualquier término equivalente (como “datos personales”) tiene el significado establecido en la legislación de protección de datos aplicable o donde no se apliquen tales leyes, significa cualquier información que por sí sola o combinada con otra información (como número de teléfono o dirección de correo electrónico) puede ser utilizada por Nitro para identificar a una persona natural específica;

Procesador” se refiere a Nitro Software Inc., proveedor de los Servicios al Cliente y como se identifica en los Términos de Servicio;

“Lista de Subprocesadores” se refiere a la lista de Subprocesadores que Nitro pone a disposición en línea que incluye los Subprocesadores involucrados por Nitro para la provisión de los Servicios y el cumplimiento de las obligaciones de Nitro bajo el Acuerdo en general. Nitro puede actualizar la Lista de Subprocesadores de vez en cuando según el proceso establecido en esta Adenda de Procesamiento de Datos;

“Subprocesador” significa cualquier procesador de terceros comprometido por Nitro para el procesamiento de Información Personal relacionada con la provisión de Servicios al Cliente;

RGPD del Reino Unido” significa el RGPD de la UE transpuesto en la legislación nacional del Reino Unido en virtud de la sección 3 de la Ley de Retiro de la Unión Europea de 2018 y enmendado por la Regulación de Protección de Datos, Privacidad y Comunicaciones Electrónicas (Enmiendas, etc.) (Reglamento de Salida de la UE) de 2019 (según enmiendas).

Todos los demás términos y definiciones escritos con letras mayúsculas y que no están definidos expresamente en esta Adenda de Procesamiento de Datos, están definidos como se establece en la legislación de protección de datos aplicable o en los Términos de Servicio de Nitro.

3. PROPÓSITO DE ESTE ACUERDO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

3.1 Esta Adenda de Procesamiento de Datos determina las condiciones del procesamiento por Nitro de Información Personal. La naturaleza y propósito del procesamiento, una lista y el tipo de Información Personal así como las categorías de los Sujetos de Datos se enumeran en los Detalles del Procesamiento de Datos (Anexo 1).

4. DURACIÓN

4.1 Esta Adenda de Procesamiento de Datos es aplicable a todo procesamiento de Información Personal y se aplica mientras Nitro procese Información Personal en nombre del Cliente en el contexto del Acuerdo. Esta Adenda de Procesamiento de Datos complementa los Términos de Servicio de Nitro y está destinada a garantizar el cumplimiento de las Partes con los requisitos impuestos por las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables para el uso de los Servicios por parte del Cliente.

4.2 Esta Adenda de Procesamiento de Datos termina automáticamente al finalizar el Acuerdo (o en el momento en que se suspenda el procesamiento por parte de Nitro). Las disposiciones de esta Adenda de Procesamiento de Datos que están expresamente o implícitamente (dada su naturaleza) destinadas a tener efecto después de la terminación de la Adenda de Procesamiento de Datos sobrevivirán al final del Acuerdo respecto a la Información Personal comunicada por o a iniciativa del Cliente en el contexto del Acuerdo.

5. MEDIDAS TÉCNICAS Y ORGANIZATIVAS

5.1 Nitro ha implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas (“TOMs”) destinadas a asegurar el procesamiento de Información Personal. Las TOMs implementadas por Nitro son como se establece en los Detalles del Procesamiento de Datos y pueden ser actualizadas por Nitro de vez en cuando, sin embargo, Nitro asegurará no degradar la seguridad general que ha implementado en el momento de la ejecución de la Adenda de Procesamiento de Datos. El Cliente reconoce que las TOMs son adecuadas para el procesamiento de su Información Personal en el momento de la firma o aceptación de esta Adenda de Procesamiento de Datos.

