Consejos para quienes redactan y utilizan cartas de excedencia

Como empleado trabajador, se enorgullece de su compromiso con su trabajo. A veces, sin embargo, ciertas circunstancias pueden obligarle a dar un paso atrás. Dependiendo de la política de excedencias de su empresa, podrá tomarse un tiempo libre sintiéndose seguro de que su puesto de trabajo le estará esperando a su regreso.

Redactar una carta de excedencia es un paso fundamental para solicitar tiempo libre. En este documento formal se explican los motivos por los que necesita una excedencia, al tiempo que se indica la duración de la misma y cuándo se espera que se reincorpore al trabajo.

Para dar una idea del proceso, a menudo confuso, de tomar una excedencia, hemos elaborado una guía que se sumerge en los requisitos para notificarlo a los empleadores. Se lo explicaremos:

• Componentes esenciales de una carta de baja laboral
• Cómo puede ayudar una plantilla de carta de baja laboral
• Mejores prácticas para utilizar las cartas de baja laboral

Cada solicitud de excedencia tendrá un aspecto un poco diferente en función de la situación específica que exija tomarse un tiempo libre. Dicho esto, toda carta debe incluir estos elementos esenciales:

• El nombre del supervisor. En la apertura de la carta de excedencia debe destacarse el nombre de la persona responsable de aprobar la excedencia. Normalmente se incluirá tanto en la sección de apertura (que también hace referencia al nombre y la dirección de la organización) como en el saludo: "Estimado Sr./Sra. ____."
• Un resumen del plan de permiso. Esta sección debe proporcionar una descripción concisa de por qué solicita tiempo libre y cómo podría ser esta ausencia del trabajo. Aunque esta explicación debería despejar todas las dudas sobre la necesidad de una excedencia, no debería superar unas breves frases. 
• Las fechas propuestas para la excedencia. ¿Cuándo está previsto que comience y finalice la excedencia? Si es posible, incluya fechas concretas. 
• Un agradecimiento y una firma. La carta debe terminar con alguna muestra de gratitud por haber considerado su solicitud. Utilice el saludo final "sinceramente," seguido de su firma. 

Las cartas de excedencia más eficaces son breves y sucintas. Sin embargo, sin orientación, puede ser fácil compartir demasiados detalles o derivar hacia un lenguaje excesivamente informal.

Una plantilla de carta de excedencia le mantendrá en el buen camino, asegurándose de que comunica a su empleador sólo los detalles más esenciales. Una plantilla también es útil desde el punto de vista del formato; si se sigue al pie de la letra, evita que la carta parezca desordenada.

La forma en que proceda podría desempeñar un papel muy importante en el cumplimiento de las condiciones de una excedencia solicitada y en la facilidad con la que pueda afrontar el proceso de reincorporación más adelante. Estas buenas prácticas deberían ayudarle:

• Comprenda sus derechos legales. Los empresarios no están obligados a conceder permisos retribuidos, aunque muchos optan por hacerlo con la esperanza de atraer a los mejores talentos. Sin embargo, muchas empresas están obligadas a ofrecer permisos no retribuidos en determinadas condiciones, tal y como se recoge en la Ley de Permisos Médicos y Familiares (FMLA). Fíjese bien en estos requisitos antes de solicitar una excedencia.
• Mantenga primero una conversación con su empleador. El momento de presentar una carta de excedencia es importante. Muchos empleados encuentran que tienen más éxito si avisan a su empleador de sus intenciones de tomarse tiempo libre antes de presentar una carta formal. La carta sirve como seguimiento oficial para confirmar todo lo discutido previamente en persona.

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