El cambio de los flujos de trabajo centrados en papel a los digitales siempre plantea cuestiones de seguridad de los documentos, especialmente cuando se trata de firmas. Ya sea que esté firmando o solicitando firmas, desea saber que sus documentos están protegidos y que las firmas son auténticas y legalmente reconocidas.
La respuesta corta -afortunadamente- es sí, las firmas electrónicas son seguras y legales siempre que utilice herramientas de firma electrónica que cumplan la legislación pertinente. Esto es lo que debe saber:
EE.UU. & Legislación de la UE sobre firma electrónica
En Estados Unidos, las firmas electrónicas están reguladas por la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA).
Aunque estas leyes no detallan los requisitos de seguridad para las firmas electrónicas, sí exigen la intención de firmar, la atribución lógica de la firma y la conservación de registros.
En la UE, el Reglamento sobre Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza (eIDAS) define tres tipos diferentes de firmas electrónicas -estándar, avanzada y electrónica-, cada una con distintos grados de seguridad.
Las mejores soluciones de firma electrónica cumplen y superan estas normas legales, garantizando que sus documentos y firmas sean seguros y aceptados en todo el mundo.
Características de seguridad de la firma
Verificación del usuario Para cumplir con la legislación sobre firma electrónica, las soluciones de firma segura deben ser capaces de "asociar lógicamente" una firma con la persona que ha firmado. Las identidades de los usuarios pueden autenticarse a través de múltiples herramientas, como direcciones IP, claves de acceso e identificaciones de usuario y certificados digitales.
Bloqueo de documentos Con el bloqueo de documentos, los usuarios no podrán modificar un documento firmado a menos que borren o invaliden todas las firmas.
Registros de auditoría Los registros de auditoría o historiales graban todas las acciones que un usuario realiza en un documento, incluidas la firma, la edición o los comentarios. Esto le permite ver quién ha interactuado con un documento y cuándo.
Autenticación multifactor Cuando necesite aún más seguridad para sus firmas electrónicas, la autenticación multifactor protege sus documentos con códigos de acceso, garantizando que sólo las personas adecuadas puedan verlos y firmarlos.
Almacenamiento seguro Asegurar adecuadamente los documentos en papel es mucho más difícil y caro que asegurar los documentos electrónicos. Los documentos en papel pasan por más manos, ocupan más espacio y se pierden con más facilidad que sus homólogos digitales. Verificación de documentos Las firmas sólo son tan seguras como los documentos en los que viven. Por eso la verificación de documentos es esencial para cualquier solución de firma electrónica segura. La verificación de documentos garantiza que un documento permanece inalterado después de ser firmado. Si se realiza alguna edición en el documento, todas las firmas quedarán invalidadas.
¿Son legalmente válidas las firmas electrónicas? Absolutamente. Según las leyes ESIGN y UETA en EE.UU. y el reglamento eIDAS en la UE, las firmas electrónicas son tan jurídicamente vinculantes como las manuscritas.
¿Necesita una solución segura para la firma de documentos? En estos tiempos difíciles, las empresas necesitan más que nunca firmas electrónicas seguras para seguir siendo productivas mientras trabajan desde casa. Tanto si tiene su sede en EE.UU. como si es internacional, Nitro Sign cumple con la legislación sobre firma electrónica tanto de EE.UU. como de la UE.
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