Firmas Electrónicas vs Firmas Digitales

A medida que las empresas transforman cada vez más sus soluciones de software empresarial para adaptarse a la fuerza laboral moderna y los entornos virtuales, es crucial comprender cómo difieren las firmas electrónicas y digitales.

Por diseño, ambos tipos de firmas brindan a su empresa un mejor retorno de inversión. Ahorre tiempo persiguiendo firmas de empleados y clientes. Mantenga un registro del papeleo digital para garantizar procesos más fluidos, una mejor conformidad y una reducción de errores. Utilice firmas digitales o eSignaturas para reducir los costos de papel y suministros de impresión.

Y aunque las firmas digitales son un subconjunto de las eSignaturas, sí incluyen algunas diferencias clave:

• Puede ser una imagen de firma, huella digital, clic, proceso, símbolo o proceso
• El objetivo principal de una eSignature es verificar un documento
• No incluye un certificado digital 
• Vinculante legalmente si todas las partes consienten en firmar electrónicamente
• El documento no necesariamente está seguro
• No todas las firmas electrónicas están firmadas digitalmente 

• La firma es esencialmente una huella digital electrónica respaldada por certificación digital para el cifrado
• El objetivo principal de una firma digital es verificar la identidad de un firmante. 
• La firma digital autentica el documento 
• Vinculante legalmente 

Contacte a Nitro para obtener más información sobre cómo nuestras herramientas de productividad con capacidades de firma digital y eSignature pueden transformar los procesos de trabajo de su organización.

En términos simples, las firmas electrónicas — o eSignatures — son cualquier imagen de firma, símbolo, huella digital, clic, sonido verbal, o proceso que verifica un documento en lugar de una firma de tinta húmeda o manuscrita. Una firma electrónica puede ser tan simple como hacer clic en una casilla o escribir su nombre en un formulario rellenable mientras acepta o consiente que ha firmado el documento. Cuando es firmada por todas las partes, un acuerdo firmado electrónicamente es jurídicamente vinculante. A diferencia de una firma digital, las eSignaturas generalmente no están autorizadas por certificación digital. Si bien esto hace que las eSignaturas sean más fáciles de usar, también puede significar que son menos seguras que una firma digital.

Muchas empresas utilizan firmas electrónicas en contratos y acuerdos. Por ejemplo, su empresa puede hacer que los clientes firmen electrónicamente solicitudes de préstamos y otros contratos financieros. Su equipo de ventas puede firmar clientes potenciales utilizando eSignaturas, y su departamento de recursos humanos puede permitir que los nuevos empleados completen trámites con eSignaturas.

Una firma digital forma parte de la categoría de firma electrónica, pero tiene algunas diferencias clave. Las firmas digitales dependen de algoritmos y cifrado para firmar y verificar la autenticidad de un documento.

Mientras que el objetivo de una eSignature es simplemente verificar un documento, una firma digital también asegura el documento de manera efectiva con más características de seguridad que protegen el documento. Al igual que una eSignature, una firma digital también es jurídicamente vinculante y más fácilmente rastreable gracias a su certificado de verificación digital.

Dado que una firma digital emplea un certificado digital que autentica la identidad del firmante, este tipo de firma es una buena herramienta segura para datos sensibles, como registros financieros, documentos regulados por HIPAA y otros trámites o contratos confidenciales.

En el caso de las eSignaturas frente a las firmas digitales, sin embargo, la gran pregunta es: ¿Cuál es el método más seguro, efectivo, confiable y fácil de usar al facilitar grandes contratos o crear flujos de trabajo más flexibles para sus empleados y sus clientes? Aquí está lo que necesita saber sobre las preocupaciones de seguridad de cada método de firma:

Si bien las eSignaturas pueden ser seguras, querrá verificar que cualquier plataforma de software que utilice mantenga la seguridad como una prioridad. Las capacidades de eSign de Nitro están respaldadas por rigurosos controles de seguridad e infraestructura segura con tecnología de seguridad de datos de vanguardia. No solo mantenemos los últimos estándares de cumplimiento, también empleamos anualmente auditores independientes de terceros para probar nuestros controles. De hecho, Nitro mantiene un Informe SOC2 Tipo 2 de AICPA sobre Controles Relevantes para Seguridad, Disponibilidad, Confidencialidad y Privacidad, y una Evaluación de Cumplimiento de Seguridad HIPAA de controles internos para ofrecer a su empresa opciones de firma seguras.

