Hay algo de disonancia cognitiva por ahí. Aunque algunas personas juran que las firmas electrónicas son mejores, más rápidas y más seguras que la firma de documentos a la antigua usanza, puede que no siempre lo parezca con su tecnología. ¿Por qué no puede utilizar su iPad para firmar fácilmente un documento? Después de todo, estamos en el siglo 21. Cuando alguien le envía un contrato para que lo firme -o usted quiere que otra persona firme el suyo-, ¿por qué parece tan difícil hacerlo todo desde la comodidad de un iPhone, iPad u otro dispositivo iOS?
La verdad es que es fácil manejar tanto la firma como la adición de firmas electrónicas a un documento contractual. Sólo hay que saber cómo.
Y hay algunas razones importantes para aprender a hacerlo. Considere:
- Las firmas electrónicas pueden ahorrar los costes - a veces muy por encima del 55% - asociados a la obtención de documentos firmados.
- Si utiliza la solución de software adecuada, podrá gestionar la firma de los contratos, la seguridad y el almacenamiento, todo ello dentro del mismo panel de control, lo que simplifica drásticamente el proceso.
- Una vez que le coja el tranquillo, firmar un documento electrónico es esencialmente tan fácil como abrir el documento, añadir los nombres correctos y hacer clic en "enviar".
Es este último punto el que queremos abordar hoy. Si le encanta la sencillez de sus dispositivos iOS, pero nunca ha podido averiguar cómo añadir una firma electrónica, ya sea como remitente o como receptor del contrato, le mostraremos cómo hacerlo.
Cómo "firmar" un documento en su iPhone, iPad o dispositivo iOS
Para estos pasos, supondremos que ha recibido un contrato de alguien que utiliza Nitro. Dado que Nitro es una solución basada en la web, los pasos básicos serán todos los mismos. Sólo necesita su iPhone, iPad o dispositivo iOS para tener acceso a un navegador web y a su cliente de correo electrónico. Nitro puede hacer el resto a partir de ahí.
Para empezar, abordaremos los pasos más sencillos. Usted es el que tiene que firmar el contrato. Alguien más lo está enviando. Digamos que ha recibido un correo electrónico que dice que alguien ha solicitado su firma. ¿Cuáles son los siguientes pasos?
- Abra su correo electrónico y busque el correo del remitente. Si el remitente utiliza Nitro, recibirá automáticamente este correo electrónico de solicitud de firma en cuanto creen el documento y añadan su información a la lista de firmas necesarias.
- ¿Punto clave? No es necesario que se inscriba en una cuenta Nitro. Ni siquiera uno gratuito. Hablaremos más de ello en la sección sobre la creación de sus propios contratos si tiene una cuenta Nitro.
- Con el correo electrónico abierto, verá un simple botón. Firme el documento. Pulse o haga clic en él para avanzar.
- Esto le llevará directamente al documento. Simplemente revise el acuerdo, como lo haría con cualquier otro contrato que se le pida que firme.
- Si el remitente ha configurado el documento correctamente, debería haber al menos dos banderas para que usted las firme:
- Añada su Firma y la Fecha tocando cada una de ellas e introduciendo la información pertinente. Nota: este será un documento válido y legalmente vinculante una vez que añada su firma, al igual que lo sería si estuviera firmando papeles en su escritorio.
- Haga clic o toque Enviar.
Ya está hecho. Recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace para ver el documento, que podrá conservar para sus archivos.
¿Le parece mucho? Los pasos básicos se reducen básicamente a comprobar su correo electrónico, hacer clic en "Firmar el documento" e introducir la información después de haber leído el contrato. Eso es todo. El sistema Nitro Sign se encargará del resto, incluso de enviarle un correo electrónico con un seguimiento para que pueda tener el contrato a mano siempre que necesite revisarlo.
Gracias al enfoque basado en la web que adopta Nitro, el procedimiento esencial será el mismo, incluso si consulta el contrato en un iPhone y finalmente decide firmarlo con su iPad. Pero, ¿y si quiere ser la persona que envíe a el contrato? Va a ser muy difícil utilizar un iPad para añadir campos de firma y fecha, ¿verdad? Se sorprendería.
