Firmas Electrónicas vs Firmas Digitales

¿Pero cuál es la gran diferencia entre las firmas digitales y las firmas electrónicas? ¿No son lo mismo? La respuesta corta es “No,” pero la respuesta más larga es un poco más matizada.

A medida que las empresas transforman cada vez más sus soluciones de software empresarial para adaptarse a la moderna fuerza laboral y a los entornos virtuales, es crucial comprender cómo difieren las firmas electrónicas y las digitales. Entender las definiciones de las firmas electrónicas y digitales permitirá a su equipo de tecnología de negocios evaluar las opciones de software de gestión de documentos y determinar cuál es la adecuada para su organización.

 

Por diseño, ambos tipos de firmas ofrecen a su empresa un mejor retorno de inversión. Ahorre tiempo persiguiendo firmas de empleados y clientes. Mantenga el seguimiento del papeleo digital para garantizar procesos más fluidos, mejor cumplimiento y reducción de errores. Utilice firmas digitales o eSignaturas para reducir costos de papel y suministros de impresión.

Y aunque las firmas digitales son un subconjunto de las eSignaturas, incluyen algunas diferencias clave:

 

• Pueden ser una imagen de firma, huella digital, clic, proceso, símbolo o proceso
• El objetivo principal de una eSignature es verificar un documento
• No incluye certificado digital 
• Vinculante legalmente si todas las partes consienten firmar electrónicamente
• El documento no necesariamente es seguro
• No todas las firmas electrónicas están firmadas digitalmente 

 

• La firma es esencialmente una huella digital electrónica respaldada por un certificado digital para la encriptación
• El objetivo principal de una firma digital es verificar la identidad del firmante. 
• La firma digital autentica el documento 
• Vinculante legalmente 

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En pocas palabras, las firmas electrónicas — o eSignaturas — son cualquier imagen de firma, símbolo, huella digital, clic, sonido verbal o proceso que verifica un documento en lugar de una firma manuscrita o física. Una firma electrónica puede ser tan simple como hacer clic en una casilla o escribir su nombre en un formulario rellenable mientras acepta que ha firmado el documento. Cuando sea firmada por todas las partes, un acuerdo firmado electrónicamente es legalmente vinculante. A diferencia de una firma digital, las eSignaturas generalmente no están autorizadas por certificación digital. Si bien esto hace que las eSignaturas sean más fáciles de usar, también puede significar que son menos seguras que una firma digital.

 

Muchas empresas utilizan firmas electrónicas en contratos y acuerdos. Por ejemplo, su empresa puede tener clientes que firman electrónicamente solicitudes de préstamo y otros contratos financieros. Su equipo de ventas puede firmar clientes potenciales utilizando eSignaturas, y su departamento de recursos humanos puede permitir que nuevos empleados completen documentos con eSignaturas.

 

Una firma digital se encuentra bajo el paraguas de la firma electrónica, pero con algunas diferencias clave. Las firmas digitales dependen de algoritmos y encriptación para firmar y verificar la autenticidad de un documento.

Mientras que el objetivo de una eSignature es simplemente verificar un documento, una firma digital también asegura efectivamente el documento con características de seguridad que protegen el documento. Al igual que una eSignature, una firma digital también es legalmente vinculante y más fácilmente rastreable dado su certificado de verificación digital.

 

Dado que una firma digital emplea un certificado digital que autentica la identidad del firmante, este tipo de firma es una herramienta segura y buena para datos sensibles, como registros financieros, documentos regulados por HIPAA y otros documentos o contratos confidenciales.

 

En el caso de eSignatura vs. firmas digitales, sin embargo, la gran pregunta es: ¿Cuál es el método más seguro, efectivo, confiable y fácil de usar al facilitar grandes contratos o crear flujos de trabajo más flexibles para sus empleados y sus clientes? Aquí está lo que necesita saber sobre las preocupaciones de seguridad de cada método de firma:

 

Si bien las eSignaturas pueden ser seguras, usted querrá verificar que cualquier plataforma de software que utilice mantenga la seguridad como prioridad.

 

Las capacidades de eSign de Nitro vienen respaldadas por rigurosos controles de seguridad e infraestructura segura con tecnología de datos avanzada.

Las capacidades de eSign de Nitro vienen respaldadas por rigurosos controles de seguridad e infraestructura segura con tecnología de datos de última generación. No solo mantenemos los últimos estándares de cumplimiento, sino que también empleamos anualmente a auditores independientes de terceros para probar nuestros controles. De hecho, Nitro mantiene el Informe AICPA SOC2 Tipo 2 sobre Controles Relevantes para Seguridad, Disponibilidad, Confidencialidad y Privacidad, y una Evaluación de Cumplimiento de Seguridad HIPAA de controles internos para ofrecer a su empresa opciones de firma seguras y protegidas.

