Consejos para personalizar y utilizar los contratos de fotografía de eventos

El éxito de su negocio de fotografía requiere que se asegure de que entiende claramente cada encargo que acepta y de que se le paga por su trabajo. Puede eliminar el riesgo de no comprender el alcance de un trabajo y asegurarse de que las condiciones de pago son claras utilizando una plantilla de contrato de fotografía de eventos.

Esto es lo que cubriremos a continuación:

• Cláusulas del contrato de fotografía de eventos
• Advertencias sobre la ampliación del ámbito de trabajo
• Realizar cambios en los contratos
• Recursos útiles

Como en cualquier contrato, hay partes estándar que deben incluirse. Al utilizar una plantilla de contrato de fotografía de eventos, verá incluidas las siguientes cláusulas que permiten una personalización total con la información que usted y su cliente acuerden.

• Partes del contrato
• Detalles del evento (fecha, lugar)
• Detalles de la hora (inicio y fin)
• Tipo de evento (ocasión y formal/informal)
• Tema (si se justifica)
• Lugares adicionales (para fotos)
• Tasas (descriptivas)
• Consulta previa al evento (si se utiliza)
• Política de cancelación (con acuerdo de reembolso/depósito)
• Identificación de "partes importantes" durante el evento
• Tiempo de programación (inicio y adición a la programación)
• Normas del lugar de celebración (que el fotógrafo debe respetar)
• Aviso sobre los derechos de autor
• Aviso de visualización
• Liberación de modelos
• Límites de responsabilidad
• Cláusula de cambio/enmienda
• Resolución de litigios
• Divisibilidad y renuncia
• Jurisdicción
• Cesión de derechos (sucesores/cesionarios)

Estas son las cláusulas típicas que uno debería incluir en todos los contratos de fotografía.

Un reto al que se enfrenta a menudo un fotógrafo es que le pidan que haga fotos "improvisadas" en un evento que no están incluidas en sus contratos. Hay formas de gestionar esto, entre ellas:

• Anexos al contrato - podría utilizar un anexo al contrato para avisar a un cliente antes de un evento de los complementos que podrían estar disponibles durante el mismo por una tarifa específica. Si el cliente pidiera un complemento, se le notificaría en el acto que estaba cubierto por el anexo del contrato y tendría que aceptarlo verbalmente. Inmediatamente después de terminar el evento, sería prudente pedir al cliente que ponga sus iniciales en los artículos que autorizó y le informó de los costes adicionales. Se deben hacer arreglos de pago.
• Hoja de servicio separada - otra opción posible es llevar consigo una hoja de servicio adicional cuando salga para asistir a un evento fotográfico. Si el cliente solicita servicios adicionales en el evento, esta hoja contendría los detalles así como los costes asociados a los servicios añadidos.

Lo último que quiere hacer como fotógrafo es añadir tiempo a un evento y no ser compensado por ello. Tampoco querrá acabar haciendo fotos para un cliente que no formaban parte del contrato original sin obtener un acuerdo del cliente sobre su voluntad de pagar por los servicios adicionales.

A menudo hay razones por las que puede ser necesario modificar un contrato. Las normas del lugar pueden cambiar, los problemas relacionados con el tiempo pueden hacer necesario un cambio o la fecha del evento puede ser aplazada. Asegúrese de que dispone de un área en su plantilla de contrato de fotografía de eventos para esbozar cómo pueden gestionarse este tipo de cambios y cuáles son los plazos para modificar las fechas.

A menudo, los clientes tienden a pensar que los fotógrafos independientes sólo reservan un evento al día. Sin embargo, si su evento es uno de los múltiples eventos que se programan en un día, es importante que se lo deje claro por adelantado para que sean conscientes de que el marco temporal no puede alterarse para adaptarse a cambios en su horario o petición.

• 10 Puntos críticos para contratos fotográficos sólidos
• Sí, ¡necesita un contrato de fotografía!
• La guía definitiva de la fotografía de eventos corporativos
• Cómo fotografiar un evento corporativo

Cuando usted y su cliente hayan acordado todos los detalles finales de su contrato, deberá finalizar el acuerdo para asegurarse de que sea vinculante para ambas partes. Afortunadamente, esto no siempre requerirá que asistas a una segunda o tercera reunión cara a cara. ¡Gracias a la tecnología y a la legalidad de la firma electrónica, es más fácil que nunca utilizar Nitro para finalizar todos tus contratos! Comience su prueba gratuita de Nitro hoy.