¿Son Legalmente Víncu­las las Firmas Electrónicas?

Aunque las firmas electrónicas, o firma electrónica (eSigning), han existido durante un tiempo, su uso se ha vuelto cada vez más común (y necesario) con la continua pandemia de COVID-19, ya que las empresas intentan llevar a cabo tanto negocio como sea posible sin interacciones en persona.

De hecho, en 2020, el mercado global de firmas electrónicas alcanzó 2,8 mil millones de dólares, y continúa expandiéndose.

Si está buscando comenzar a ofrecer eSigning para los contratos y acuerdos de su organización o para posibilitar la incorporación de empleados virtualmente, es probable que se pregunte si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.

En efecto, lo son.

Y en la mayoría de los países industrializados, las firmas electrónicas establecen un contrato legalmente vinculante y exigible. También ofrecen una mayor seguridad que las firmas en papel, que son más susceptibles de falsificación. El eSigning no solo es conveniente y simple de implementar, sino que también puede ayudar a reducir errores en contratos y acuerdos y ahorrar recursos (tanto papel como personal) que normalmente se utilizan en el procesamiento de documentos en papel.

¿Sigue sintiéndose incierto acerca de las firmas electrónicas y si son o no adecuadas para su organización?

No se preocupe. Tenemos todas las respuestas sobre los aspectos fundamentales del eSigning, así como información sobre qué hace que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes.

 

Las primeras firmas electrónicas se desarrollaron en 1977, pero no hubo software ampliamente comercializado que las empresas pudieran usar para crear y aceptarlas hasta finales de la década de 1980 con Lotus Notes 1.0.

Para 1999, los desarrolladores habían creado la tecnología que permitía la inserción de firmas digitales en documentos PDF.

Luego, un año después, en 2020, las firmas electrónicas obtuvieron el estatus de legalmente vinculantes en los Estados Unidos con la aprobación de la Ley E-Sign. La Ley E-Sign estableció un estándar nacional uniforme para transacciones electrónicas, incluidos el eSigning y la generación de contratos y registros electrónicos. La ley proporcionó a las personas y empresas la certeza de que los documentos electrónicos y las firmas electrónicas serían legalmente vinculantes cuando esos documentos y firmas cumplan con los estándares de la Ley E-Sign. Esto significa que los contratos electrónicos se volvieron equivalentes a los de papel.

Hoy en día, las firmas electrónicas tienen el estatus de ser la forma más segura y confiable de firmar documentos. A diferencia de las firmas digitales de hace 40 años, la tecnología actual de eSigning es sencilla de usar y no requiere más que una conexión a internet y un software de eSigning fácilmente disponible.

 

Con la aprobación de la Ley E-Sign y leyes y estándares comparables en muchos otros países, ninguna persona o empresa puede negar la legalidad o exigibilidad de un contrato u otro acuerdo porque fue firmado electrónicamente. En los Estados Unidos, si una ley estatal o federal exige un registro escrito, entonces un registro electrónico satisfará esa ley. Lo mismo ocurre con las firmas. Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las firmas manuscritas.

 

Contrario a lo que podría pensar, las firmas electrónicas tienen más fuerza como firmas legalmente vinculantes que las manuscritas cuando se proporcionan a través de un servicio que ofrece autenticación multifactor, seguridad y un mapa de auditoría.

De hecho, las firmas electrónicas son rutinariamente utilizadas como evidencia admisible en los tribunales.

Sin embargo, es importante revisar las leyes en su país, estado y localidad, ya que a menudo, las firmas electrónicas deben cumplir con requisitos legales adicionales para ser exigibles.