Añadir campos para firmas electrónicas y fechas en dispositivos iOS
Con Nitro Sign, puede crear un contrato desde casi cualquier lugar. Puede cargar un PDF o incluso trabajar con Microsoft Word para enviar una carta de oferta de empleo rápida. La pregunta es: ¿cómo hacer que este documento sea interactivo para que otra persona pueda comprobar su correo electrónico y firmarlo, con la misma facilidad que ha visto con el proceso anterior?
Puede parecer mucho trabajo averiguar cómo añadir casillas para las firmas electrónicas y las fechas, pero la buena noticia es que el proceso es intuitivo si utiliza Nitro Sign. De hecho, una de las claves aquí es que Nitro Sign está basado en la web. Puede iniciar la sesión desde cualquier dispositivo Apple que desee, y el proceso funcionará perfectamente. Esto es lo que hará.
- Utilizando Nitro Sign, Cargue o Abra el archivo que desee utilizar como contrato.
- Haga clic/pulse Añadir destinatario en el menú de la izquierda.
- Esto hará que aparezca la ventana Add a Recipient , que es bastante sencilla.
- Introduzca el Nombre y Correo electrónico de la persona que desea que firme el contrato. (No se preocupe, aún no hemos introducido las casillas donde deben firmar, pero eso está por llegar).
- Esto añadirá el destinatario al menú de la izquierda. Haga clic en el tres puntos junto a su nombre, y arrastre el campo Firma hasta la zona donde esa persona debe firmar el contrato.
- Haga exactamente lo mismo con la Fecha, a la que puede acceder desde el mismo menú. (Nota: si tiene otros campos, como Initials, esta es la misma etapa en la que los añadirá. Para la mayoría de los contratos, sólo se requiere la firma y la fecha).
- Haga clic en Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla para avanzar.
- Esto hará que aparezca un campo en el que podrá introducir su mensaje de correo electrónico específico para el destinatario, si lo desea. Si no es así, puede dejar que Nitro se ciña al correo electrónico predeterminado. En cualquier caso, al hacer clic en Solicitar firma pasará a la siguiente pantalla.
¡Eso es! Una vez que haya pulsado o hecho clic en Solicitar la firma con las casillas correspondientes vinculadas al documento, ahora le corresponde al destinatario revisar el contrato y firmarlo.
Una vez que lo hagan, recibirá una notificación de que el documento ha sido firmado y está listo para salir. Hasta entonces, notará que el panel de control de Nitro Sign le mantendrá al tanto de cuántos contratos pendientes tiene aún por firmar.
Cómo realizar ediciones con dispositivos iPhone/iPad/iOS
Todo eso parece muy bien. ¿Pero qué pasa si ha hecho algo que necesita un poco de corrección? ¿Puede volver a entrar y hacer los cambios necesarios? ¿Y será el proceso igual de fácil? Para muchas personas, el problema de firmar contratos es que tienen una mínima experiencia en la edición de un PDF. Mientras que pueden ser capaces de averiguar cómo editar un contrato a través de un programa más familiar como Microsoft Word, la edición de un PDF a veces parece difícil. ¿Qué puede hacer?
Una posible opción es utilizar Nitro Pro, que facilita la edición directa de un documento, incluso cuando se trabaja con un PDF.
Cómo añadir o editar texto en un PDF
- Para añadir texto, sólo tiene que hacer clic en Escribir texto con el PDF abierto. Esta herramienta le permite añadir texto a un PDF como si lo hiciera en un procesador de textos. Encuéntrelo en Inicio -> Herramientas -> Escriba el texto.
- Si desea editar el texto, haga clic en el botón Editar dentro de Nitro Pro. Con esto activado, ahora puede hacer doble clic en el texto que desea editar.
- Coloque el cursor en el lugar donde desee añadir o editar el texto.
- Si desea cambiar el tipo de letra, las mayúsculas y el color del texto, resalte el texto con el cursor y revele la barra de herramientas flotante. A continuación, puede elegir estas opciones en la barra de herramientas flotante.
- Haga clic en Finalizar una vez que esté satisfecho con el texto.
Cómo editar su firma
Cuando alguien utiliza Nitro Sign, pero sólo es el destinatario del contrato (y no tiene una cuenta de Nitro Sign), significa que no tendrá una firma preexistente para elegir. Tendrán que hacer la firma dentro de la propia página web. Esto no es difícil, pero a veces una persona puede introducir una firma que no parece correcta. ¿Es posible editar esta firma?
En este caso, es tan sencillo como volver a introducir la firma. Sin embargo, incluso una firma que no "parezca correcta" puede ser potencialmente una firma legalmente vinculante, al igual que algunas personas firman documentos en vivo y en directo con un simple movimiento de la pluma.