5.2 En caso de que el Cliente solicite que se implementen medidas técnicas y organizativas específicas por parte de Nitro (que Nitro no haya implementado por defecto), el Cliente reembolsará a Nitro por la implementación de tales medidas adicionales de acuerdo con la Sección 11 “Costos” de esta Adenda de Procesamiento de Datos. RETENCIÓN

6.1 Nitro no conservará Información Personal más tiempo del necesario para el procesamiento de dicha Información Personal en el contexto del Acuerdo. El Cliente no instruirá a Nitro para almacenar ninguna Información Personal más tiempo del necesario. El período de retención aplicable (según lo defina el Cliente) se establece en los Detalles del Procesamiento de Datos.

6.2 Nitro eliminará o devolverá toda la Información Personal al Cliente después del final de la provisión de Servicios y eliminará las copias existentes, a menos que la ley aplicable exija la conservación de la Información Personal. El Cliente reconoce que los Servicios pueden incluir funcionalidades de descarga a disposición del Cliente para permitirle descargar sus datos. En la medida en que tales funcionalidades están disponibles, el Cliente debe utilizar tales funcionalidades para extraer o eliminar sus datos.

7. CONFIDENCIALIDAD

7.1 Las Partes han acordado una cláusula de confidencialidad en los Términos de Servicio que se aplica al procesamiento de Información Personal en el contexto del Acuerdo.7.2 Nitro reconoce y acepta que solo aquellos empleados, contratistas o agentes de Nitro que están involucrados en el procesamiento de Información Personal pueden ser informados sobre la Información Personal y solo en la medida en que sea razonablemente necesario para el cumplimiento del Acuerdo. Nitro garantiza que las personas autorizadas para procesar la Información Personal están comprometidas a la confidencialidad por contrato o están bajo una obligación legal apropiada de confidencialidad. OBLIGACIÓN DE INFORMAR

8.1 Al enterarse de una Violación de Datos, Nitro deberá, en la medida en que lo exija la ley aplicable o una Exhibición a esta Adenda de Procesamiento de Datos, notificar al Cliente sin demora indebida contactando a la persona de contacto indicada en el Acuerdo o el Formulario de Pedido pertinente (o alternativamente a través de la Dirección de Correo Electrónico de Notificación del Cliente o (si corresponde) cualquier otra dirección de correo electrónico que el Cliente haya compartido en el portal de administración como contacto de privacidad). La persona de contacto de Nitro para cualquier asunto relacionado con la protección de datos puede ser contactada por correo electrónico: privacy@gonitro.com.

9. SUBPROCESAMIENTO

9.1 El Cliente autoriza expresamente a Nitro a contratar Subprocesadores para el procesamiento de Información Personal para la ejecución del Acuerdo y para facilitar la provisión de los Servicios en general. En este sentido, el Cliente otorga una autorización escrita general a Nitro para decidir con qué Subprocesador(es) Nitro colabora para el cumplimiento de sus obligaciones bajo el Acuerdo. Nitro publica una Lista de Subprocesadores que se refiere a los Subprocesadores contratados por Nitro.

10. DERECHO DE AUDITORÍA

10.1 El Cliente tiene el derecho de realizar auditorías respecto al cumplimiento por parte de Nitro de sus obligaciones bajo este Anexo de Procesamiento de Datos y la legislación aplicable en materia de protección de datos. Nitro empleará sus esfuerzos razonables para cooperar con tales auditorías y poner a disposición toda la información necesaria para demostrar su cumplimiento con su obligación. El Cliente deberá notificar a Nitro de tal auditoría al menos un (1) mes antes de la fecha en que se llevará a cabo la auditoría, notificando por escrito a Nitro a través de privacy@gonitro.com.

10.2 En caso de que se realice una auditoría, todas las partes involucradas deberán firmar primero un acuerdo específico de no divulgación emitido por Nitro respecto a dicha auditoría y los resultados de la auditoría antes del inicio de la auditoría. En la ejecución de cualquier auditoría, deben tenerse en cuenta las obligaciones de confidencialidad de las Partes con respecto a los terceros. Tanto las Partes como sus auditores deben mantener en secreto la información recopilada en relación con una auditoría y utilizarla exclusivamente para verificar su cumplimiento con este Anexo de Procesamiento de Datos y las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos. El Cliente tiene la opción de realizar la auditoría por sí mismo o de designar a un auditor independiente; sin embargo, dicho auditor independiente deberá firmar debidamente el acuerdo de no divulgación mencionado en esta Sección.

