Cómo utilizar una plantilla de solicitud de voluntariado para un evento

Desde carreras benéficas a desfiles y todo lo que hay entre medias, los voluntarios mantienen el buen funcionamiento de los eventos. A cambio, disfrutan de la oportunidad de interactuar con los miembros de la comunidad e impulsar sus currículos. Sin embargo, no cualquiera es merecedor de un puesto de voluntario.

Lo ideal es que todos los aspirantes a voluntarios rellenen solicitudes detalladas en las que expongan su experiencia y expliquen por qué quieren ayudar en los distintos actos. Estas aplicaciones también pueden cumplir funciones prácticas, como agilizar el proceso de programación y proporcionar un punto de referencia claro para la información de emergencia.

¿Está interesado en investigar a los posibles voluntarios con la ayuda de una plantilla de solicitud? Siga leyendo para saber lo siguiente:

• Aspectos esenciales que debe incluir toda solicitud de voluntariado para un evento
• Opciones para personalizar una plantilla de solicitud de voluntariado para eventos
• Mejores prácticas durante el proceso de solicitud de voluntariado

Cuando utilice una plantilla de solicitud de voluntarios para eventos, recuerde el objetivo principal de este documento: determinar qué voluntarios son los más adecuados para cada puesto. Esto será más fácil de discernir cuando el formulario incluya estos elementos esenciales:

• Información de contacto. ¿Cómo prevé ponerse en contacto con los solicitantes? Anímeles a que envíen tanto direcciones de correo electrónico como números de teléfono. También deben destacar su método de contacto preferido.
• Experiencia como voluntario. ¿Por qué el solicitante está cualificado para el puesto de voluntario? En esta sección se puede pedir a los posibles voluntarios que expongan su experiencia laboral remunerada y no remunerada, así como su historial académico y sus certificaciones.
• Preferencias de los voluntarios. Los voluntarios más eficaces están entusiasmados con el papel único que desempeñan en los eventos que apoyan. Para promover esa pasión, ofrezca a los voluntarios la posibilidad de destacar sus posiciones preferidas. También pueden explicar cómo los antecedentes académicos y laborales expuestos anteriormente en la solicitud influirán en sus contribuciones al evento. 
• Antecedentes penales. Dé a los solicitantes la oportunidad de explicar si han sido condenados por algún delito y, en caso afirmativo, las circunstancias atenuantes que rodearon estos incidentes. Esta sección es muy importante para los acontecimientos en los que participen niños u otras poblaciones potencialmente vulnerables.
• Datos médicos y del seguro. Explique que su organización será eximida de cualquier reclamación o tratamiento médico que surja debido a la participación de los voluntarios en los eventos. Además, el documento debe dejar claro que los voluntarios deben procurarse su propia cobertura de seguro. 

Además de la información básica destacada anteriormente, las solicitudes de los voluntarios pueden personalizarse para incluir detalles que sólo pueden ser relevantes para determinados eventos. Siéntase libre de añadir estas secciones adicionales cuando lo desee:

• Detalles del evento. Si organiza varios eventos, puede resultar difícil hacer un seguimiento de los aspirantes a voluntarios que solicitan determinadas oportunidades. Aclare incluyendo una sección que indique el nombre, la fecha y la dirección de cada evento. Asegúrese de ajustar esta sección con regularidad, ya que los nuevos acontecimientos requieren nuevos solicitantes.
• Tallas de ropa. A menudo, se pide a los voluntarios que lleven camisetas de marca u otras prendas específicas durante los actos. En otros casos, se proporciona ropa gratuita en reconocimiento a los servicios de los voluntarios. De cualquier forma, los detalles de tamaño pueden incorporarse a la solicitud. 

La forma de personalizar las plantillas de solicitud de voluntariado es importante. Estas mejores prácticas le ayudarán a seleccionar excelentes voluntarios para cada evento:

• Proporcione indicaciones o preguntas abiertas. Si desea descripciones detalladas de la experiencia o las áreas de pasión de los solicitantes, anímeles a ser descriptivos con preguntas abiertas. 
• Incluya una sección para que los padres o tutores firmen. Los adolescentes suelen ser excelentes voluntarios, pero sus padres deben firmar las solicitudes en su nombre. 

Ahora que sabes cómo personalizar una plantilla de solicitud de voluntariado para eventos, es hora de firmar el documento. Un flujo de trabajo optimizado es esencial, especialmente si prevé un gran volumen de aplicaciones. Busque Nitro Sign para obtener una solución conveniente y altamente segura. No dude en aprovechar nuestra prueba gratuita, que le dará una idea de cómo funciona este enfoque y por qué es tan eficaz.