Si utiliza Nitro Sign y quiere establecer una firma que pueda utilizar una y otra vez, siga estos pasos clave:
- Vaya a Archivo -> Preferencias -> Firma digital -> Apariencias.
- Seleccione la firma que desea configurar y, a continuación, elija Editar.
- Esto hará que aparezca el cuadro de diálogo Configurar la apariencia de la firma .
- Vaya a la sección Graphic de este diálogo.
- Puede elegir entre Sin gráfico y Gráfico desde archivo (utilizando un archivo de firma preexistente), y luego Aceptar una vez que haya hecho su elección.
Consejos adicionales para manejar una firma electrónica en iPhone, iPad o iOS
Seamos sinceros: mucha gente elige iOS porque le gustan los ordenadores sencillos. Les gusta que sea sencillo, minimalista y fácil de trabajar. Y no hay nada malo en ello. Así es como debería ser el software . No debería tener que descargar una aplicación móvil sólo para realizar las funciones más básicas de los negocios actuales.
El problema es que mucha gente tiene la sensación de que utilizar un Mac o un iOS puede ponerles en desventaja cuando utilizan programas diseñados para PC. Lo bueno de un software como Nitro Sign es que no tiene esta desventaja. Al estar basado en la web, podrá utilizarlo con la misma facilidad en un iPad que en una Microsoft Surface. El punto clave es que pueda utilizar un navegador web. Después, el resto es sencillo.
Sin embargo, hay algunos consejos adicionales que puede utilizar para mejorar la gestión de sus firmas electrónicas en iOS, especialmente cuando utiliza Nitro Sign. He aquí algunos de nuestros consejos favoritos.
Mantenga Nitro Sign marcada en su navegador
Puede utilizar los marcadores en Safari en su iPad y iPhone, incluso si nunca los ha utilizado antes. Esto significa que puede pasarse a Nitro Sign en un capricho. Cuando tenga que enviar un contrato, sólo tiene que recurrir a Nitro Sign, seguir los pasos anteriores para añadir una firma y ya está.
Realice sus ediciones dentro de Nitro Sign
También descubrirá que tener Nitro Sign a mano le facilitará la edición de algunos documentos en sus dispositivos Apple. En lugar de editar los documentos únicamente a través de su procesador de textos, lo que puede resultar engorroso en una tableta o dispositivo personal, hacerlo a través de la web puede ser realmente más intuitivo. Y cuanto más lo utilice, más sentido tendrá.
Conozca todo lo que puede hacer Nitro Sign
Si se inscribe en Nitro Sign, está contratando un software que puede ayudarle en todo tipo de cuestiones de gestión de contratos. No asuma que es sólo para conseguir que la gente firme un contrato. Con Nitro Sign, puede fusionar PDFs, editar PDFs en un solo documento dejando fuera algunas páginas, aplicar "whiteout" digital... la lista es interminable. Si quiere saber más, navegue hasta nuestra sección de recursos y comprométase a aprender sólo una de las novedades que le ofrecemos. Se sorprenderá de todo lo que puede hacer.
Pruébelo
Cuando pueda encontrar una forma barata y sin riesgos de probar una nueva solución, piense que es una situación de alto apalancamiento. Su ventaja es enorme, y su desventaja es sólo que intentó algo que no funcionó. Con un software basado en la nube como Nitro Sign, se sorprenderá de todas las pequeñas frustraciones relacionadas con la firma de documentos electrónicos que puede resolver con un solo registro.
Ahí es donde entramos nosotros. Nitro le proporciona todo lo que necesita para simplificar el proceso y convertirlo en una ciencia. Cuando se haya inscrito, descubrirá que la recogida de firmas de trabajadores y empresas a distancia de todo el mundo puede ser mucho más fácil de lo que pensaba. Y si tiene un dispositivo Mac, ¿por qué no se apunta a una prueba gratuita de Nitro en para ver de qué se trata?
Cómo hacer que añadir firmas sea la parte más fácil de su día
Si se ha encontrado buscando en Google "Cómo añadir una firma electrónica en dispositivos Mac", es justo decir que los conocimientos técnicos pueden ser a veces un obstáculo para hacer negocios. La buena noticia es que es posible crear documentos o añadir su firma a un documento con facilidad. Simplemente hay que saber dónde ir.
