Cómo combinar múltiples archivos PDF en Mac

Si usted es como muchas personas, trabaja a través de Google Docs. Usted utiliza estos documentos para planificar con diferentes equipos. Para redactar nuevos contratos. Para redactar memorandos empresariales. Para redactar documentos comerciales clave. Entonces, ¿por qué parece que el software en línea que tiene todo para ofrecer se queda corto a la hora de agregar una firma electrónica?

La buena noticia: agregar una firma electrónica en Google Docs es mucho más fácil de lo que usted podría haber imaginado. Solo necesita el conocimiento adecuado y algunos pasos clave para ayudarle.

¿Por qué molestarse? Hay algunas razones para agregar una firma electrónica en Google Docs:

• Colaboración fácil. Google Docs son excelentes para reunir a muchas personas bajo un único documento. Si usted necesita colaborar en (y firmar) un documento, hacerlo a través de Google Docs puede hacerlo fácil. También puede ayudarle a evitar interrumpir su flujo de trabajo habitual.
• Trabajo remoto. Muchos de nosotros accedemos a Google Docs en nuestro teléfono. Nos gustan los servicios basados en la web y en la nube como Google porque facilitan el trabajo dentro de una sola aplicación y luego cerrar la aplicación sin tener que descargar nada. Agregar una firma electrónica dentro de Google Docs facilita la revisión de un contrato o documento comercial mientras usted está en movimiento.
• Usted puede que ya esté acostumbrado a Google Docs. ¿Alguna vez ha descargado un software que resultó frustrante porque le exigió aprender un programa completamente nuevo? ¿Qué pasa si ha estado usando Google Docs durante años? Probablemente usted está cómodo con ello. Usted está feliz de redactar contratos en él. Usted está satisfecho con la forma en que utiliza Google Drive para organizar todo, y le encanta tener almacenamiento en la nube. Si usted lo utiliza de la manera correcta, no tiene que comprometer mucho de lo que ya está haciendo.

Una vez que ya sabe por qué, a continuación viene el qué. Aquí está todo lo que necesitará para comenzar a agregar firmas electrónicas en Google Docs.

Si usted aprende cómo firmar electrónicamente un documento con Nitro, verá algunos pasos familiares. Estos son los conceptos básicos para hacer funcionar Nitro con sus archivos de Google Drive:

• Asegúrese de tener un Google Doc de un contrato completo (junto con líneas en blanco para firmas) dentro de su cuenta de Google Drive. Luego inicie sesión en Nitro.
• En el panel de control de inicio, haga clic en Herramientas en el menú de la izquierda. 

• Seleccione Firmar.
• Esto hará que aparezca un popup. Ahora puede elegir. ¿Desea subir un documento desde sus archivos locales? Si usted está trabajando en un teléfono inteligente, es posible que desee simplemente seleccionar el archivo de Google Drive.

• Una vez que tenga el documento abierto, puede ir al panel de Firmantes y hacer clic en su nombre y correo electrónico. Esto revelará una lista de opciones de campo de formulario.
• Arrastre y suelte sus campos requeridos en el documento. Por ejemplo, puede agregar tanto "Firmas" como "Fecha.
• Guarde el documento. Ahora aparecerá bajo Mis Documentos. Usted será libre de agregar su propia firma (haciendo clic y arrastrando desde sus firmas predeterminadas), o puede enviar el documento para solicitar las firmas de otros.

De esta manera, puede pasar de un Google Doc a un contrato que esté listo para ser utilizado en su sistema de gestión de contactos. Esto significa que puede hacer toda la edición y el formato en Google Docs. Si usted prefiere hacerlo de esa manera porque está familiarizado con el sistema, no hay necesidad de cambiarlo de repente. Solo necesita conocer los pasos básicos para agregar campos de firma desde un documento de Google almacenado. A partir de ahí, Nitro puede manejar el resto.

Digamos que usted está utilizando G Suite y desea poner una firma electrónica directamente. ¿Cómo crea un nuevo Google Doc que realmente pueda firmar? Este no es exactamente un programa de firma de contratos que está utilizando. Si utiliza un método, los pasos pueden ser simples:

• Esto hará aparecer el diálogo de Dibujo.
• Haga clic en el ícono de Línea para acceder a la herramienta de dibujo.

• Bajo "Línea", seleccione "Garabato".
• Haga clic en "Guardar y Cerrar". Esto ingresará la imagen que acaba de garabatear en el documento. Ahora es libre de agregar eso a una línea debajo de un contrato, por ejemplo.

¿El problema? Si usted está tratando de manejar bien sus contratos, necesitará algunas cosas:

• Software que le recuerde quién ha firmado y quién no. Idealmente, su software de gestión de contratos debería poder recordarle automáticamente. También puede enviar recordatorios por correo electrónico en su nombre si alguien aún no ha firmado el documento.
• Software que facilite el paso de Google Docs a PDF y viceversa. Idealmente, usted puede crear documentos centralizados que sean fáciles de guardar. 
• Separación entre sus contratos y el resto de sus Google Docs. ¿Por qué? Si usted hace todo dentro de Google Docs, puede ser difícil organizar sus contratos (firmados y no firmados) de todo lo demás: memorandos de empresa, por ejemplo. 

Para mejorar la forma en que maneja la gestión de contratos, recomendamos utilizar un servicio como Nitro.

Volvamos a una de las preguntas originales. ¿Por qué debería preocuparse por Google Docs? Ciertamente puede usar Nitro para más que la gestión de contratos, pero muchas personas disfrutan trabajar dentro de Google Docs. Si eso le suena familiar, es probable que ya esté familiarizado con algunas de las funciones que hacen que Google sea tan fácil de usar. Pero si no lo está, centrémonos en algunos consejos clave que puede usar para facilitar su vida mientras redacta estos contratos:

• Use la herramienta Explorar de Google Docs para facilitar el trabajo dentro del software de Google. Esto es especialmente importante si está trabajando en un dispositivo móvil o en una tableta. Pero también puede ayudar si está en escritorio. La función Explorar le ayuda a buscar información esencial sin tener que referirse constantemente entre pestañas y navegadores.
• Instale la aplicación Docs en su dispositivo móvil/tablet. Luego puede editar sus contratos mientras se desplaza. Porque Nitro es una herramienta basada en la web, no perderá nada al cambiar a móvil. Eso significa que podrá cambiar contratos dentro de Google Docs, antes de enviarlos y guardarlos utilizando Nitro. Y puede hacerlo desde cualquier lugar, siempre que tenga una conexión a internet. 
• Configure el acceso sin conexión en Google Drive para que pueda trabajar sin conexión antes de subir nuevo contenido. Esto le permite trabajar mientras viaja.

¿Cree que es difícil gestionar contratos con Google Docs? No tiene que serlo. Pero siempre ayuda tener un gran software de su lado. Si está interesado en explorar más, puede utilizar una prueba gratuita de Nitro Sign para descubrir cuánto puede lograr con los contratos utilizando Google Docs.