Cómo añadir una firma electrónica en Google Docs

Si es usted como mucha gente, trabaja a través de Google Docs. Estos documentos se utilizan para planificar con diferentes equipos. Redactar nuevos contratos. Redactar memorandos de empresa. Redactar los documentos clave de la empresa. Entonces, ¿por qué parece que el software en línea que lo tiene todo para ofrecer se queda corto cuando llega el momento de añadir una firma electrónica?

La buena noticia: añadir una firma electrónica en Google Docs es mucho más fácil de lo que podría haber imaginado. Sólo necesita los conocimientos adecuados y unos cuantos pasos clave que le ayuden a avanzar.

¿Por qué molestarse? Hay algunas razones para añadir una firma electrónica en Google Docs:

• Colaboración fácil. Los documentos de Google Docs son estupendos para reunir a muchas personas en el marco de un único documento. Si necesita colaborar en un documento (y firmarlo), hacerlo a través de Google Docs puede facilitarlo. También puede ayudarle a no interrumpir su flujo de trabajo habitual.
• Trabajar a distancia. Muchos de nosotros accedemos a Google Docs en nuestro teléfono. Nos gustan los servicios basados en la web y en la nube, como los de Google, porque nos facilitan el trabajo dentro de una aplicación y luego la cerramos sin tener que descargar nada. La adición de una firma electrónica en Google Docs facilita la comprobación de un contrato o documento comercial cuando se está en movimiento.
• Puede que ya esté acostumbrado a Google Docs. ¿Alguna vez ha descargado un software que le ha parecido frustrante porque le exigía aprender un programa completamente nuevo? ¿Y si lleva años utilizando Google Docs? Probablemente se sienta cómodo con ello. Está encantado de redactar contratos en él. Está contento con el uso de Google Drive para organizarlo todo y le encanta tener almacenamiento en la nube. Si lo utiliza de forma correcta, no tendrá que comprometer mucho de lo que ya está haciendo.

Una vez que ya sabe por qué, lo siguiente es el qué. Aquí tiene todo lo que necesita para empezar a añadir firmas electrónicas en Google Docs.

Si aprende cómo firmar electrónicamente un documento con Nitro , verá algunos pasos que le resultarán familiares. Estos son los aspectos básicos para que Nitro funcione con sus archivos de Google Drive:

• Asegúrese de tener un documento de Google Doc con el contrato completado (junto con las líneas en blanco para las firmas) dentro de su cuenta de Google Drive. A continuación, inicie sesión en Nitro.
• En el tablero de mandos de la casa, haga clic en Herramientas en el menú de la izquierda. 

• Seleccione Sign.
• Esto hará que aparezca una ventana emergente. Ahora puede elegir. ¿Desea cargar un documento desde sus archivos locales? Si está trabajando en un teléfono inteligente, puede simplemente seleccionar el archivo desde Google Drive.

• Una vez que tenga el documento abierto, puede ir al panel Signers y hacer clic en su nombre y correo electrónico. Esto revelará una lista de opciones de campos de formulario.
• Arrastre y suelte los campos necesarios en el documento. Por ejemplo, puede añadir tanto "Firmas" como "Fecha".
• Guarde el documento. Ahora aparecerá en Mis documentos. Podrá añadir su propia firma (haciendo clic y arrastrando desde sus firmas predeterminadas), o podrá enviar el documento para solicitar las firmas de otros.

De este modo, podrá pasar de un documento de Google a un contrato listo para ser utilizado en su sistema de gestión de contactos. Eso significa que puede hacer toda la edición y el formato en Google Docs. Si prefiere hacerlo así porque está familiarizado con el sistema, no hay necesidad de cambiarlo de repente. Sólo necesita conocer los pasos básicos para añadir campos de firma desde un documento de Google almacenado. A partir de ahí, Nitro puede encargarse del resto.

Digamos que está utilizando G Suite y quiere poner una firma electrónica directamente. ¿Cómo se crea un nuevo documento de Google Doc que realmente puede firmar? No es exactamente un programa de firma de contratos lo que está utilizando. Si utiliza un método, los pasos pueden ser sencillos:

• Esto hará que aparezca el diálogo Drawing .
• Haga clic en el icono Línea para que aparezca la herramienta de dibujo.

• En "Línea", seleccione "Garabato".
• Haga clic en "Guardar y cerrar". Esto traerá la imagen que acaba de garabatear al documento. Ahora puede añadirlo a una línea de un contrato, por ejemplo.

¿El problema? Si quiere gestionar bien sus contratos, va a necesitar algunas cosas:

• Un software que le recuerde quién ha firmado y quién no. Lo ideal es que su software de gestión de contratos sea capaz de recordárselo automáticamente. También puede enviar recordatorios por correo electrónico en su nombre si alguien aún no ha firmado el documento.
• Software que facilita el paso de Google Docs a PDFs y viceversa. Lo ideal es crear documentos centralizados que sean fáciles de guardar. 
• Separación entre sus contratos y el resto de sus Google Docs. ¿Por qué? Si lo hace todo dentro de Google Docs, puede ser difícil organizar sus contratos (firmados y no firmados) a partir de todo lo demás: los memorandos de la empresa, por ejemplo. 

Para mejorar la forma de gestionar los contratos, le recomendamos que utilice un servicio como Nitro.

Volvamos a una de las preguntas originales. ¿Por qué molestarse con Google Docs? Es cierto que puedes utilizar Nitro para algo más que la gestión de contratos, pero mucha gente disfruta trabajando en Google Docs. Si esto te suena a ti, es probable que ya estés familiarizado con algunas de las funciones que hacen que sea tan fácil trabajar con Google. Pero si no lo eres, vamos a centrarnos en algunos consejos clave que puedes utilizar para facilitarte la vida a la hora de redactar estos contratos:

• Utilice la herramienta Google Docs Explore para facilitar el trabajo dentro del software de Google. Esto es especialmente importante si está trabajando en un dispositivo móvil o una tableta. Pero también puede ayudar si está en el escritorio. La función Explore le ayuda a buscar información esencial sin tener que ir constantemente a otras pestañas y navegadores.
• Instale la aplicación Docs en su dispositivo móvil/tableta. Así podrá editar sus contratos sobre la marcha. Como Nitro está basado en la web, no perderá nada cuando se pase al móvil. Esto significa que podrá modificar los contratos dentro de Google Docs, antes de enviarlos y guardarlos con Nitro. Y puede hacerlo desde cualquier lugar, siempre que tenga una conexión a Internet. 
• Configure el acceso sin conexión en Google Drive para poder trabajar sin conexión antes de subir nuevos contenidos. Esto le permite trabajar mientras viaja.

¿Crees que es difícil gestionar contratos con Google Docs? No tiene por qué ser así. Pero siempre ayuda tener un excelente software a tu disposición. Si está interesado en explorar más, puede utilizar una prueba gratuita de Nitro Sign para descubrir cuánto puede lograr con los contratos que utilizan Google Docs.