¿Son seguras las firmas electrónicas?

La transición de flujos de trabajo centrados en papel a digitales siempre plantea preguntas sobre la seguridad de los documentos, especialmente en lo que respecta a las firmas. Ya sea que esté firmando o solicitando firmas, desea saber que sus documentos están protegidos y que las firmas son auténticas y reconocidas legalmente.

La respuesta corta, afortunadamente, es sí, las firmas electrónicas son seguras y legales siempre que utilice herramientas de eSigning que cumplan con la legislación pertinente. Esto es lo que debe saber:

En EE. UU., las firmas electrónicas están reguladas por la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA).

Aunque estas leyes no especifican requisitos de seguridad para las firmas electrónicas, sí requieren la intención de firmar, la atribución lógica de la firma y la retención de registros.

En la UE, el Reglamento sobre Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza (eIDAS) define tres tipos diferentes de firmas electrónicas: estándar, avanzada y electrónica, cada una con diferentes grados de seguridad.

Las mejores soluciones de eSigning cumplen y superan estos estándares legales, asegurando que sus documentos y firmas estén seguros y sean aceptados en todo el mundo.

Verificación de usuarios Para cumplir con la legislación de eSignature, las soluciones de firma seguras deben poder "asociar lógicamente" una firma con la persona que firmó. Las identidades de los usuarios pueden ser autenticadas a través de múltiples herramientas, incluyendo direcciones IP, claves de acceso, ID de usuario y certificados digitales.

Bloqueo de documentos Con el bloqueo de documentos, los usuarios no podrán cambiar un documento firmado a menos que eliminen o invaliden todas las firmas.

Registros de auditoría Los registros de auditoría o historiales registran cualquier acción que un usuario realiza en un documento, incluyendo firmar, editar o comentar. Esto le permite ver quién interactuó con un documento y cuándo.

Autenticación de múltiples factores Cuando necesita aún más seguridad para sus firmas electrónicas, la autenticación de múltiples factores protege sus documentos con códigos de acceso, asegurando que solo las personas adecuadas puedan verlos y firmarlos.

Almacenamiento seguro Asegurar correctamente los documentos en papel es mucho más difícil y costoso que asegurar documentos electrónicos. Los documentos en papel pasan por más manos, ocupan más espacio y se pierden más fácilmente que sus contrapartes digitales. Verificación de documentos Las firmas son solo tan seguras como los documentos en los que se encuentran. Por ello, la verificación de documentos es esencial para cualquier solución de firma electrónica segura. La verificación de documentos asegura que un documento permanezca sin cambios después de ser firmado. Si se realizan modificaciones en el documento, todas las firmas quedan inválidas.

¿Son legalmente válidas las firmas electrónicas? Absolutamente. Bajo las leyes ESIGN y UETA en EE. UU. y el reglamento eIDAS en la UE, las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas.

¿Necesita una solución segura para la firma de documentos? En estos tiempos desafiantes, las empresas necesitan firmas electrónicas seguras más que nunca para seguir siendo productivas mientras trabajan desde casa. Ya sea que esté basado en EE. UU. o en el extranjero, Nitro Sign cumple con la legislación de eSignature tanto de EE. UU. como de la UE.