Guía de precios de la firma electrónica para compradores empresariales

Cuando busque una solución de firma electrónica (eSignature) para implantarla en toda la empresa, el precio es una consideración clave. A nivel empresarial, incluso pequeños cambios en el coste por usuario o mensual pueden sumar rápidamente. Por eso es importante evaluar los precios de la firma electrónica para cualquier solución que considere implantar.

Para obtener una visión precisa del precio real, tendrá que comprender cómo utilizarán la solución sus departamentos, incluidas las funciones que necesitan, el número de usuarios y las integraciones necesarias, entre otros factores.

Los mejores proveedores de firma electrónica ofrecen:

• Precios razonables, transparentes y flexibles
• Embalaje de varios niveles para permitir la escalabilidad
• Fuerte adhesión a los requisitos de seguridad y cumplimiento

Más allá de eso, la solución que elija tiene que ofrecer suficiente valor -en términos de ahorro de tiempo y aumento de la productividad- para justificar el coste. Además, querrá asegurarse de que su coste total de propiedad no suba y suba gracias a costes ocultos que conviertan un precio antes razonable y predecible en algo mucho más caro.

En esta guía de precios de la firma electrónica, le explicamos cómo concretar su(s) caso(s) de uso en toda la empresa. Nos adentramos en los cinco principales factores de fijación de precios que tendrá que evaluar, junto con los costes ocultos que debe tener en cuenta mientras lo hace. A continuación, compartimos detalles de precios de alto nivel de algunas de las soluciones de firma electrónica más populares del mercado.

Muchos factores -en los que profundizaremos más adelante- pueden influir en el coste final de la implantación de una solución de firma electrónica para su empresa. Así que la fijación de precios de las soluciones comienza en realidad con una mirada hacia el interior, a su caso de uso y necesidades únicas.

Como mínimo, fije...

• Prestaciones
• Frecuencia y cantidad de uso (¿Cuántos documentos habrá que firmar? ¿Por cuántos firmantes? ¿Con qué frecuencia?)
• Número aproximado de usuarios potenciales
• Integraciones
• Flujos de trabajo
• Requisitos de conformidad

...para cada equipo que vaya a utilizar la solución de firma electrónica que finalmente elija.

Lo más probable es que su organización tenga varios casos de uso para la firma electrónica en diversos departamentos.

Algunos equipos pueden necesitar enviar un gran número de solicitudes de firma electrónica de forma regular. Otros pueden necesitar enviar grandes paquetes de documentos en bloque, pero con menos frecuencia. Otros aún pueden tener requisitos de cumplimiento específicos o flujos de trabajo de firma electrónica complejos.

Por eso es importante recopilar los requisitos de los casos de uso de cada equipo para comprender las características, las integraciones, el uso y otros aspectos que tendrá que valorar.

Hacerlo también puede ayudarle a hacerse una idea de si necesita fijar el precio de una solución o de varias. En algunos casos, puede tener sentido desplegar una herramienta de firma electrónica altamente especializada para un departamento que la necesite junto con una herramienta más asequible para el resto de la empresa.

Si ese es el caso de su empresa, querrá valorar un enfoque de doble proveedor que le permita sacar el máximo partido a su presupuesto y, al mismo tiempo, equipar a todos los miembros del equipo con la solución que necesitan para ser productivos.

Por ejemplo: algunos de nuestros clientes optan por utilizar Nitro Sign® en toda la org junto con una solución más cara y de mayor complejidad para el puñado de usuarios que tienen necesidades de firma electrónica más complejas.

Cuando examine los precios de las distintas soluciones de firma electrónica existentes en el mercado, es importante que tenga en cuenta sus propias necesidades específicas, ya que querrá acotar el precio para su empresa.

Para ello, tendrá que evaluar las soluciones en función de una serie de factores:

• Características y capacidades empresariales
• Integraciones
• Requisitos de seguridad y cumplimiento
• Escalabilidad
• Gestión del cambio y apoyo a la empresa

La cuestión más importante a tener en cuenta a la hora de valorar las soluciones de firma electrónica es la siguiente: ¿puede satisfacer las necesidades de una empresa? La mayoría de las herramientas de firma electrónica ofrecen varios niveles de precios e incluyen un plan para empresas, pero no todas están necesariamente construidas con las sólidas funciones y opciones de soporte que necesitan las grandes empresas.

