Aspectos a tener en cuenta con una plantilla de orden de compra

Para cualquier empresa que esté comprando muchas piezas para la creación de productos, o mercancías para la reventa, una plantilla de orden de compra puede ser una gran elección. De esta forma, puede crear diferentes pedidos de compra según sea necesario y para cada proveedor, pero utilizando la misma plantilla básica para no tener que hacer uno nuevo cada vez. Es fácil y cómodo. He aquí lo que debe tener en cuenta para sus necesidades de órdenes de compra.

Con una buena plantilla de orden de compra, puede asegurarse de que su empresa obtiene lo que necesita, cuando lo necesita, para poder seguir avanzando y satisfacer la demanda de los clientes.

En este artículo abordaremos:

• Detalles importantes de la orden de compra
• Mejores prácticas para una orden de compra
• Consejos para una orden de compra segura
• Consideraciones clave para las órdenes de compra
• Fuentes relacionadas para más información

Una plantilla de orden de compra no es lo mismo que las plantillas de contratos y acuerdos. La mayoría de las órdenes de compra son relativamente sencillas, en el sentido de que no requieren una gran cantidad de lenguaje jurídico ni de cláusulas. Aun así, querrá que las órdenes de compra de su empresa sigan las normas habituales del sector y que sean fácilmente legibles y comprensibles para sus proveedores. La orden de compra debe incluir:

1. La información de su empresa -- Cualquier proveedor que reciba su orden de compra tiene que aclarar de qué empresa procede.
   
2. La información de su proveedor -- Asegurarse de que el pedido va al proveedor correcto es mucho más fácil, cuando la información del proveedor está en la orden de compra.
   
3. "Ship To" Information -- Es posible que tenga más de una ubicación, y su proveedor necesita saber dónde se envían los artículos.
   
4. Información sobre el artículo y la cantidad -- Lo que está pidiendo específicamente y cuántos de ellos son dos datos vitales.
   
5. Precio y condiciones -- El coste de los artículos, cuándo y cómo se pagarán, si hay condiciones de envío u opciones de seguro y otros detalles deben formar parte de su orden de compra.

Disponer de detalles como éstos en su plantilla de pedido de compra le facilita recordar todo lo que debe incluirse en ese pedido, para no omitir accidentalmente información importante que podría causar problemas o retrasos a su empresa y a sus clientes.

Si elige una plantilla de orden de compra de calidad, su empresa podrá sentirse más segura a la hora de trabajar con proveedores. También reducirá el riesgo de problemas como envíos perdidos o retrasados, cantidades incorrectas o artículos que van al lugar equivocado. Asegúrese de que su orden de compra cubre:

• Los datos de su empresa, el vendedor, los artículos, el precio y la cantidad.
• La "envía a" información, aunque sea la misma que la de su empresa.
• El pedido completo con todo cumplimentado, para reducir los problemas.

Cuando empiece a hacer pedidos de mercancías o piezas a proveedores, lo mejor que puede hacer por usted mismo, por el proveedor y por sus clientes, es asegurarse de que está gestionando las cosas de la forma más fluida posible. Eso es más fácil con una buena plantilla de orden de compra.

Es importante tener seguridad para su orden de compra. No querrá que se pierda en algún sitio, ya que eso provoca retrasos. También debe asegurarse de que el proveedor lo firma, como acuse de recibo. Una de las formas más sencillas de hacerlo es mediante el envío y la firma electrónicos. Para mantener su orden de compra segura, utilice Nitro Sign para sus órdenes de compra y otros documentos importantes. De este modo, sabrá que todo está firmado y enviado correctamente utilice Nitro Sign para sus órdenes de compra y otros documentos importantes.

Una plantilla de orden de compra es una forma importante de que las empresas sigan obteniendo las mercancías que necesitan, ya sean productos terminados para su envío o piezas para crear sus propios productos. Cuando complete una orden de compra, tendrá que pensar en:

• Añada todos los datos específicos de su empresa, para que el proveedor pueda realizar el envío de forma rápida y eficaz.
• Detalles claros de lo que realmente está pidiendo, para que reciba los artículos y las cantidades correctas.
• Información para cualquier requisito exclusivo, como el seguro de envío, etc. 

Con una plantilla de orden de compra, su empresa puede sentirse segura de que manejará más fácilmente los detalles de la obtención de las piezas o mercancías que se necesitan, con el fin de mantener contentos a los clientes.

Para saber más sobre las órdenes de compra, aquí tiene algunas fuentes que puede consultar.

• ¿Qué es una orden de compra?
• Todo lo que debe saber sobre las órdenes de compra
• ¿Cómo funciona una orden de compra?