Cómo anotar un PDF en Mac

A veces no es necesario realizar directamente cambios en un PDF, pero sí es necesario dejar algunas notas. Si ese es su caso, hay formas de utilizar la función "Vista previa" de su Mac para marcar un PDF, proporcionar comentarios o incluso simplemente apuntar notas que pueda consultar más tarde.

La barra de herramientas "Markup" es una buena solución para un equipo que necesita trabajar en un PDF conjuntamente. Pero, ¿cómo puede anotar un PDF con otras herramientas que faciliten aún más la colaboración? Veamos los pasos específicos a continuación.

Empecemos por definir una anotación. Se trata de cualquier tipo de nota, objeto o resaltado que complementa el PDF para su referencia. Y el estilo más obvio de anotación es simplemente añadir una nota textual a un PDF, de la misma manera que podría añadir un comentario en Word o en un Google Doc. Así es como se hace.

• Abra Nitro PDF Pro para Mac. Haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón Anotar para mostrar la barra de herramientas para anotar su documento.
• Seleccione la herramienta Text .
• Ahora tiene una opción para insertar un cuadro de texto.

• Aquí tiene dos opciones. Haga clic en cualquier lugar de la página para insertar un cuadro de texto. Observará que cuando empiece a escribir, el cuadro se ampliará automáticamente para adaptarse al texto que tenga. O puede hacer clic y arrastrar para crear un cuadro de texto con un tamaño específico. En este caso, el software envolverá el texto al tamaño de la caja.

Esta es una forma sencilla de añadir texto directamente a su PDF. Pero tenga en cuenta que si no quiere interferir con el texto en sí, puede insertar una nota en su lugar.

Una nota viene con un cuadro de texto plegable, con una pequeña indicación en el PDF de que hay una nota para leer. Esto es genial para cualquiera que quiera compartir un PDF sin interferir con el contenido. Los lectores interesados pueden consultar sus anotaciones sin que éstas cubran mucho espacio vacío dentro del PDF. He aquí cómo añadirlos a su documento.

• Una vez más, abra Nitro Sign. Haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón Anotar para mostrar la barra de herramientas para anotar su documento.
• Seleccione la herramienta Notas en lugar de la herramienta Texto .
• Con la herramienta Notes activada, ahora puede hacer clic en el PDF donde quiera colocar su nota. (No se preocupe; siempre puede cambiar la posición de la nota más tarde simplemente haciendo clic y arrastrando). La nota se insertará como un pequeño icono unido a una ventana de texto plegable. Cualquiera que quiera leer la nota puede simplemente desocupar la ventana y leer.
• Depende de usted si quiere ocultar la nota (dejarla colapsada) o revelarla (dejarla sin colapsar). Se trata de una elección estilística por su parte.
• Si necesita ajustar el nombre de la nota, vaya a Preferencias > Edición > Nombre y edite el autor de la nota.

Naturalmente, una de las mejores razones para utilizar la anotación es cuando se comparte el documento y se colabora en su aspecto. Cuando un PDF se pasa de un lado a otro entre colegas y colaboradores, hay que dejar comentarios y opiniones. O puede que tenga que revisar los comentarios y opiniones antes de editar el PDF usted mismo.

La herramienta Comments es una forma útil de reaccionar ante el desarrollo de un PDF sin interferir. También ayudará a que todos se mantengan en la misma línea, ya que sabrán quién está comentando qué, y qué hay que hacer para arreglar el PDF final.

• Repita el primer paso anterior: haga clic en la flecha hacia abajo junto a Anotar en la barra de herramientas para revelar las herramientas adecuadas.
• Esta vez, seleccione la herramienta Comentarios .
• Con la herramienta de comentarios activada, haga clic en la ubicación de la página en la que desea que vaya su comentario. Haga clic y arrastre para dimensionar el comentario cuando lo coloque; esto puede requerir un poco de ajuste para acostumbrarse a su funcionamiento.
• Con su comentario colocado en el PDF, puede escribir sobre el texto. ¡Voilà! Su comentario entrará directamente.

Una nota más: si utiliza la herramienta Edit o Select Text , puede seguir haciendo doble clic en un comentario para editarlo. No siempre tiene que trabajar con la herramienta Comment para editar los comentarios que ya ha colocado.