Por ejemplo: muchas empresas buscan compatibilidad con el inicio de sesión único (SSO), opciones de marca personalizada, capacidad de firma masiva y soporte prioritario. Si su empresa necesita funciones de este tipo, es probable que tenga que pagar por el nivel de precios más alto con la mayoría de las soluciones, incluso si sus requisitos de consumo o de usuario pueden satisfacerse con un plan de menor coste.

En general, los paquetes suelen depender de dos cosas:

• Amplitud de capacidades
• Funciones específicas para empresas

Las necesidades de cada una de esas categorías son exclusivas de su empresa. A la hora de evaluar sus opciones, es importante saber si cada solución puede satisfacer sus necesidades y, sobre todo, cuánto le costará conseguirlas.

Para la mayoría de las soluciones de firma electrónica, el paquete empresarial es el nivel de precios más alto, ya que incluye la mayoría de las funciones e integraciones disponibles y el soporte de mayor prioridad. Pero en función del tamaño de su empresa, su sector, su equipo y los requisitos de los casos de uso, es posible que su empresa no necesite la amplitud y profundidad de las capacidades que ofrecen los paquetes del nivel Enterprise.

De hecho, los casos de uso más comunes de la firma electrónica a menudo no requieren amplios conjuntos de características.

Para muchas empresas, la gran mayoría de los usuarios simplemente no necesitan una gran cantidad de características complejas y de nicho, y usted quiere evitar gastar más de lo que necesita comprando características que su equipo puede que nunca utilice, como integraciones específicas o requisitos de cumplimiento específicos de la industria.

Es importante tener en cuenta todos los casos de uso dentro de su organización, incluidos todos los departamentos. En algunos casos, es posible que un equipo necesite una solución más sólida para manejar un caso de uso específico y complejo, mientras que el resto de la empresa solo necesita una herramienta de firma electrónica estándar. Si ese es su caso, a menudo tiene sentido implementar varias soluciones:
una herramienta más cara para el pequeño número de empleados que la necesitan y una opción capaz, pero más asequible, (como Nitro Sign) para el resto del equipo.

Aunque la mayoría de las empresas no necesitan funciones especializadas ni amplias capacidades, hay algunas funciones empresariales generales de las que se benefician la mayoría de las grandes empresas. Estos pueden incluir, entre otros:

• Inicio de sesión único
• Etiqueta blanca
• Envío masivo
• Creación de formularios y formularios de autoservicio
• Bloqueo de contenidos y controles de visibilidad
• Espacios de trabajo en equipo y funciones de colaboración

Muchas soluciones de firma electrónica incluyen estas funciones, pero sólo con el nivel empresarial más caro. Si necesita estas funciones, es importante que sepa si puede adquirirlas como complemento de un plan de menor precio o si tendrá que actualizarlo por completo.

En particular, muchas soluciones permiten a los clientes empresariales crear paquetes personalizados, por lo que podrá pagar sólo por las funciones empresariales que necesite y no por las que no.

Una herramienta de firma electrónica sólo es útil si su equipo la utiliza, por lo que es crucial elegir una solución que pueda integrarse perfectamente en el flujo de trabajo y los procesos existentes en su empresa. Ahí es donde entran en juego las integraciones.

Los socios de integración específicos varían mucho de una herramienta a otra, y muchas incluyen soporte para distintas integraciones a distintos niveles de precios.

Por ejemplo: DocuSign sólo incluye la integración con determinadas herramientas (como los CRM) para los clientes empresariales.

Lo mismo ocurre con el acceso a la API y la asistencia. Si va a tener que crear sus propias conexiones a través de la API de la herramienta o incorporar el eSigning a su propio sistema, es importante que entienda cómo eso va a incrementar sus costes.

La mayoría de las herramientas de firma electrónica se ajustan a los requisitos estándar de seguridad y cumplimiento necesarios para garantizar que sus documentos firmados electrónicamente tienen validez legal. Más allá de eso, muchos también ofrecen apoyo para el cumplimiento de otros requisitos específicos del sector y del nicho en torno a la seguridad y la privacidad de los documentos. Eso puede incluir:

• HIPAA
• FedRAMP
• FERPA
• MSC del DoD
• QES
• GLBA
• NIST-800-53
• ¡Y mucho más!