Las firmas digitales caen bajo la categoría de firmas electrónicas, y los avanzados métodos de cifrado y descifrado hacen que este tipo de firma sea excepcionalmente segura. Las firmas digitales dependen de claves públicas y privadas que ayudan a garantizar la autenticidad y el origen del contenido, es decir, que ambos firmantes de un documento son quienes dicen ser. Un certificado digital ayuda a validar la firma del documento.

Aunque las eSignaturas y firmas digitales son ampliamente utilizadas hoy en día, los estándares actuales sobre cómo implementar todas las firmas electrónicas son sorprendentemente antiguos. La reflexión acerca de la legalidad y las regulaciones proviene en gran medida de las directrices federales y estatales, ambas publicadas hace más de dos décadas.

Por ejemplo, en 2000, la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de los Estados Unidos (ESIGN) fue aprobada con las siguientes estipulaciones para firmas electrónicas:

• Intención de firmar: Las eSignaturas solo son válidas si ambas partes tienen la intención de firmar el documento.
• Consentimiento electrónico: Ambas partes deben acordar realizar transacciones utilizando firmas electrónicas. Tenga en cuenta que al tratar con consumidores, también deberá proporcionarles divulgaciones de consentimiento de los consumidores y asegurarse de que acepten utilizar registros electrónicos a lo largo de la transacción. 
• Verificación: Su negocio deberá confirmar que está vinculando la eFirma a un documento específico. 
• Retención de registros: Debe haber una forma de almacenar y reproducir el documento o contrato firmado electrónicamente para que todas las partes tengan acceso a una copia. 

A pesar de que mucho ha cambiado desde 2000, los principios de la Ley ESIGN siguen vigentes. Más recientemente, el U.S. El Senado presentó la Ley de modernización ESIGN de 2020 en diciembre de 2020. La legislación más reciente tiene como objetivo derogar ciertos requisitos de eSign, como que los consumidores demuestren su capacidad para acceder a la información electrónicamente para proporcionar consentimiento de registro electrónico.

Bajo la ley federal ESIGN, tanto las firmas electrónicas como las digitales son legalmente vinculantes donde se aplica la ley federal de EE. UU. En los casos en que ESIGN no sea aplicable, UETA a menudo se aplica. Introducida en 1999, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, o UETA, proporciona esencialmente el mismo lenguaje que ESIGN.

Ambas leyes establecen que las firmas electrónicas son equivalentes a una firma manuscrita cuando ambas partes consienten en proceder con un documento electrónico. Washington, D.C., EE. UU. Las Islas Vírgenes y 47 estados adoptaron regulaciones UETA.

Aunque las firmas electrónicas se están convirtiendo en el estándar de facto para hacer negocios, especialmente debido a la crisis de COVID-19 en curso, hay algunas situaciones en las que las firmas digitales o eFirmas aún no están permitidas. En estos casos, se requiere una firma manuscrita. Una firma manuscrita, o firma en húmedo, se refiere a cualquier momento en que firme un documento físicamente a mano con un bolígrafo o un sello.

Los documentos que tratan sobre fideicomisos y testamentos, beneficios de seguros, retiros de productos, procedimientos de divorcio y judiciales, escenarios de custodia y adopción, y el transporte de materiales peligrosos generalmente aún requieren firmas manuscritas en persona.

Nitro Sign le permite a usted y a sus empleados desbloquear flujos de trabajo de eFirma eficientes en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo. La solución de firma y envío entre personas ilimitada está equipada con poderosas, conectadas y fáciles de usar características, tales como rutas de auditoría, firma masiva y plantillas personalizadas que se integran de manera fluida con las herramientas existentes como Microsoft Word, SharePoint y Google Drive.