Consejos para personalizar y enviar su contrato de organización de eventos

¿Busca un contrato de organización de eventos que pueda utilizar con clientes para su negocio? Si es así, no busque más. Disponemos de una plantilla de contrato de organizador de eventos que puede personalizarse para adaptarla a las necesidades de su empresa de organización de eventos.

A continuación cubriremos:

• Detalles importantes que debe incluir en su contrato de organización de eventos
• Cláusulas que debe considerar añadir
• Errores que debe evitar
• Enlaces a recursos adicionales
• Cómo conseguir que firmen su contrato

Tanto si está planeando una fiesta privada íntima como una gran gala pública, el diablo está en los detalles. Lo mismo ocurre con el contrato que cubre sus servicios como organizador de eventos. La planificación de eventos es una forma de arte compleja que requiere que su cliente le transmita una visión global que luego usted construye y da vida. Disponer de un contrato claro y conciso es la mejor manera de protegerle a usted y a su cliente en caso de que surja una disputa en cualquier momento.

Al crear su contrato de organizador de eventos, asegúrese de incluir los siguientes detalles:

• Información de contacto de ambas partes
• Fecha y hora del acontecimiento, incluida la hora de finalización
• Una descripción detallada del acontecimiento
• Descripción de las funciones y responsabilidades del planificador de eventos
• Desglose de costes y tasas
• Importe del depósito debido en el momento de la firma del contrato
• Penalizaciones por anulación
• Elección de jurisdicción

Además de los términos y cláusulas básicos que figuran en su contrato de organización de eventos, puede que también necesite añadir cláusulas específicas para protegerse a sí mismo y a su cliente, como por ejemplo:

• Responsabilidad por lesiones. Se trata de una cláusula que deja claro quién será responsable en caso de lesión de un festejado, invitado o trabajador antes o durante el evento.
• Derechos de fotografía y publicidad.  Si quiere poder utilizar las fotos tomadas del montaje o en el propio evento para hacer publicidad de su negocio, debe dejar claro que tiene ese derecho dentro de su contrato.
• Plazo del contrato. Para asegurarse de que su contrato se firma a tiempo, añada una cláusula que indique de cuánto tiempo dispone el cliente para devolver el contrato firmado. Puede utilizar Nitro Sign para firmar cualquiera de sus contratos o documentos importantes de forma rápida y sencilla.

Su contrato de organización de eventos tiene por objeto protegerle a usted y a su cliente de costosas y largas disputas legales. Para asegurarse de que su contrato funciona según lo previsto, asegúrese de evitar cometer los siguientes errores al personalizarlo:

• Falta de detalles sobre las funciones del planificador. Proporcione tantos detalles como sea posible sobre lo que el organizador del evento es y no es responsable tanto antes como durante el evento. Cuando faltan detalles, suelen producirse disputas.
• No abordar los costes adicionales. Se necesita cierta flexibilidad a la hora de planificar el presupuesto de cualquier acontecimiento. Asegúrese de que cubre las situaciones que puedan dar lugar a costes adicionales, como un aumento significativo de los precios de los proveedores, los honorarios imprevistos del lugar de celebración y los cargos en los que se incurrirá si el evento se prolonga más allá de la hora de finalización acordada.
• Permitir la cancelación tardía. Los eventos pueden cancelarse en cualquier momento por una amplia variedad de razones; sin embargo, es posible que el organizador del evento ya haya incurrido en gastos en el momento de la cancelación. Teniendo esto en cuenta, asegúrese de elegir las fechas de cancelación adecuadas.
• No permitir modificaciones. No permita modificaciones verbales. Permitir que ambas partes modifiquen los detalles del contrato es habitual; sin embargo, cualquier modificación debe hacerse por escrito y ser acordada por ambas partes.
• Incluyendo condiciones poco razonables. Evite cláusulas poco razonables en su contrato, como tasas de cancelación excesivas, porque podrían hacer que el contrato fuera declarado nulo por un juez.

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La correcta ejecución de cualquier contrato es crucial para garantizar que los términos acordados en el contrato se mantendrán en los tribunales en caso de que surja una disputa. En el mundo digital actual, la posibilidad de firmar su contrato electrónicamente es imprescindible. Una vez que haya personalizado su contrato de planificación de eventos para reflejar el acuerdo alcanzado entre usted y su cliente, enviárselo a su cliente para que lo firme es fácil y rápido con Nitro. Inicie hoy mismo su prueba gratuita de Nitro.