Dicho esto, la mayoría de las herramientas sólo incluyen soporte para estos requisitos si se suscribe al nivel empresarial de mayor precio, por lo que si tiene necesidades específicas de cumplimiento de la firma electrónica, es importante que lo tenga en cuenta.

Una vez que tenga un conocimiento básico de los costes de las capacidades empresariales que necesita, es importante que comprenda lo escalable que es cada solución que considere. A medida que despliega la solución en toda la empresa, ¿cómo cambian y se amplían los costes?

Averigüe si el modelo de precios de la empresa se basa en el número de usuarios que necesita, en funciones específicas o en el uso (como sobres o solicitudes de firma electrónica). La mayoría de las empresas elaboran modelos de precios basados en una combinación de éstos, por lo que es importante comprender todos los factores que pueden aumentar sus costes.

Por ejemplo: ¿pagará más por cada usuario individual? ¿El uso está limitado a nivel de usuario individual o tiene una asignación para toda la empresa? ¿Necesitan los empleados cuentas de usuario para firmar los documentos de , o sólo para enviarlos? ¿Puede adquirir diferentes funciones para distintos usuarios?

Implantar con éxito una solución de firma electrónica en toda la empresa requiere un modelo de precios predecible que usted sepa que puede permitirse implantar en toda la empresa y seguir ampliando a medida que crece la organización.

La clave es hacerse una idea del coste total de propiedad antes de tomar una decisión, porque lo último que necesita es implantar una solución y luego ver cómo los costes se disparan mucho más allá de su presupuesto a medida que sus necesidades cambian y crecen.

Cuando despliegue cualquier solución en toda su empresa, necesitará asistencia. Las mejores herramientas de firma electrónica ofrecen ese apoyo, ayudando en la gestión del cambio, desplazando a las soluciones heredadas y fomentando la adopción continua en toda su organización.

Pero ese apoyo suele tener un precio. Algunas empresas pueden incluir este tipo de asistencia e incorporación sólo para los clientes de nivel empresarial. Otros pueden ofrecer asistencia mejorada como complemento, con un coste adicional que puede añadirse a cualquier paquete.

DocuSign, por ejemplo, ofrece planes de asistencia de pago que cualquier usuario puede adquirir además de su suscripción mensual habitual.

Asegúrese de que puede responder:

• ¿En qué nivel está disponible el apoyo empresarial?
• ¿Tiene algún coste adicional y, en caso afirmativo, cuánto?
• ¿Tiene el proveedor un historial de apoyo satisfactorio a los clientes tanto en la transición como en la adopción de su nueva solución?

Para responder a esta última pregunta, recomendamos echar un vistazo a las reseñas de terceros para ver qué opinan los clientes actuales sobre la organización de asistencia del proveedor. Una vez que avance en la conversación, también puede pedir a los vendedores que le proporcionen referencias de clientes a los que pueda dirigirse.

Hay mucha complejidad en torno a los precios de la firma electrónica. Por ello, también hay una serie de costes ocultos que pueden aparecer sigilosamente y aumentar los costes de forma significativa. He aquí algunos de los grandes a los que hay que prestar atención.

Muchas soluciones de firma electrónica emplean un modelo de precios basado en el consumo, limitando el número de solicitudes de firma a nivel de cuenta o de usuario. En otras palabras, dependiendo del nivel de precios que seleccione, se le asignará un número determinado de solicitudes o sobres de firma electrónica.

Una vez que agote su asignación, tendrá que comprar un uso adicional -un coste que se sitúa encima de su suscripción mensual o anual habitual- para poder seguir utilizando la herramienta.

Con algunas herramientas, este límite existe a nivel de usuario, lo que significa que cada usuario tiene un número determinado de solicitudes de firma que no pueden transferirse a otros usuarios de su cuenta. Este tipo de soluciones son menos flexibles y a menudo pueden hacer que los costes aumenten drásticamente si el consumo varía según los empleados.

Por eso, una solución como Nitro Sign, que ofrece firmas electrónicas ilimitadas en todos los niveles, suele ser la mejor opción, desde el punto de vista de los costes, para quienes tienen necesidades de consumo grandes o variables.

Algunas soluciones de firma electrónica limitan el número de usuarios que puede añadir a distintos niveles de precios; otros proveedores pueden permitir límites de usuarios más elevados, pero le exigen que se ponga en contacto con ellos para obtener precios personalizados.

