Cómo añadir una firma electrónica en MS Word

Nos ha pasado a todos. Usted está entusiasmado con el inicio de un nuevo proyecto, a la espera de una firma en su documento. Usted domina el MS Word (después de todo, Word es una de las herramientas más populares que existen), pero cuando el cliente le envía el contrato, es un tipo de archivo que no reconoce. No es .doc. No es .docx. Parece un idioma extraño para usted. Lo siguiente es que ha perdido toda una tarde intentando conciliar sus archivos con su software.

¿Por qué tendría que hacerlo alguien en el siglo 21? La buena noticia es: no tiene que hacerlo. Si tiene el software adecuado y el conocimiento de unos pocos pasos clave, es tan fácil añadir una firma electrónica en Microsoft Word como en cualquier otro programa. De hecho, cuando lo consiga, será tan fácil como firmar con un bolígrafo.

Pero será una mejora respecto a la pluma. Si utiliza Nitro Sign, por ejemplo, puede hacer lo siguiente con facilidad:

• Utilice las firmas electrónicas dentro de MS Word
• Asegúrese de que sus contratos importantes se firmen y se haga un seguimiento, para que sepa el estado de cada uno de ellos
• Agilice los acuerdos digitales en los flujos de trabajo de su empresa
• Guarde fácilmente los contratos antiguos para revisarlos rápidamente

He aquí cómo hacerlo.

Si le gusta simplificar las cosas (y lo hace todo en Microsoft Word), es probable que se sienta molesto cada vez que su software de gestión de contratos quiere que pruebe algo nuevo. Nosotros decimos: ¿por qué molestarse? Debería poder hacerlo directamente desde su software favorito.

Con Nitro Sign, puede. Estos son los pasos clave:

• Cree el contrato en MS Word. Esta parte depende de usted. Antes de seguir adelante, asegúrese de que ha dejado espacio para que alguien añada su Firma y Fecha al documento.
• Una vez que su contrato esté listo, haga clic en el botón Enviar vía Nitro en la esquina superior derecha. Esto aparecerá una vez que empiece a utilizar Nitro Sign; no se preocupe, no es complicado.

• En la esquina inferior derecha, haga clic en Abrir documento.

• Esto abre el documento en Nitro Sign. ¿Su próximo aviso? Añada el nombre y el correo electrónico de las personas que necesita para firmarlo. Adelante, introdúzcalos ahora.

• Su siguiente paso es añadir las tarjetas de información, como Firma y Fecha. Para ello, haga clic en el campo deseado y arrástrelo al lugar apropiado del documento, como la línea de firma que ya ha creado.

• Si necesita firmar el documento también, haga clic en su propio nombre dentro de Nitro y siga adelante y fírmelo.

  

• Haga clic en Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla. Esto le llevará al paso de envío.

• Si lo desea, puede personalizar un mensaje único para el destinatario. O puede dejar que Nitro Sign rellene automáticamente este campo. Su elección.
• Haga clic en Solicite la firma. Asegúrese de que todo está correcto en este punto, porque así se enviará el contrato para su aprobación y firma.

Después, podrá utilizar Nitro Sign para controlar el estado de su contrato. Hay algunas cosas que puede supervisar en su tablero Nitro:

• Estado de la firma. Concretamente, ¿hay más personas que aún no han firmado su contrato? Si es así, los verá en "A la espera de la firma". Por ejemplo, si ha enviado un contrato a una persona, notará inmediatamente un "1" en "Esperando firma".
• Contratos a firmar. ¿Hay contratos que esperan su firma y aprobación? Busque en "Necesita su firma" para ver si hay algún contrato pendiente que haya olvidado revisar.

Se dará cuenta de un último paso. Una función de recordatorio .

Con un solo clic, Nitro enviará un recordatorio por correo electrónico a su firma, junto con el enlace del contrato original. Esto ayudará a mantener sus contratos frescos en la mente de la gente y a reducir el trabajo requerido por su parte. Conseguir que muchas personas firmen un contrato puede parecer como arrear gatos. Con Nitro, puede reducir ese trabajo a la pulsación de unos pocos botones.

Imagine por un momento que su cliente utiliza Nitro Sign. Dado que Nitro Sign es una solución basada en la web -lo que significa que cualquier persona con acceso a un navegador y a Internet puede utilizarlo-, el software funcionará en múltiples dispositivos. Ordenador de sobremesa, Mac, Android, tableta: sea cual sea el medio que utilice para acceder a Internet, funcionará. Esto es lo que debe hacer:

• Abra su correo electrónico. Una vez que alguien crea un contrato para que lo firme y le añade en Nitro Sign, le enviará automáticamente una copia para que la firme digitalmente. Abra ese correo electrónico con el cliente de correo electrónico que prefiera. Verá algo parecido a esto. No se lo puede perder.

• Haga clic en . Firme el documento.
• No necesitará registrarse para obtener una cuenta Nitro Sign. Si es usted quien lo envía, no tendrá que preguntar si todos tienen el mismo software que usted.
• Si ve que Two-Factor Authorization está activado, introduzca el código que le ha proporcionado el creador del contrato. 
• Si no es así, simplemente revise el contrato.
• Cuando esté listo para firmar, identifique dos casillas: Firma y Fecha. Seleccione estos campos para introducir su información.

• Haga clic en Enviar.
• A continuación, recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace para ver el documento. Puede guardarlos en sus registros y -¡voilá! hecho.

Ahora que ya sabe en cómo crear contratos y añadir campos de firma electrónica en MS Word, aún tenemos que responder a una pregunta. ¿Por qué? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Qué le impide imprimir el documento de Word y enviarlo por correo a alguien para que lo firme?

Probablemente ya se habrá dado cuenta de que la mayoría de la gente no maneja los contratos de esa manera. El mundo se ha vuelto digital. Y si no hace lo mismo, podría parecerle a un cliente potencial que está anticuado.

Aun así, esa no es la única razón para añadir firmas electrónicas en MS Word. Considere:

• El uso de MS Word es intuitivo. Muchas personas utilizan Word para crear cartas de oferta y contratos en primer lugar. Guardar en PDF y luego enviar los PDF, que tienen que ser editados, no sólo puede ser inútil, sino que sólo causa dolores de cabeza adicionales. Al descargar Nitro Sign y añadirlo a las funciones de MS Word, podrá crear un contrato legítimo directamente en el propio procesador de textos. Esto le ahorra tiempo. También le guarda las funciones de MS Word que le gusta utilizar.
• Las firmas electrónicas son más rápidas. Todo lo que tiene que hacer es seguir los pasos anteriores y transformará rápidamente un documento de Microsoft Word en un contacto que se encuentra en la bandeja de entrada de otra persona. Si lo lleva a la práctica, todo el proceso puede durar quizá menos de un minuto. Por parte de su destinatario, puede ser igual de rápido, sin contar el tiempo de revisión del contrato, si es necesario. Esto hace que los negocios sean mucho más rápidos.
• Las firmas electrónicas tienen ventajas añadidas. Desde la seguridad hasta los botones de recordatorio y el almacenamiento automático, las firmas electrónicas incluyen funciones de automatización que las hacen mucho más fáciles de manejar que los contratos en papel. Y además, siempre puede imprimir sus documentos si lo necesita.

¿Estás cansado de oír hablar de esto y quieres probarlo tú mismo? Pruebe Nitro gratis para obtener una vista previa de lo fácil que puede ser optimizar todos los contratos importantes de su empresa.