Cómo añadir una firma electrónica en MS Word

Nos ha sucedido a todos.

Usted está emocionado por comenzar un nuevo proyecto, a la espera de una firma en su documento. Usted es competente con MS Word (después de todo, Word es una de las herramientas más populares), pero cuando el cliente envía el contrato, es un tipo de archivo que no reconoce. No es .doc. No es .docx. Le parece un idioma extranjero.

La próxima cosa que usted sabe, ha pasado toda una tarde tratando de reconciliar sus archivos con su software.

¿Por qué debería alguien tener que hacer eso en el siglo XXI?

La buena noticia es: no tiene que hacerlo. Si tiene el software adecuado y el conocimiento de algunos pasos clave, es igual de fácil añadir una firma electrónica en Microsoft Word que en cualquier otro software. De hecho, cuando lo convierta en una ciencia, será tan fácil como firmar con un bolígrafo.

Pero será una mejora respecto al bolígrafo. Si usa Nitro Sign, por ejemplo, puede hacer lo siguiente con facilidad:

Utilizar firmas electrónicas dentro de MS Word
Asegurarse de que sus contratos importantes sean firmados y rastreados, para que sepa el estado de cada uno
Optimizar los acuerdos digitales en los flujos de trabajo de su empresa
Almacenar fácilmente contratos antiguos para revisión rápida

Aquí está cómo hacerlo.

Crear un Contrato Firmable con Nitro Sign Usando MS Word

Si le gusta mantener las cosas simples (y hace todo en Microsoft Word), entonces probablemente se sienta frustrado cada vez que su software de gestión de contratos quiere que intente algo nuevo. Nosotros decimos: ¿por qué molestarse? Usted debería poder hacerlo directamente desde su software favorito.

Con Nitro Sign, puede. Aquí están los pasos clave:

Crear el contrato en MS Word. Esta parte depende de usted. Antes de continuar, asegúrese de haber dejado espacio para que alguien añada su Firma y Fecha al documento.
Una vez que su contrato esté listo para ser enviado, haga clic en el botón Enviar a través de Nitro en la esquina superior derecha. Esto aparecerá una vez que empiece a usar Nitro Sign; no se preocupe, no es complicado.

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En la esquina inferior derecha, haga clic en Abrir Documento.

Esto abre el documento en Nitro Sign. ¿Su siguiente mensaje? Añadir el nombre y el correo electrónico de las personas que necesitan firmarlo. Vaya y añada esos ahora.

Cómo añadir una firma electrónica en microsoft word

Su siguiente paso es añadir las tarjetas de información, como Firma y Fecha. Haga esto haciendo clic en el campo deseado y arrastrándolo al lugar apropiado en el documento, como la línea de firma que ya creó.

Cómo añadir una firma electrónica en microsoft word

Si necesita firmar el documento también, haga clic en su propio nombre dentro de Nitro y proceda a firmarlo.

Haga clic en Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla. Esto le llevará al paso de envío.

Si lo desea, puede personalizar un mensaje único para el destinatario. O puede dejar que Nitro Sign complete automáticamente este campo. Su elección.
Haga clic en Solicitar Firma. Asegúrese de que todo esté correcto en este punto, porque esto enviará el contrato para aprobación y firma.

Después de eso, podrá usar Nitro Sign para monitorear el estado de su contrato. Hay algunas cosas que puede monitorear en su tablero de Nitro:

Estado de firma. Específicamente, ¿hay más personas que aún no han firmado su contrato? Si es así, las verá bajo "Esperando Firma". Por ejemplo, si envió un contrato a una persona, notará inmediatamente un "1" bajo "Esperando Firma.
Contratos a firmar. ¿Hay contratos esperando su firma y aprobación? Mire bajo "Necesita Su Firma" para ver si hay contratos pendientes que olvidó revisar.

Notará un último paso. Una función de Recordatorio.

Con un clic, Nitro enviará un recordatorio por correo electrónico a su firma, junto con el enlace original del contrato. Esto ayudará a mantener sus contratos frescos en la mente de las personas y reducir el trabajo requerido de su parte. Lograr que muchas personas firmen un contrato puede sentirse como intentar reunir gatos. Con Nitro, puede reducir ese trabajo a un clic de botón.

Cómo firmar electrónicamente un documento de MS Word en su dispositivo

Imagine por un momento que su cliente está usando Nitro Sign. Dado que Nitro Sign es una solución basada en web—lo que significa que cualquiera con acceso a un navegador e Internet puede usarlo—el software funcionará en varios dispositivos. Escritorio, Mac, Android, Tableta: cualquiera que sea el dispositivo que utilice para acceder a Internet, funcionará. Esto es lo que debe hacer:

Abrir su correo electrónico. Una vez que alguien cree un contrato para que usted lo firme y lo añada en Nitro Sign, se enviará automáticamente una copia a usted para una firma digital. Abra ese correo electrónico con el cliente de correo electrónico que prefiera. Verá algo que se parece a esto. No se lo puede perder.

Haga clic en Firmar el documento.
No necesitará registrarse para una cuenta de Nitro Sign. Si usted es el que lo envía, no tendrá que preguntar si todos tienen el mismo software que usted.
Si ve habilitada la Autenticación de Dos Factores, ingrese el código proporcionado por el creador del contrato.
Si no, simplemente revise el contrato.
Cuando esté listo para firmar, identifique dos casillas: Firma y Fecha. Seleccione estos campos para ingresar su información.

Haga clic en Enviar.
A continuación, recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace para ver el documento. Puede conservar estos en sus registros y—¡voilà!—ha terminado.

¿Por qué molestar en añadir firmas electrónicas en MS Word?

Ahora que sabe cómo crear contratos y añadir campos de firma electrónica en MS Word, aún tenemos que responder a una pregunta. ¿Por qué? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Qué le impide imprimir el documento de Word y enviárselo a alguien para que lo firme?

Bien, probablemente ya se ha dado cuenta de que la mayoría de las personas no manejan los contratos de esa manera. El mundo se ha digitalizado. Y si usted no hace lo mismo, podría parecer obsoleto a un cliente potencial.

Aún así, esa no es la única razón para añadir firmas electrónicas en MS Word. Considere:

Usar MS Word es intuitivo. Muchos utilizan Word para crear cartas de oferta y contratos desde el principio. Guardar como PDF y luego enviar archivos PDF, que tienen que ser editados, no solo puede ser innecesario, sino que también puede causar dolores de cabeza adicionales. Al descargar Nitro Sign y agregarlo a las funciones de MS Word, puede crear un contrato legítimo directamente en el procesador de textos. Esto le ahorra tiempo. También le permite conservar las funciones de MS Word que le gusta utilizar.
Las firmas electrónicas son más rápidas. Todo lo que tiene que hacer es seguir los pasos anteriores y transformará rápidamente un documento de Microsoft Word en un contrato que está en la bandeja de entrada de otra persona. Si lo convierte en una ciencia, todo el proceso puede llevar tal vez menos de un minuto. En el lado de su destinatario, también puede ser igual de rápido—sin contar el tiempo de revisión del contrato, si es necesario. Esto hace que los negocios sean mucho más rápidos.
Las firmas electrónicas tienen ventajas adicionales. Desde la seguridad hasta los botones de recordatorio y el almacenamiento automático, las firmas electrónicas incluyen características de automatización que las hacen mucho más fáciles de manejar que los contratos en papel. Y además, siempre puede imprimir sus documentos si lo necesita.

¿Cansado de oír sobre esto y quiere intentarlo usted mismo? Pruebe Nitro gratis para tener una vista previa de lo fácil que puede ser simplificar todos los contratos importantes de su empresa.