Por ejemplo: HelloSign permite a los clientes comprar en línea hasta 4 puestos de usuario para su plan Estándar, pero para 5 o más usuarios, tendrá que ponerse en contacto con la empresa.

Con todos los diferentes modelos de precios que utilizan los proveedores, hay una serie de cosas que pueden acabar incrementando sus costes. Los complementos de pago pueden incluir:

• Características (como marca personalizada, SSO o colaboración)
• Integraciones de herramientas específicas
• Acceso API
• Soporte mejorado

Si su caso de uso incluye alguno de los puntos anteriores, es importante que verifique si están incluidos en un paquete o requerirán un coste adicional sobre su plan habitual.

Muchas empresas trabajarán con proveedores para crear un paquete de software personalizado que se ajuste a sus necesidades. Aun así, puede ser útil comprender el modelo básico de precios y los niveles de los distintos proveedores -para que pueda hacerse una idea de cómo pueden ser los precios personalizados para empresas- y el panorama general de precios de la firma electrónica.

A continuación, compartimos detalles de precios de alto nivel de siete de las soluciones de firma electrónica más populares del mercado.

Con Nitro, los planes de precios de firma electrónica comienzan en solo $9.99 por usuario al mes. Eso incluye firma electrónica ilimitada en todos los planes, además de funciones sólidas de nivel empresarial y soporte de clase mundial.
Además, los descuentos en los paquetes de la plataforma de productividad de firma electrónica y PDF están disponibles para los planes Essentials, Advanced y Enterprise en la plataforma de productividad Nitro.

Los planes de precios de DocuSign comienzan en $10 al mes para el plan Personal y van hasta $40 por usuario al mes para el plan Business Pro. Para necesidades empresariales que vayan más allá de lo que incluye el paquete Business Pro, puede ponerse en contacto con DocuSign para solicitar un paquete personalizado de soluciones avanzadas.

Si su empresa utiliza Adobe Acrobat, Adobe Sign está incluido en la mayoría de los planes, que empiezan en {9.99 dólares al mes para un usuario o {16.99 dólares por licencia al mes para equipos. El producto completo Adobe Sign sólo está disponible como plan personalizado para empresas, por lo que no podemos informar sobre precios específicos a nivel empresarial.

HelloSign ofrece un plan gratuito limitado, pero la mayoría de las empresas necesitarán como mínimo los planes de pago de $15 por usuario al mes. La empresa también ofrece planes para empresas, que pueden personalizarse según sus necesidades específicas de usuarios, funciones y consumo.

Los planes de precios de SignEasy comienzan en $8 al mes para un número limitado de solicitudes de firma. La empresa también ofrece planes empresariales personalizables.

Aunque PandaDoc ofrece un plan gratuito limitado, la mayoría de las grandes empresas necesitarán como mínimo el plan de pago de $19 por usuario al mes. Si necesita más funciones o flexibilidad, puede ponerse en contacto con PandaDoc para personalizar un plan para empresas.

Los planes de RightSignature comienzan en $12 al mes para un usuario o $60 al mes para hasta tres. Para obtener un plan con más de tres usuarios, tendrá que ponerse en contacto con la empresa y crear un plan empresarial personalizado.

En última instancia, la mejor solución de firma electrónica para su empresa se reduce a las necesidades específicas de su negocio y a la relación calidad-precio que pueda vender en el escalafón. Con todas las opciones disponibles, existe una solución para equilibrar el valor, las funciones y el soporte de casos de uso que necesitan sus departamentos con unos costes razonables.

¿Listo para dar el siguiente paso? Le recomendamos que consulte Nitro Sign.

Nitro Sign ofrece eSigning ilimitado en todos los niveles, junto con sólidas funciones de nivel empresarial como:

• Documentos y plantillas de equipo
• Personalización con tu marca
• Firma en bloque
• Inteligencia documental
• Inicio de sesión único
• ¡Y mucho más!

Nuestros precios justos y transparentes significan que sus costos son razonables y predecibles. Además, nuestra organización de soporte de clase mundial está diseñada para ayudarlo a implementar de manera rápida y sencilla, al tiempo que brinda el soporte y la capacitación continuos que necesita para fomentar la adopción en toda la empresa.
Comience su prueba gratuita hoy para comenzar con Nitro Sign oprograme una demostración personalizada con nuestro equipo de ventas.