¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica permite a los usuarios firmar legalmente documentos sin necesidad de imprimir y firmar a mano.
En términos legales, una firma electrónica es “un sonido electrónico, símbolo o proceso adjunto o lógicamente asociado a un registro y ejecutado o adoptado por una persona.” Más simplemente, una firma electrónica es exactamente lo que parece: permite a los usuarios firmar legalmente documentos electrónicos sin la necesidad de imprimir y firmar a mano.
¿Cuáles son los beneficios de las firmas electrónicas?
Vínculo legal
Gracias a las leyes ESIGN y UETA en EE. UU. y la regulación eIDAS en la UE, las firmas electrónicas son tan legalmente vinculantes como las firmas manuscritas.
Seguras
Las firmas electrónicas son a menudo más seguras que las firmas manuscritas. Los documentos en papel necesitan ser impresos, distribuidos, firmados y almacenados, creando más oportunidades para que información sensible se pierda y pase por múltiples manos.
Ahorro de costos
Hasta el 51% de la impresión es únicamente para firmar. La firma electrónica ayuda a las organizaciones a reducir sus gastos en papel y tinta y a mejorar la productividad.
Eficiente
El papel perjudica la eficiencia laboral, especialmente donde se requiere firmar. Las firmas electrónicas promueven un intercambio y aprobación más rápidos de documentos, creando flujos de trabajo simplificados y ahorros de tiempo medibles.
Adaptable al trabajo remoto
El cambio al trabajo remoto comenzó mucho antes de la cuarentena por COVID-19. Ahora, trabajar desde casa es la nueva norma para casi todos, y las soluciones de firma electrónica seguras y accesibles son más esenciales que nunca.
¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica?
Todas las firmas digitales son firmas electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales. ¿Confundido? Entendemos. Puede que escuche los términos usados indistintamente, pero hay una diferencia.
Para decirlo de manera simple, las firmas digitales requieren un nivel adicional de seguridad y verificación de identidad. Mientras que las firmas electrónicas generalmente identifican a los firmantes a través de auditorías (que rastrean las direcciones IP de los usuarios y la actividad dentro de un documento), las firmas digitales identifican a los firmantes a través de la encriptación y certificados digitales. Puede pensar en ellas como la versión digital de una firma notariada.
Las firmas electrónicas son tan legalmente vinculantes como las firmas digitales, pero tienden a ser más accesibles, eficientes y fáciles de usar. Las firmas electrónicas son la solución preferida para las necesidades diarias de firma. La mayoría de las organizaciones nunca necesitan firmas digitales en absoluto o las utilizan solo para documentos extremadamente sensibles e importantes.
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