Consejos a la hora de redactar un memorándum
Los memorándums son una herramienta eficaz para las empresas modernas. Si busca una forma rápida y sencilla de distribuir información importante a mucha gente, sin necesidad de escribir múltiples cartas o avisos, un memorándum es una buena manera de hacerlo. Redactar un memorando no es difícil, y estos ejemplos de memorandos pueden ayudarle a empezar.
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En esta sección, cubriremos:
- What is a Memorandum
- ¿Qué incluye un memorándum?
- When You Should Send a Memorandum
- Consejos para redactar memorandos eficaces
- Envío seguro de un memorándum
¿Qué es un memorándum?
Un memorándum es una carta breve y formal diseñada para llamar la atención sobre un asunto o problema y conseguir que el lector tome medidas al respecto. En los negocios, un memorándum también puede utilizarse para informar a los empleados o clientes sobre nuevas políticas y prácticas. Normalmente, un memorándum, o memo, se utiliza para la comunicación escrita interna. Los memorandos actuales pueden enviarse por correo electrónico, pero el formato básico sigue siendo el mismo.
¿Qué incluye un memorándum?
As a letter, a memorandum has four basic parts in its heading. These are:
- To: This line states who the recipient is, and it can be a group of people instead of an individual
- De: Esta línea indica quién es el remitente
- Fecha: Esta es la fecha en la que se envía el memorándum
- RE: Esta es la línea de asunto que indica el tema principal del memorándum
The sample memorandum shows these four lines. After this introduction, you will craft the letter itself.
When You Should Send a Memorandum
En los negocios, hay muchas ocasiones en las que es aceptable enviar un memorándum a los empleados o a los clientes. Esto incluye:
- Al cambiar las estructuras de tarifas
- Al añadir o quitar pólizas
- Al abordar un problema
- Al publicar los calendarios de reuniones
- Como recordatorio para los equipos
- To summarize terms and agreements
- When making procedural changes
Siempre que necesite alertar a un grupo numeroso de personas de un cambio o adición, un memorándum facilita la tarea.
Consejos para redactar memorandos eficaces
Para redactar un memorándum eficaz, asegúrese de que su escrito está centrado y es breve. Debe abordar el tema en cuestión con detenimiento, evitando al mismo tiempo las frases largas y los estilos de redacción ampulosos.
Los memorandos deben tener un tono profesional. Tampoco deben incluir información sensible, porque suelen enviarse a muchas personas a la vez.
El párrafo o frase de apertura debe exponer el propósito de la nota y lo que quiere que el lector sepa o haga. Continúe con los detalles y concluya con una reafirmación del propósito o la acción.
Utilice frases y párrafos cortos, para que el lector pueda hojear la nota sin perderse información. Si la nota es larga, utilice viñetas para que el lector pueda hojearla fácilmente.
Por último, asegúrese de que el memorándum ofrece al lector un paso accionable. Esto hará que sea eficaz. Consulte el modelo de memorándum para ver cómo se hace.
Envío seguro de un memorándum
Para asegurarse de que un memorándum llega a todas las personas adecuadas, debe enviarlo de forma segura. Nitro Sign le permite enviar documentos de forma segura a quien desee. Puede incluso recoger firmas para verificar que los destinatarios han leído la nota y recibido la información. Inicie su prueba gratuita de Nitro Sign para explorar cómo puede ayudarle a distribuir notas de forma más eficaz.