 

Las firmas digitales caen bajo el paraguas de la firma electrónica, y los métodos avanzados de encriptación y desencriptación hacen que este tipo de firma sea excepcionalmente segura.

Las firmas digitales dependen de claves públicas y privadas que ayudan a garantizar la autenticidad y el origen del contenido, es decir, que ambos firmantes de un documento son quienes dicen ser.

Un certificado digital ayuda a validar la firma del documento.

 

Si bien las eSignaturas y las firmas digitales son ampliamente utilizadas hoy en día, los estándares actuales sobre cómo implementar todas las firmas electrónicas son sorprendentemente antiguos.

El pensamiento en relación con la legalidad y las regulaciones proviene en gran medida de la orientación federal y estatal, ambas surgidas hace más de dos décadas.

Por ejemplo, en 2000, el Acta de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de Estados Unidos (ESIGN) se aprobó con las siguientes estipulaciones para las firmas electrónicas:

• Intención de firmar: las eSignaturas son válidas solo si ambas partes planean firmar el documento.
• Consentimiento electrónico: ambas partes deben aceptar realizar negocios utilizando firmas electrónicas.

Las firmas digitales dependen de claves públicas y privadas que ayudan a garantizar la autenticidad y el origen del contenido, es decir, que ambos firmantes de un documento son quienes dicen ser. Un certificado digital ayuda a validar la firma del documento.

 

Aunque las eFirmas y las firmas digitales se utilizan ampliamente hoy en día, los estándares actuales sobre cómo implementar todas las firmas electrónicas son sorprendentemente anticuados. El pensamiento en relación con la legalidad y las regulaciones proviene en gran medida de la orientación federal y estatal, ambas de las cuales se publicaron hace más de dos décadas.

Por ejemplo, en 2000, la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de Estados Unidos (ESIGN) se aprobó con las siguientes estipulaciones para las firmas electrónicas:

• Intención de firmar: las eFirmas solo son válidas si ambas partes tienen la intención de firmar el documento. 
• Consentimiento electrónico: ambas partes deben estar de acuerdo en realizar negocios utilizando firmas electrónicas. Tenga en cuenta que, al tratar con consumidores, también será necesario proporcionarles divulgaciones de consentimiento de consumidores y asegurarse de que acepten utilizar registros electrónicos durante toda la transacción. 
• Verificación: Su empresa necesitará confirmar que está vinculando la eSignature a un documento específico. 
• Retención de registros: debe haber una forma de almacenar y reproducir el documento o contrato firmado electrónicamente para que todas las partes tengan acceso a una copia. 

Si bien mucho ha cambiado desde 2000, los principios de la Ley ESIGN aún se mantienen. Más recientemente, el U.S. El Senado introdujo el Acta de Modernización de ESIGN de 2020 en diciembre de 2020. La nueva legislación busca derogar ciertos requisitos de eSign, tales como hacer que los consumidores demuestren su capacidad de acceder a información electrónicamente para proporcionar el consentimiento de registro electrónico.

 

Bajo la Ley federal ESIGN, tanto las firmas electrónicas como las digitales son legalmente vinculantes donde se aplica la ley federal de EE. UU. En instancias donde no se aplica ESIGN, a menudo se aplica UETA. Introducida en 1999, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, o UETA, proporciona esencialmente el mismo lenguaje que ESIGN.

Ambos actos establecen que las firmas electrónicas son equivalentes a una firma manuscrita cuando ambas partes consienten en proceder con un documento electrónico. Washington, D.C., EE. UU. Las Islas Vírgenes y 47 estados adoptaron regulaciones de UETA.

 

Si bien las firmas electrónicas se están convirtiendo en el estándar de facto para hacer negocios — particularmente debido a la crisis de COVID-19 en curso — hay algunas situaciones en las que las firmas digitales o las eSignaturas aún no están permitidas. En esos casos, se requiere una firma manuscrita. Una firma manuscrita o con tinta se refiere a cualquier momento en que firme un documento físicamente a mano mediante bolígrafo o sello.

Documentos que tratan de fideicomisos y testamentos, beneficios de seguros, retiradas de productos, procedimientos de divorcio y judiciales, escenarios de custodia y adopción, y transporte de materiales peligrosos generalmente requieren aún firmas manuscritas en persona.

 

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