¿Son las firmar electrónicas jurídicamente vinculantes?

A pesar de que las firmas electrónicas, o eSignatures, han existido durante un tiempo, su uso se ha vuelto cada vez más común (y necesario) con la continua pandemia de COVID-19, a medida que las empresas intentan llevar a cabo la mayor cantidad de negocios posible sin interacciones en persona. De hecho, en 2020, el mercado global de firmas electrónicas alcanzó $2.8 mil millones, y sigue en expansión.

Si usted está buscando comenzar a ofrecer eSigning para los contratos y acuerdos de su organización o facilitar la integración virtual de empleados, probablemente se esté preguntando si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.

De hecho, sí lo son. Y en la mayoría de los países industrializados, las eSignatures establecen un contrato jurídicamente vinculante y exigible. También ofrecen mayor seguridad que las firmas en papel, que son más fácilmente susceptibles de falsificación. eSigning no solo es conveniente y fácil de implementar, sino que también puede ayudar a reducir errores en contratos y acuerdos y ahorrar recursos a su organización (tanto en papel como en personal) que normalmente se emplean en el procesamiento de documentos en papel.

¿Sigue sintiéndose incierto acerca de las eSignatures y si son o no adecuadas para su organización? No se preocupe.

Contamos con todas las respuestas sobre los detalles del eSigning, así como información sobre lo que hace que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes.

 

Las primeras firmas electrónicas se desarrollaron en 1977, pero no había software comercialmente disponible que las empresas pudieran usar para crearlas y aceptarlas hasta finales de los años 80 con Lotus Notes 1.0.

Para el año 1999, los desarrolladores habían creado la tecnología que permitía la incorporación de firmas digitales en documentos PDF.

Luego, un año después, en 2020, las firmas electrónicas adquirieron status de jurídicamente vinculantes en los Estados Unidos con la aprobación de la Ley E-Sign. La Ley E-Sign estableció un estándar nacional uniforme para las transacciones electrónicas, incluyendo el eSigning y la generación de contratos y registros electrónicos. La ley proporcionó a individuos y empresas la seguridad de que los documentos electrónicos y las eSignatures serían jurídicamente vinculantes siempre que esos documentos y firmas cumplan con los estándares de la Ley E-Sign. Esto significa que los contratos electrónicos se volvieron equivalentes a los contratos en papel.

Hoy en día, las eSignatures tienen estatus como la forma más segura y confiable de firmar documentos. A diferencia de las firmas digitales de hace 40 años, la tecnología moderna de eSigning es simple de usar y no requiere más que una conexión a internet y software de eSigning fácilmente disponible.

 

Con la aprobación de la Ley E-Sign y leyes y estándares comparables en muchos otros países, ninguna persona o empresa puede negar la legalidad o exigibilidad de un contrato o de otro acuerdo porque fue firmado electrónicamente. En los Estados Unidos, si una ley estatal o federal exige un registro escrito, entonces un registro electrónico cumplirá con dicha ley. Lo mismo ocurre con las firmas. Las eSignatures tienen el mismo peso legal que las firmas en papel.

 

Contrario a lo que usted podría pensar, las eSignatures tienen más fuerza como firmas legalmente vinculantes que las firmas en papel, cuando son proporcionadas por un servicio que ofrece autenticación de múltiples factores, seguridad y un mapa de auditoría. De hecho, las firmas electrónicas se utilizan de manera rutinaria como evidencia admisible en los tribunales.

Sin embargo, es importante verificar las leyes en su país, estado y localidad, ya que muchas veces, las eSignatures deben cumplir con requisitos legales adicionales para ser exigibles.

 

Para que una firma electrónica sea jurídicamente vinculante, debe cumplir con varios requisitos:

• Debe ser única para la persona que firma el documento.
• Debe generarse utilizando una tecnología o proceso que esté bajo el control exclusivo de la persona que está eSigning.
• La tecnología de la firma electrónica debe tener la capacidad de identificar a la persona que está realizando la firma electrónica.
• La firma electrónica debe poder vincularse al documento que se está eSigning de tal manera que garantice que el documento no pueda ser modificado y no ha sido modificado desde la adición de la firma electrónica.

 

Si bien que las eSignatures son ampliamente aceptadas y son exigibles en países industrializados para realizar transacciones personales y comerciales, puede que usted se pregunte qué tipos de documentos legales puede firmar electrónicamente. Hay bastantes, incluyendo los siguientes:

• Transcripciones de deposición
• Actos
• Moctions
• Afidávits
• Acuerdos de liquidación
• Documentos de cierre
• Divulgaciones
• NDAs
• Documentos de transacciones de bienes raíces
• Acuerdos de financiamiento

Sin embargo, asegúrese siempre de verificar las reglas de su corte local sobre la permisibilidad de documentos firmados electrónicamente.

 

De acuerdo con la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), las e-firmas obtuvieron reconocimiento oficial en todo Estados Unidos como jurídicamente vinculantes y exigibles. Todos los estados de EE. UU., excepto Illinois, han adoptado UETA, al igual que el Distrito de Columbia y los territorios estadounidenses de Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Illinois tiene sus propias leyes de firmas electrónicas, pero en su mayoría reflejan las de la UETA.

Por lo tanto, puede tener la confianza de que las eSignatures tienen el mismo estatus legal que las firmas manuscritas (o húmedas).

 

Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las firmas manuscritas tradicionales en el Reino Unido e Irlanda también, según los términos del Reglamento de identificación electrónica y servicios de confianza(eIDAS).

 

Las firmas electrónicas también son reconocidas como válidas en Australia bajo las disposiciones de la Ley de Transacciones Electrónicas de 1999 y sus reglamentos afiliados, la Reglamento de Transacciones Electrónicas 2020. Las eSignatures son exigibles a nivel federal así como a nivel estatal y territorial.

 

Los gobiernos federal y provinciales en Canadá también reconocen las firmas electrónicas como jurídicamente vinculantes, aunque hay algunos documentos (como es el caso en la mayoría de las naciones industrializadas) donde las firmas manuscritas aún son necesarias. Estos incluyen testamentos y transferencias de tierra. Para obtener orientación más específica, puede consultar la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos de Canadá (PIPEDA).

 

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• Confirmación de la intención del firmante de firmar electrónicamente
• Vinculación de firmas a firmantes y documentos
• Mantenimiento de un rastro de auditoría para todas las actividades de documentos y firmas
• Protección de documentos a través de sellos de integridad que utilizan una combinación de procesos de sistema seguros y PKI
• Inicio de sesión único y autenticación de dos factores

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