10.3 Tanto las Partes como, cuando corresponda, sus representantes, deben cooperar razonablemente, a solicitud, con cualquier regulador competente en relación con la auditoría.

10.4 El Cliente reembolsará a Nitro por la asistencia proporcionada por Nitro en relación con la(s) auditoría(s) de acuerdo con la Sección 11 "Costos" de este Anexo de Procesamiento de Datos. Entiéndase que este reembolso no se aplicará en caso de que (i) la auditoría sea resultado de una Violación de Datos que se demuestre atribuible a Nitro o, (ii) en caso de que la asistencia de Nitro no exceda cuatro (4) horas laborables durante la vigencia del Acuerdo.

11. COSTOS

11.1 La asistencia a realizar bajo este Anexo de Procesamiento de Datos por la cual Nitro puede cobrar al Cliente, se cobrará sobre la base de las horas trabajadas y las tarifas horarias estándar aplicables de Nitro (295 USD/hora impuestos excluidos). Nitro facturará estos montos mensualmente, pero también tiene el derecho de solicitar un anticipo.

11.2 El pago por el Cliente a Nitro por la asistencia y los servicios profesionales proporcionados por Nitro bajo este Anexo de Procesamiento de Datos tendrá lugar de acuerdo con lo dispuesto en los Términos de Servicio.

12. RESPONSABILIDAD

12.1 Sujeto a la máxima extensión permitida por la ley aplicable, las disposiciones de los Términos de Servicio relativas a la limitación de responsabilidad también se aplican a este Anexo de Procesamiento de Datos y los daños que surjan de él.

13. DIVERS

13.1 Las disposiciones de los Términos de Servicio que se refieren a cambios, acuerdo completo, divisibilidad, ley aplicable y tribunales competentes son aplicables a este Anexo de Procesamiento de Datos.

13.2 Este Anexo de Procesamiento de Datos se complementa con los términos específicos del CCPA que se establecen en el Anexo 1 de este documento, en la medida en que sea necesario como se establece en el Anexo 1.

 

Anexo 1 - Detalles del Procesamiento de Datos

 

DESCRIPCIÓN DEL PROCESAMIENTO

1) ASUNTO DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

El asunto está determinado por el Cliente como se establece en el Acuerdo y el Formulario de Pedido relevante.

2) LA NATURALEZA Y EL PROPÓSITO DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La naturaleza y el propósito del procesamiento son determinados por el Cliente como se establece en el Acuerdo y el Formulario de Pedido relevante. Tal propósito puede consistir en poner a disposición los Servicios en la Nube (por ejemplo, pero sin limitación, poner a disposición el portal en la nube del cliente, los servicios de firma electrónica, los servicios de análisis, etc.) así como la provisión de Soporte.

La naturaleza del procesamiento debe, entre otras instrucciones dadas por el Cliente en el Acuerdo y el Formulario de Pedido relevante, incluir el procesamiento, la recopilación, el almacenamiento, la comunicación y la transferencia de Información Personal.

3) INFORMACIÓN PERSONAL PROCESADA

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas dentro de los Servicios (por ejemplo, portal del cliente, servicios de firma electrónica, servicios de análisis, etc.) y el contenido de la Información Personal cargada por el Cliente y sus Usuarios en los Servicios, Nitro procesa diferentes tipos de Información Personal. En general, la Información Personal procesada por Nitro incluye, sin limitación:

  • Detalles de identificación (por ejemplo, detalles de Usuarios y uso)
  • Datos documentales (por ejemplo, Información Personal incluida en documentos PDF procesados)

    Una descripción detallada del tipo de Información Personal que se procesa al utilizar los Servicios está disponible a través del Centro de Confianza de Nitro: https://www.gonitro.com/trust-center/data-protection/processing-of-personal-data

4) CATEGORÍA DE SUJETOS DE DATOS

Las siguientes categorías de Sujetos de Datos están por defecto en el alcance:

  • Todos los Usuarios que tengan acceso a los Servicios (lo que incluye a los usuarios administradores, usuarios generales o usuarios invitados como firmantes).
  • Todos los Sujetos de Datos incluidos en los Datos del Cliente cargados en los Servicios por el Cliente o sus Usuarios.

