Lo que hay que saber sobre el uso de un modelo de contrato de agencia general

Un contrato general de agencia esboza una relación importante, pero a menudo compleja. Este documento hace referencia a dos partes principales: el mandante, que realiza la contratación y paga por los servicios, y el agente, que es responsable de completar el trabajo.

Los acuerdos de agencia proporcionan una protección muy necesaria en diversas situaciones. Son comunes entre agentes inmobiliarios, corredores de inversiones, empresas de marketing y proveedores subcontratados. En estos y otros casos, tanto el principal como el agente requieren una amplia protección jurídica. La mejor forma de hacerlo es mediante un contrato detallado.

¿No está seguro de cómo funcionan los acuerdos generales de agencia o qué deben incluir? En esta guía, cubriremos:

• Detalles básicos incluidos en un modelo de contrato general de agencia
• Cláusulas adicionales a considerar añadir
• Errores que debe evitar

Los acuerdos generales de agencia pueden diferir en función del tipo de trabajo requerido y de los riesgos en los que incurren tanto el principal como el agente. Sin embargo, normalmente estos contratos mencionan lo siguiente:

• Alcance de los servicios. El contrato (o un documento adjunto conocido como "anexo") debe detallar los servicios específicos que debe prestar el agente. Esta parte del acuerdo también debe explicar que, si se requieren servicios fuera del ámbito del contrato, deberá firmarse un nuevo acuerdo.
• Compensación. Esta sección debe explicar cómo se procederá a la compensación si los servicios descritos en el contrato se completan a satisfacción del mandante. También puede detallar cuándo se presentará la factura y cuándo puede esperarse el pago. 
• Gastos. Mientras prestan los servicios estipulados en el contrato, los agentes pueden incurrir en diversos gastos. El acuerdo debe explicar cómo deben mantenerse los registros de estos costes y cuándo deben presentarse las facturas. Esta cláusula también puede destacar la necesidad de un consentimiento por escrito cuando un gasto concreto supere una cantidad determinada.
• Relación del principal y el agente. El contrato debe explicar claramente que su lenguaje nunca debe ser malinterpretado para asumir que existe una relación empleador-empleado.

La personalización es clave para los contratos generales de agencia, ya que las especificidades pueden variar entre industrias y empresas. Además de las cláusulas esenciales descritas anteriormente, su modelo de contrato general de agencia puede incluir estas cláusulas adicionales:

• Confidencialidad y propiedad intelectual. En ocasiones, los agentes pueden tener acceso a información privilegiada que es necesario proteger. La sección de confidencialidad del contrato impedirá que el agente revele dicha información sin un permiso por escrito. También puede detallar los procedimientos relativos a la devolución de la propiedad intelectual o la destrucción de material sensible. A menudo, la cláusula de confidencialidad se aplicará indefinidamente, incluso después de que hayan concluido los servicios del agente.
• Terminación. Si es necesario poner fin a la relación entre el principal y el agente, el contrato general de agencia debe explicar cómo se hará y en qué momento dejará de ser efectivo el acuerdo. El contrato también debe aclarar cuándo se pagarán los saldos pendientes si el acuerdo se rescinde debido al incumplimiento de las disposiciones materiales por parte del principal.
• Resolución de litigios. Aunque la intención principal del acuerdo general de agencia es evitar disputas, el contrato debe reconocer la posibilidad de que surjan conflictos en el futuro. Idealmente, también explicará cómo se resolverán dichas disputas. Por ejemplo, el acuerdo puede hacer referencia en primer lugar a la necesidad de negociaciones de buena fe, seguidas de mediación o arbitraje. Puede incluirse una sección separada para la gestión de las disputas relacionadas con las facturas. Esta cláusula podría mencionar la necesidad de notificación, así como de documentación justificativa. 

Aunque una plantilla de contrato de agencia sirve como excelente punto de partida, sigue siendo importante examinar detenidamente el contrato final. Después de todo, estos acuerdos pueden conllevar importantes riesgos de responsabilidad.

Los siguientes errores se ven con frecuencia en los acuerdos generales de agencia que, a primera vista, parecen minuciosos:

• Lenguaje impreciso. Los detalles son cruciales en los acuerdos generales de agencia, ya que una terminología vaga puede dar lugar a confusión o incluso a disputas. Asegúrese de incluir cifras como plazos o importes en dólares, que transmitan al instante las expectativas de ambas partes.
• Descuidar la seguridad de los documentos. Hoy en día, los contratos generales de agencia suelen firmarse digitalmente. Este enfoque es mucho más cómodo, pero puede suscitar problemas de seguridad que merece la pena abordar. Nitro Sign gestiona estos problemas proporcionando un flujo de trabajo seguro y racionalizado para eSign.
• Escanear el documento. Cada detalle es importante en un acuerdo de agencia. Analice detenidamente la plantilla completada antes de firmar. No añada su firma hasta que se sienta seguro de que todos los términos incluidos son apropiados y justos.

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