Aunque las firmas electrónicas, o eSignatures, existen desde hace tiempo, su uso se ha vuelto cada vez más común (y necesario) con la continua pandemia de COVID-19, ya que las empresas tratan de realizar la mayor cantidad de negocios posible sin interacciones en persona. De hecho, en 2020, el mercado mundial de la firma electrónica alcanzó los 2.8 mil millones de dólares , y sigue en expansión.
Si desea comenzar a ofrecer firmas electrónicas para los contratos y acuerdos de su organización o hacer posible la incorporación virtual de empleados, es probable que se pregunte si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.
En efecto, lo son. Y en la mayoría de los países industrializados, la firma electrónica establece un contrato legalmente vinculante y ejecutable. También proporcionan mayor seguridad que las firmas en papel, que son más fáciles de falsificar. La firma electrónica no sólo es cómoda y sencilla de implementar, sino que también puede ayudar a reducir los errores en los contratos y acuerdos y ahorrar a su organización los recursos (tanto de papel como de personas) que normalmente se emplean en el procesamiento de documentos en papel.
¿Todavía tiene dudas sobre las firmas electrónicas y si son o no adecuadas para su organización? No hay que preocuparse. Tenemos todas las respuestas sobre los pormenores de la firma electrónica, así como información sobre lo que hace que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes.
Historia de la firma electrónica
Las primeras firmas electrónicas se desarrollaron en1977, pero no había ningún software ampliamente comercializado que las empresas pudieran utilizar para crearlas y aceptarlas hasta finales1980 de la década de 1990 con Lotus Notes1. 0. Para el 1999, los desarrolladores habían creado la tecnología que permitía incrustar las firmas digitales en los documentos PDF.
Después, un año más tarde, en 2020, las firmas electrónicas ganaron estatus como legalmente vinculantes en los Estados Unidos con la aprobación de la E-Sign Act . La Ley de Firma Electrónica estableció una norma nacional uniforme para las transacciones electrónicas, incluyendo la firma electrónica y la generación de contratos y registros electrónicos. La ley proporcionó a los particulares y a las empresas la certeza de que los documentos electrónicos y las firmas electrónicas serían legalmente vinculantes cuando dichos documentos y firmas cumplieran las normas de la Ley de Firma Electrónica. Esto significa que los contratos electrónicos pasaron a ser equivalentes a los de papel.
En la actualidad, la firma electrónica se considera la forma más segura y fiable de firmar documentos. A diferencia de las firmas digitales de hace 40 años, la tecnología moderna de firma electrónica es sencilla de utilizar y no requiere más que una conexión a Internet y un software de firma electrónica fácilmente disponible.
Situación actual de la firma electrónica
Con la aprobación de la Ley de Firma Electrónica y de leyes y normas comparables en muchos otros países, ningún individuo o empresa puede negar la legalidad o la aplicabilidad de un contrato u otro acuerdo porque haya sido firmado electrónicamente. En Estados Unidos, si una ley estatal o federal exige un registro escrito, un registro electrónico satisfará esa ley. Lo mismo ocurre con las firmas. Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las firmas húmedas.
¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?
En contra de lo que podría pensarse, las firmas electrónicas tienen más fuerza como firmas legalmente vinculantes que las húmedas cuando se proporcionan a través de un servicio que ofrece autenticación multifactor, seguridad y un mapa de auditoría. De hecho, las firmas electrónicas se utilizan habitualmente como pruebas admisibles en los tribunales.
Sin embargo, es importante comprobar las leyes de su país, estado y localidad, ya que a menudo las firmas electrónicas deben cumplir requisitos legales adicionales para ser ejecutables.
¿Qué hace que una firma electrónica sea legal?
Para que una firma electrónica sea legalmente vinculante, debe cumplir varios requisitos:
- Debe ser único para la persona que firma el documento.
- Debe generarse utilizando una tecnología o proceso que esté bajo el control exclusivo del individuo que está firmando electrónicamente.
- La tecnología de la firma electrónica debe tener la capacidad de identificar a la persona que realiza la firma electrónica.
- La firma electrónica debe poder vincularse al documento que se está firmando electrónicamente de forma que se garantice que el documento no puede ser ni ha sido modificado desde que se adjuntó la firma electrónica.
¿Qué documentos pueden firmarse electrónicamente?
Aunque las firmas electrónicas están ampliamente aceptadas y son aplicables en las naciones industrializadas para realizar transacciones personales y comerciales, es posible que se pregunte qué tipo de documentos legales puede firmar electrónicamente. Hay bastantes, entre ellas las siguientes:
- Transcripciones de las declaraciones
- Alegatos
- Mociones
- Declaraciones juradas
- Acuerdos de conciliación
- Documentos de cierre
- Divulgaciones
- Acuerdos de confidencialidad
- Documentos de transacciones inmobiliarias
- Acuerdos de financiación
No obstante, asegúrese siempre de comprobar las normas de su tribunal local sobre la permisibilidad de los documentos firmados electrónicamente.
¿Qué documentos no se pueden firmar electrónicamente?
Sin embargo, las firmas electrónicas no son exigibles para todos los documentos legales, ya que algunos no están cubiertos por la Ley de firmas electrónicasu otros requisitos específicos de la nación. Busque asesoría legal antes de confiar en la exigibilidad de las firmas electrónicas en los siguientes documentos:
- Testamentos y otros documentos patrimoniales
- Documentos de derecho de familia
- Órdenes judiciales
- Avisos de ejecución hipotecaria
- Avisos de rescisión de servicios públicos y seguros médicos o de vida
- Avisos de retirada por motivos de salud y seguridad
¿Son válidas las firmas electrónicas en todos los estados de EE.UU.?
En virtud de la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) y la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) , las firmas electrónicas obtuvieron el reconocimiento oficial en todo Estados Unidos como legalmente vinculantes y exigibles. Todos los estados de EE.UU., excepto Illinois, han adoptado la UETA, al igual que el Distrito de Columbia y los territorios estadounidenses de Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Illinois tiene sus propias leyes de firma electrónica, pero en su mayoría reflejan las de la UETA.
Así, puede estar seguro de que las firmas electrónicas tienen el mismo estatus legal que las firmas manuscritas (o húmedas).
¿Son válidas las firmas electrónicas en el Reino Unido?
Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las firmas manuscritas tradicionales en el Reino Unido e Irlanda, según los términos del Reglamento de identificación electrónica y servicios de confianza(eIDAS).
¿Son válidas las firmas electrónicas en Australia?
Las firmas electrónicas también están legalmente reconocidas en Australia en virtud de las disposiciones de la Ley de Transacciones Electrónicas de 1999 y sus reglamentos afiliados, el Reglamento de Transacciones Electrónicas 2020 . Las firmas electrónicas son ejecutables tanto a nivel federal como estatal y territorial.
¿Son válidas las firmas electrónicas en Canadá?
Los gobiernos federal y provinciales de Canadá reconocen también las firmas electrónicas como jurídicamente vinculantes, aunque hay algunos documentos (como ocurre en la mayoría de las naciones industrializadas) en los que siguen siendo necesarias las firmas húmedas. Entre ellos se incluyen los testamentos y las transferencias de tierras. Para una orientación más específica, puede consultar La Ley canadiense de protección de la información personal y los documentos electrónicos (PIPEDA).
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