Ocurrirá en algún momento: tiene que llamar la atención sobre un asunto (educadamente, por supuesto) dentro de un PDF para llamar la atención sobre algo. Es bastante fácil hacerlo en las herramientas de colaboración en línea; ¿por qué no iba a serlo también en un PDF? Utilizando Nitro Sign, puede ser:

• Dentro de Nitro, repita el mismo paso en los otros procesos, haciendo clic en la flecha Down junto al botón Annotate para revelar las herramientas.
• Seleccione la herramienta Callout .
• Al igual que antes, haga clic en el lugar de la página en el que desea colocar su cuadro de texto de llamada.
• Coloque la llamada. Ahora puede hacer clic y arrastrar los tiradores de tamaño para redimensionar el cuadro de texto según sus especificaciones.
• Haga clic y arrastre los puntos finales para dirigir a los espectadores a la "línea líder". Esto creará una flecha hacia el lugar específico de la página del que habla.
• Si necesita editar la llamada, seleccione la herramienta Editar y haga clic en la llamada. Puede utilizar la herramienta de edición para reposicionar o cambiar el tamaño del cuadro que ha creado.

¿Qué ocurre si ha colocado una llamada, pero necesita moverla?

• Deseleccionar la llamada. Puede hacerlo simplemente haciendo clic en cualquier parte de la página.
• Manteniendo pulsada la tecla Comando mientras utiliza la herramienta Editar , ahora puede seleccionar y arrastrar toda la llamada a otro lugar. Nota: su llamada se conservará tal y como la escribió; simplemente la está moviendo.
• Suelte la tecla Command para colocarla. Ahora puede editar los componentes individuales de la llamada, igual que antes.

• A veces, no se puede expresar adecuadamente su opinión en la palabra escrita. Puede que le resulte más fácil subir un archivo de sonido de usted mismo hablando sobre el tema y dejarlo en el PDF. Si esa es la mejor manera de hacerlo, esto es lo que querrá saber:
• Si quiere pregrabar un archivo, hágalo ahora. Recuerde dónde guardó este archivo en su Mac.
• Dentro de Nitro Sign, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Anotar para revelar la barra de herramientas, como antes.
• Seleccione la herramienta Sound .
• Haga clic en una página específica dentro de su PDF: ahí es donde colocará el archivo de sonido.
• Aparecerá un menú. Esto le dará la opción de utilizar un Botón rojo de grabación para grabarse a sí mismo en este momento, o puede utilizar un archivo de sonido que haya sido grabado previamente. Elija su opción.

Esto creará una anotación de archivo de sonido/audio junto a la página correspondiente. A partir de ese momento, las personas que colaboran en el PDF pueden escuchar los comentarios que usted ha dejado.

• Haga doble clic en la herramienta para "bloquearla" en su lugar. Esto le permite trabajar con la herramienta de forma continua. Esto es especialmente útil si sabe que tendrá que tomar muchas notas en una sesión de trabajo, por ejemplo. Si desea desbloquear la herramienta, haga clic en Editar o utilice Comando + 2. También puede visitar esta función dentro de Preferencias si desea desactivarla. Sin embargo, para las personas que añaden muchos comentarios a un PDF de una sola vez, bloquear la herramienta en su lugar es una forma útil de abordarla.
• Utilice una herramienta de llamada cuando tenga algo específico en mente. Tenga cuidado al añadir una nota en un PDF cuando quiera destacar un problema específico. No añada un cuadro de texto y diga "En una de las líneas de aquí, deberíamos cambiarlo..." porque eso no es lo suficientemente específico. En su lugar, utilice la herramienta Callout cuando lo haga. Esto es esencialmente como usar el dedo para señalar el PDF. Esto ayudará a reducir la confusión de quien revise sus anotaciones por primera vez.

¿Está preparado para sacar el máximo partido a sus anotaciones con los PDF? Entonces es el momento de utilizar el software que lo haga lo más fácil posible. Le recomendamos que se inscriba en la prueba gratuita de Nitro PDF Pro para Mac para experimentar todo lo que este software puede hacer por los PDF en la era digital.