Lo que hay que saber sobre el uso de los acuerdos de servicio con los clientes

Para aclarar por qué es útil una plantilla de acuerdo de servicio y cómo tanto los clientes como los contratistas pueden beneficiarse del uso de una, esta guía cubrirá:

• Aspectos básicos que debe incluir todo contrato de servicios
• Disposiciones adicionales que vale la pena añadir a un acuerdo de servicio
• Mejores prácticas para utilizar una plantilla de acuerdo de servicio

Si utiliza una plantilla de acuerdo de servicios, puede esperar encontrarse con estas cláusulas básicas:

• Alcance de los servicios. ¿Qué servicios prestará el contratista al cliente? Éstas deben ser detalladas, sin dejar nada en entredicho. Esta información puede incluirse en un anexo que acompañe al documento, con una lista completa de servicios. El acuerdo también debe resaltar dónde se llevarán a cabo los servicios referidos. 
• Detalles sobre la compensación. Esta sección debe explicar que, una vez completados los servicios enumerados a satisfacción del cliente, se facturará y pagará al contratista en un momento determinado. A partir de ahí, la cláusula de indemnización puede detallar cómo se producirá el pago, qué métodos (como el cheque o la tarjeta de crédito) son aceptables y dónde pueden enviarse los pagos.
• Relación de contratista independiente. A veces, las disputas entre contratistas y clientes surgen porque su relación se interpreta erróneamente como la de empleador y empleado. Esta confusión puede evitarse explicando claramente que la parte que ofrece los servicios solicitados es un contratista independiente, y que por tanto no debe esperar recibir beneficios ni actuar como agente en nombre del cliente. 
• Acuerdo de confidencialidad. A menudo, es necesario que el cliente comparta información privada con el contratista. Si esto ocurriera, un acuerdo de confidencialidad puede proteger la propiedad intelectual del cliente.

Un modelo de acuerdo de servicio proporciona un esquema básico para clientes y contratistas. Esto puede personalizarse con una variedad de cláusulas adicionales, varias de las cuales se mencionan a continuación:

• Arreglos para los suministros. En algunos contratos, el cliente es responsable de proporcionar los suministros necesarios para realizar el trabajo solicitado. En otros casos, puede ser prudente que el contratista proporcione ciertos suministros. Ambas partes deben entender desde el principio cómo se obtendrán y manejarán estos materiales. 
• Registros de gastos. Dependiendo del alcance de los servicios, el contratista puede llegar a incurrir en gastos que el cliente debe cubrir. Esta cláusula da cuenta de tal posibilidad, al tiempo que reconoce la necesidad de una factura detallada. Además, esta sección puede incluir una solicitud de permiso por escrito antes de realizar compras por encima de una determinada cantidad de dinero.
• Consecuencias del retraso en los pagos. Además de resaltar cuándo se debe pagar, el contrato debe explicar qué ocurrirá si el cliente no paga a tiempo. Normalmente, el cliente recibirá una tarifa por retraso, tal y como se indica en el acuerdo de servicio.

La forma de personalizar la plantilla del acuerdo de servicio importa tanto como lo que, exactamente, contiene al principio. Estas buenas prácticas le ayudarán a aprovechar al máximo este recurso:

• Sea específico. Desde el alcance de los servicios hasta las condiciones de remuneración, cada parte del acuerdo de servicios debe ser detallada. Utilice una terminología específica para dejar bien claros los objetivos de esta relación comercial. Lo ideal sería que un tercero neutral pudiera leer el contrato y describir exactamente qué servicios pretende prestar el contratista, qué suministros proporcionará el cliente y cómo se pagará al contratista.
• No empiece hasta que el contrato esté firmado. Revisar y firmar el acuerdo de servicio es crucial para proteger tanto al cliente como al contratista. Por ello, ambas partes deben evitar avanzar en la prestación de servicios o incluso en la adquisición de equipos hasta que se haya firmado el contrato.

Un modelo de acuerdo de servicio es un buen comienzo para perfilar la relación entre el cliente y el contratista, pero el proceso de firma es igual de importante. Una vez que se sienta seguro del contenido del acuerdo, recurra a soluciones como Nitro Sign para llegar a la meta. Este enfoque racionalizado proporciona una seguridad muy necesaria. Para saber cómo funciona, empiece con una prueba gratuita.