Firmas electrónicas frente a firmas digitales

Al describir los procesos empresariales, muchas personas tienden a utilizar indistintamente las palabras "electrónico" y "digital". Pero, ¿cuál es la gran diferencia entre las firmas digitales y las firmas electrónicas ? ¿No son iguales? La respuesta corta es "No", pero la respuesta más larga es un poco más matizada.

A medida que las empresas transforman cada vez más sus soluciones de software empresarial para adaptarse a la mano de obra moderna y a los entornos virtuales, es crucial comprender en qué se diferencian la firma electrónica y la firma digital. Comprender las definiciones de firma electrónica y firma digital permitirá a su equipo de tecnología empresarial evaluar las opciones de software de gestión de documentos y determinar cuál es el adecuado para su organización.

Por su diseño, ambos tipos de firmas proporcionan a su negocio un mejor retorno de la inversión . Ahorre tiempo en la búsqueda de firmas de empleados y clientes. Controle el papeleo digital para garantizar unos procesos más fluidos, un mejor cumplimiento y una reducción de los errores. Utilice las firmas digitales o electrónicas para reducir los costes de papel y los suministros de impresión.

Y aunque las firmas digitales son un subconjunto de las firmas electrónicas, incluyen algunas diferencias clave:

• Puede ser una imagen de firma, huella digital, clic, proceso, símbolo o proceso
• El objetivo principal de una firma electrónica es verificar un documento
• No incluye certificado digital 
• Legalmente vinculante si todas las partes consienten en firmar electrónicamente
• Documento no necesariamente seguro
• No todas las firmas electrónicas están firmadas digitalmente 

• La firma es esencialmente una huella digital electrónica respaldada por una certificación digital para el cifrado
• El objetivo principal de una firma digital es verificar la identidad del firmante. 
• La firma digital autentica el documento 
• Legalmente vinculante 

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En pocas palabras, las firmas electrónicas - o eSignatures - son cualquier imagen de firma, símbolo, huella dactilar, clic, sonido verbal o proceso que verifica un documento en lugar de una firma de tinta húmeda, o manuscrita. Una firma electrónica puede ser tan sencilla como hacer clic en una casilla o teclear su nombre en un formulario rellenable al tiempo que acepta que ha firmado el documento. Una vez firmado por todas las partes, un acuerdo eSigned es legalmente vinculante. A diferencia de una firma digital, las firmas electrónicas no suelen estar autorizadas por una certificación digital. Aunque esto hace que las firmas electrónicas sean más fáciles de usar, también puede significar que son menos seguras que una firma digital.

Muchas empresas utilizan la firma electrónica en contratos y acuerdos. Por ejemplo, su empresa puede tener clientes que firmen electrónicamente solicitudes de préstamo y otros contratos financieros. Su equipo de ventas puede firmar a los posibles clientes utilizando firmas electrónicas, y su departamento de RRHH puede permitir que los nuevos empleados rellenen el papeleo con firmas electrónicas.

Una firma digital sí entra dentro del paraguas de la firma electrónica, pero con algunas diferencias clave. Las firmas digitales se basan en algoritmos y en el cifrado tanto para firmar como para verificar la autenticidad de un documento.

Mientras que el propósito de una firma electrónica es simplemente verificar un documento, una firma digital también asegura eficazmente el documento con más características de seguridad que lo protegen. Al igual que una firma electrónica, una firma digital también es legalmente vinculante y más fácilmente rastreable dado su certificado de verificación digital.

Puesto que una firma digital emplea un certificado digital que autentica la identidad del firmante, este tipo de firma es una herramienta buena y segura para datos sensibles, como registros financieros, documentos regulados por la HIPAA y otros papeles o contratos confidenciales.