El Cliente confirma que esos sujetos de datos serán por defecto considerados como una de las siguientes categorías:

  • Personal del Cliente
  • Clientes del Cliente
  • Posibles clientes del Cliente
  • Proveedores del Cliente

5) SUBPROCESADORES

Nitro contrata Subprocesadores para asegurar que todas las funcionalidades están disponibles dentro de los Servicios. La aplicabilidad de los Subprocesadores depende de los Servicios utilizados y de las funcionalidades y configuraciones solicitadas por el Cliente. Una lista detallada de los Subprocesadores contratados por Nitro (incluyendo el procedimiento que aplicamos al contratar nuevos Subprocesadores) está disponible a través de nuestro Centro de Confianza: https://www.gonitro.com/trust-center/data-protection/subprocessors- and-subcontractors

6) MEDIDAS TÉCNICAS Y ORGANIZATIVAS (MTO)

Nitro implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad adecuada al usar los Servicios. Estamos actualizando continuamente dichas medidas. Una descripción detallada de las medidas tomadas está disponible a través de nuestro Centro de Confianza en nuestra sección de Seguridad: https://www.gonitro.com/trust-center/security y en nuestra Política de Seguridad de la Información. Nuestro Centro de Confianza también lista las certificaciones que Nitro tiene en la sección de Cumplimiento: https://www.gonitro.com/trust-center/compliance.

7) PERÍODO DE RETENCIÓN

Nitro no almacenará Información Personal más tiempo del necesario para la provisión de los Servicios. Dependiendo de los Servicios y las funcionalidades que usted esté utilizando como Cliente, el/los período(s) de retención aplicables pueden variar. Cada Cliente puede solicitar a Nitro que configure períodos de retención específicos en su entorno (en la medida de lo técnicamente posible).

En caso de que no se configuren períodos de retención específicos, la Información Personal será almacenada por defecto por Nitro hasta que sea eliminada por el Cliente o hasta que se termine el Acuerdo entre Nitro y el Cliente (más un máximo de 30

días), lo que ocurra primero. Una descripción detallada de los períodos de retención está disponible a través de nuestro Centro de Confianza: https://www.gonitro.com/trust-center/data-protection/processing-of-personal-data.

8) DATOS DE CONTACTO DEL EQUIPO DE PRIVACIDAD DE NITRO

privacy@gonitro.com
Nitro Software Inc.447 Sutter St, STE 405 #1015, San Francisco, CA 94108 Estados Unidos

ANEXO 1 – TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL CCPA

1. En la medida en que Nitro reciba Información Personal de o en nombre del Cliente y que dicha información esté sujeta al CCPA, se aplicarán las siguientes disposiciones. En la medida de cualquier conflicto entre este Anexo 1 y el Anexo de Procesamiento de Datos, prevalecerá el primero.

1.1 CCPA. En la medida en que (a) Nitro reciba Información Personal de o en nombre del Cliente con el fin de procesarla en nombre del Cliente para proporcionar los Servicios, y (b) que dicha Información Personal esté sujeta al CCPA (“PI del Cliente”), Nitro deberá (i) cumplir con todas las obligaciones aplicables a Nitro bajo el CCPA y proporcionar el mismo nivel de protección de privacidad y seguridad que requiere el CCPA; (ii) no Vender ni Compartir la PI del Cliente; (iii) no retener, utilizar ni divulgar la PI del Cliente (a) para ningún propósito que no sea los Propósitos Comerciales especificados en este Anexo de Procesamiento de Datos o el Acuerdo (incluyendo retener, utilizar o divulgar la PI del Cliente para un Propósito Comercial distinto del Propósito Comercial especificado en este Acuerdo de Procesamiento de Datos o el Acuerdo) o como lo permita de otro modo el CCPA, o (b) fuera de la relación comercial directa entre el Cliente y Nitro; (iv) en la medida en que el Cliente divulgue o de otra manera ponga a disposición Datos Desidentificados a Nitro, Nitro deberá (a) tomar medidas razonables para asegurar que los Datos Desidentificados no pueden asociarse con un individuo o hogar, (b) comprometerse públicamente a mantener y utilizar la información en forma desidentificada y no intentar volver a identificar la información, y (c) obligar contractualmente a cualquier destinatario posterior a cumplir con todas las disposiciones de este subpárrafo (iv); (v) no combinar la PI del Cliente relacionada con un individuo que Nitro recibe de, o en nombre de, el Cliente con Información Personal que recibe de, o en nombre de, otra persona, o que recoge de la interacción de Nitro con el individuo, siempre que Nitro puede combinar la PI del Cliente para llevar a cabo cualquier Propósito Comercial como se define en cualquier regulación relevante adoptada bajo el CCPA; (vi) notificar al Cliente si contrata a algún subcontratista para procesar la PI del Cliente, y divulgar la PI del Cliente a dicho subcontratista de acuerdo con un contrato escrito que incluya términos que proporcionen el mismo nivel de protección de dicha PI que los requeridos por el CCPA; (vii) implementar medidas organizativas y técnicas apropiadas a la naturaleza de la PI del Cliente para proteger la seguridad de la PI del Cliente y los sistemas contra el acceso no autorizado, destrucción, uso, modificación o divulgación; (viii) notificar al Cliente si Nitro determina que ya no puede cumplir con sus obligaciones bajo el CCPA; (ix) notificar al Cliente si Nitro recibe una solicitud para ejercer derechos de privacidad de un individuo relacionados con la PI del Cliente de ese individuo (una “Solicitud”). Nitro no deberá comunicarse de otra manera con un individuo respecto a su Solicitud, a menos que el Cliente dirija a Nitro a hacerlo o Nitro esté obligado a comunicarse con un individuo en virtud de la legislación aplicable. Nitro deberá, de manera coherente con la naturaleza y funcionalidad de los servicios proporcionados bajo este DPA y el papel de Nitro como Proveedor de Servicios, proporcionar apoyo razonable al Cliente para permitir que este responda y cumpla con una Solicitud según el CCPA; y no más de una vez al año, poner a disposición del Cliente, a solicitud, información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento con esta Sección 1, incluyendo proporcionando resúmenes de políticas de privacidad y seguridad aplicables para revisión y auditoría.

1.2 Certificación. En la medida en que Nitro sea un Contratista, Nitro certifica que entiende y cumplirá con las restricciones establecidas en la Sub-sección 1.1.

1.3 Uso del Cliente de PI. En la medida en que el Cliente divulgue, comparta o de otra manera ponga a disposición información del Cliente a Nitro, el Cliente lo hace para el propósito comercial específico establecido en este Anexo de Procesamiento de Datos. El Cliente puede tomar medidas razonables y apropiadas para asegurar que Nitro utilice la información del Cliente transferida a Nitro de manera consistente con las obligaciones del Cliente bajo el CCPA. El Cliente puede, con previo aviso razonable a Nitro, tomar medidas razonables y apropiadas para detener y remediar el uso no autorizado de la información del Cliente.

1.4 Definiciones. Los términos en mayúscula utilizados en esta Sección 1 que no están definidos de otra manera en este Anexo de Procesamiento de Datos tendrán los significados que se les asignen bajo el CCPA. A los efectos de esta Sección 1, "CCPA" significa la Ley de Privacidad del Consumidor de California y cualquier regulación de implementación emitida en virtud de esta, cada una enmiendada (incluyendo por la Ley de Derechos de Privacidad de California y cualquier regulación promulgada en virtud de esta).

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