Sin embargo, en el caso de la firma electrónica frente a la firma digital, la gran pregunta es: ¿Cuál es el método más seguro, eficaz, fiable y fácil de utilizar a la hora de facilitar grandes contratos o crear flujos de trabajo más flexibles para sus empleados y sus clientes? Esto es lo que debe saber sobre los problemas de seguridad de cada método de firma:

Aunque las firmas electrónicas pueden ser seguras, querrá verificar que cualquier plataforma de software que utilice mantiene la seguridad en primer plano. Las capacidades eSign de Nitro vienen respaldadas por rigurosos controles de seguridad y una infraestructura segura con seguridad de datos de vanguardia. No sólo mantenemos las normas de cumplimiento más recientes, sino que también contratamos anualmente a auditores externos independientes para que comprueben nuestros controles. De hecho, Nitro mantiene AICPA SOC2 Tipo 2 Informe sobre Controles Relevantes para la Seguridad, Disponibilidad, Confidencialidad y Privacidad, y una Evaluación de Cumplimiento de Seguridad HIPAA de controles internos para ofrecer a su empresa opciones de firma seguras y protegidas.

Las firmas digitales se engloban bajo el paraguas de la firma electrónica, y los avanzados métodos de cifrado y descifrado hacen que este tipo de firma sea excepcionalmente seguro. Las firmas digitales se basan en claves públicas y privadas que ayudan a garantizar la autenticidad y el origen del contenido, es decir, que ambos firmantes de un documento son quienes dicen ser. Un certificado digital ayuda a validar la firma del documento.

Aunque la firma electrónica y la firma digital se utilizan mucho hoy en día, las normas actuales sobre cómo implementar todas las firmas electrónicas están sorprendentemente anticuadas. El pensamiento respecto a la legalidad y la normativa procede en gran medida de las directrices federales y estatales, ambas de hace más de dos décadas.

Por ejemplo, en 2000, se aprobó la ley United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act con las siguientes estipulaciones para las firmas electrónicas:

• Intención de firma: Las firmas electrónicas sólo son válidas si ambas partes tienen previsto firmar el documento. 
• Consentimiento electrónico: Ambas partes deben estar de acuerdo en realizar negocios utilizando firmas electrónicas. Tenga en cuenta que cuando trate con consumidores, también tendrá que proporcionarles información sobre el consentimiento del consumidor y asegurarse de que aceptan utilizar registros electrónicos durante toda la transacción. 
• Verificación: Su empresa tendrá que confirmar que está vinculando la firma electrónica a un documento específico. 
• Conservación de registros: Debe haber una forma de almacenar y reproducir el documento o contrato firmado electrónicamente para que todas las partes tengan acceso a una copia. 

Si bien mucho ha cambiado desde 2000, los principios de la Ley ESIGN aún se mantienen. Más recientemente, el Senado de EE. UU. presentó la Ley de modernización de ESIGN de 2020 en diciembre 2020. La legislación más nueva tiene como objetivo derogar ciertos requisitos de firma electrónica, como que los consumidores demuestren su capacidad para acceder a la información electrónicamente para proporcionar el consentimiento de registro electrónico.

Según la ley federal ESIGN, tanto las firmas electrónicas como las digitales son legalmente vinculantes cuando se aplica la ley federal estadounidense. En los casos en los que no se aplica ESIGN, suele aplicarse UETA. Introducida en 1999, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas , o UETA, proporciona esencialmente el mismo lenguaje que ESIGN.

Ambas leyes establecen que las firmas electrónicas son equivalentes a una firma manuscrita cuando ambas partes consienten en proceder con un documento electrónico. Washington, D.C., las Islas Vírgenes estadounidenses y 47 estados adoptaron la normativa UETA.

Aunque las firmas electrónicas se están convirtiendo en la norma de facto para hacer negocios -sobre todo debido a la actual crisis de COVID-19 - hay algunas situaciones en las que las firmas digitales o electrónicas siguen sin estar permitidas. En esos casos, es necesaria una firma húmeda. Una firma húmeda, o de tinta húmeda, constituye cualquier momento en el que usted firma un documento físicamente a mano mediante bolígrafo o sello.

Los documentos relacionados con fideicomisos y testamentos, prestaciones de seguros, retirada de productos, divorcios y procedimientos judiciales, escenarios de custodia y adopción y transporte de materiales peligrosos siguen exigiendo, por lo general, firmas húmedas en persona.

Nitro Sign le permite a usted y a sus empleados desbloquear flujos de trabajo de firma electrónica eficientes en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. La solución de firma y envío ilimitado de persona a persona viene repleta de funciones potentes, conectadas y fáciles de usar, como registros de auditoría, firma masiva y plantillas personalizadas que se integran a la perfección con herramientas existentes como Microsoft Word, SharePoint y Google Drive.